Nesvarbu, ar esate darbuotojas, parašęs pranešimą apie savo viršininką, ar įmonės savininkas, pranešantis savo generaliniam direktoriui, geriausia priemonė yra „kodėl-kaip-kaip“ sistema. Kodėl rašote šią ataskaitą? Kokią informaciją skaitytojui reikia žinoti? Kaip ketinate pateikti savo rekomendacijas ar išvadas? Po šios struktūros jūsų dokumentas bus logiškas. Tai suteiks jūsų vadovui ar vadovui tikslią informaciją, reikalingą gerai informuotam verslo sprendimui priimti.
Sutelkti dėmesį į Kodėl
Suprasti, kodėl rašote ataskaitą. Labai svarbu, kad būtų aiškus pranešimo tikslas, kitaip jūs galite pritaikyti savo rašymą netinkamai auditorijai arba palikti svarbią informaciją. Jei reikia, užduokite klausimus. Jei ataskaita bus platinama keliems departamentams, apsvarstykite, ar turėtumėte įtraukti atskirus skyrius, skirtus kiekvienos departamento problemoms.
Nuspręskite, kurią informaciją įtraukti
Surinkite reikiamą informaciją, pvz., Finansinius duomenis, diagramas ir diagramas. Interviu su žmonėmis, kurių nuomonės yra svarbios jūsų ataskaitai. Tada nuspręskite, kokią svarbiausią vietą ar taškus, kaip manote, turi žinoti auditorija. Pradėkite rašydami keletą punktų, išryškinančių svarbiausius taškus, arba struktūrizuokite savo informaciją į įrašų taškų sąrašą.
Nuspręskite, kaip pateikti savo rekomendaciją
Pateikite ataskaitą pavadinimu. Trumpai apibūdinkite užduoties arba ataskaitos rašymo priežastis. Apibūdinkite informacijos rinkimo būdą. Organizuokite ataskaitos kūną logiškai, pavyzdžiui, pagal pagrindines temas. Būtinai įtraukite pakankamai informacijos, kad pamatytumėte, jog jūs išsamiai ištyrėte objektą. Baigti ataskaitą su savo išvadomis ar rekomendacijomis, remdamiesi savo išvadomis.
Pridėti santrauką
Grįžkite į savo ataskaitos pradžią ir pridėkite pastraipą ar dvi, kurios apibendrina pagrindinius ataskaitos punktus. Arba naudokite įrašų taškus, kad sukurtumėte savo idėjas. Santrauka gali būti visa, ką jūsų viršininkas turi laiko skaityti, todėl būtinai įtraukite visą reikiamą informaciją. Trumpai tariant, koks yra pranešimas? Kokios yra pagrindinės išvados? Ką siūlote ar rekomenduojate? Kas nutiks toliau? Redaguokite savo santrauką tol, kol jis pateikia savo ataskaitos esmę per vieną ar dvi minutes.
Formatuokite ataskaitą
Jei yra įmonės stiliaus vadovas, įsitikinkite, kad jį laikotės. Priešingu atveju, formatuokite ataskaitą lengvai skaitomu stiliumi, todėl kopiją galėsite lengvai nuskaityti. Naudokite aiškias antraštes į atskiras temas; tai leidžia jūsų viršininkui lengvai rasti atitinkamą puslapį ataskaitoje. Apsvarstykite svarbių faktų išryškinimą dideliu šriftu arba paryškintu spaudiniu. Organizuokite visas finansines ataskaitas, spausdintas medžiagas ar kitus patvirtinamuosius dokumentus ataskaitos pabaigoje.
Patikrinkite ir patikrinkite
Patikrinkite, ar tinkama rašyba ir gramatika. Dabar naršo rašybos patikrinimai ir gramatikos patikrinimai yra naudingi, tačiau jie ne visada leidžia kontekstą.Jei įmanoma, paprašykite, kad kas nors patikrintų ataskaitą su klaidinga akimi. Paprašykite korektoriaus kritikuoti ataskaitą apskritai. Ar palikote minties nebaigtą? Ar nuosekliai naudojote pramonės terminologiją? Ar tai lengva suprasti? Nebandykite nustebinti su savo žvaigždžių žodynu - vietoj to stenkitės aiškumo.
