Įmonės turi du pagrindinius verslo ciklus: pajamų ciklą ir išlaidų ciklą. Mokesčiai už visą ciklą yra didesnio pirkimo ir išlaidų ciklo dalis. Tai susideda iš visą reikalingą apskaitos veiklą, reikalingą pirkimui užbaigti, kai užsakymas bus pateiktas, ir gautas produktas ar paslauga. Visas mokėtinų sąskaitų ciklas apima atitikties dokumentus, sąskaitų faktūrų patvirtinimą, čekių išdavimą ir mokėjimų registravimą.
Patarimai
-
Mokėtinos visos ciklinės sąskaitos gali būti susijusios su visu sąskaitos faktūros gavimo, tikrinimo ir mokėjimo procesu, arba į darbo vietą, kuri apima visą procesą.
Mokėtinos sąskaitos
Atsiskaitymo procese dalyvauja trys pagrindiniai dokumentai: pirkimo užsakymas, gaunamas pranešimas ir pardavėjo sąskaita.
- Kai įmonė yra pasirengusi pirkti, pirkimo skyrius išsiųs a pirkimo užsąkymas pardavėjui. Šiame dokumente pateikiama informacija apie prašomą prekę, kainą ir kiekį. Pirkimo užsakymas paskatina pardavėją siųsti prekes.
- Gavusi prekes, gaunančioji tarnyba užbaigs a gauti ataskaitą. Šioje ataskaitoje dokumentuojamos tikslios siuntos prekės. Jei siuntoje yra pažeistų daiktų, darbuotojas jį pažymi ataskaitoje.
- Pardavėjas siunčia pardavėjo sąskaita prašyti sumokėti už suteiktas prekes ar paslaugas. Šis dokumentas siunčiamas į mokėtinas sąskaitas ir pradeda mokėti.
Mokėtinos procedūros
Sukurta gerai valdoma sąskaitų bendrovė kruopščiai apibrėžtos procedūros vadovauti atsiskaitymo procesui, siekiant užkirsti kelią klaidoms ir jas nustatyti, kai jos atsiranda. Tos pačios procedūros taip pat gali atgrasyti ir aptikti tyčinį klastojimą ir pateikti audito seką vėlesniam naudojimui tuo atveju, jei neatitikimas turėtų nepastebėti. Šios procedūros skirtingose įmonėse ir skyriuose skiriasi, tačiau paprastai yra panašios:
- Gavusi tiekėjo sąskaitą faktūrą, mokėtinos komandos atlieka a trijų krypčių rungtynės lyginant informaciją apie pirkimo užsakymą ir tuos, kurie yra gaunančios ataskaitos ir pardavėjo sąskaitoje, siekiant užtikrinti, kad informacija būtų nuosekli.
- Jei mokėtinos sąskaitos gali patikrinti, ar pardavėjo sąskaitoje faktūroje nurodytos prekės buvo užsakytos ir gautos bendrovės, sąskaita yra patvirtinta mokėjimo tvarkymui. Tai daroma per čekį, parašą arba antspaudą.
- Jei yra neatitikimų - jei gautas kiekis neatitinka užsakyto kiekio ir, pvz., Sąskaitos faktūros, arba jei produktas yra netinkamai užsakytas, gautinos sumos bandys surasti problemos šaltinį stebėti, kaip reikia su priimančiuoju skyriumi, pardavėju arba galutiniu vartotoju, kuris pateikė užsakymą.
- Didelėse įmonėse faktinį mokėjimą tvarko iždo departamentas. Tačiau mokėjimai yra atsakingi už mokėjimų išdavimą daugelyje mažų įmonių. Kai bus patvirtinta sąskaita faktūra, mokėtinos sąskaitos siunčia patvirtintus dokumentus kartu su čekiu įmonės patikrinimo pasirašytojui.
- Po čekio pasirašytojo patvirtinimo ir pasirašymo atsiskaitoma ir atsiskaitoma žymi sąskaitą faktūrą kaip mokamą apskaitos sistemoje.
Visų ciklų sąskaitų mokėtinos funkcijos
Mokėtinos sąskaitos taip pat dažnai yra pažymėtos kaip „visas ciklas“. Tai reiškia, kad mokėtinas darbuotojas yra atsakinga už kiekvieną mokėjimo proceso dalį, o ne specializuojasi vienoje ar daugiau konkrečių sričių. Potencialūs įsipareigojimai gali apimti trijų krypčių atitikimą, išlaidų ataskaitų peržiūrą tikslumui, mokėjimo nuolaidų taikymą ir mokėjimų pardavėjams išdavimą.
Kai šios pozicijos yra reklamuojamos, žmogiškųjų išteklių skyrius ar už nuomą atsakingas vadovas paprastai stengsis surengti mokėtinus pokalbio klausimus, kurie tiksliai įvertina pareiškėjo žinias apie visą procesą, ir nustatyti visus trūkumus ar patirties sritis.
