Procedūra yra kaip receptas - instrukcijų rinkinys, aiškiai nurodantis, kas daro kažką, kada tai turėtų būti padaryta, kaip tai daroma ir koks rezultatas turėtų būti. Išvardykite kiekvieną žingsnį eilės tvarka, kurią reikia užpildyti. Sudarykite keletą procedūrų vadove, kuris yra suskirstytas pagal darbo aprašą, skyrių, funkciją ar kokią nors tvarką, kad informacija būtų labiausiai prieinama vadovo naudotojams. Negalima painioti politikos su procedūromis. Politika yra taisyklės arba pozicijos pareiškimai; procedūros yra tai, ką žmonės vykdo vykdydami politiką.
Elementai, kurių jums reikės
-
Esami dokumentai, kurie gali būti ištekliai
-
Dalyko ekspertai, kurie žino, kaip atlikti procedūras
Nuspręskite, kokias procedūras dokumentuoti. Du būdai, kaip pasirinkti savo vadovo turinį, yra tirti galimus rankinius naudotojus, kad sužinotumėte, kokias užduotis jiems reikia išsiaiškinti ar daugiau informacijos, arba galite sudaryti operatyvinių problemų sąrašą, kurį galėtumėte išspręsti aiškiai apibrėžtomis procedūromis.
Rinkti informaciją. Asmuo, kuris jau atlieka užduotį, yra geriausias išteklius, nebent kuriate procedūras nuo nulio. Stebėkite, kaip asmuo atlieka užduotį, ir paimkite užrašus, arba paprašykite asmenį užrašyti už jus visus veiksmus, susijusius su užduotimi, taip pat patarimus ar įspėjimus, kurie išmokti per patirtį.
Nustatykite savo vadovo išdėstymą. Dviejų stulpelių formatas leidžia procedūras aiškiai ir lengvai skaityti. Pavadinkite kiekvieną puslapį su procedūros pavadinimu ir po pavadinimu pateikite sąrašą faktų, kurie nepatenka į žingsnį, pvz., Kaip dažnai atliekama procedūra ir patarimai ar įspėjimai. Procedūra turėtų būti vykdoma po dviejų stulpelių lentelės.
Parašykite grubų projektą. Kairiajame stulpelyje nurodykite už procedūrą atsakingą asmenį. Dešinėje skiltyje nurodykite, kokie veiksmai yra atlikti. Jei procedūra apima kelis žmones, jie visi turėtų aiškiai matyti, kur jie atitinka procesą ir ką jie turi daryti.
Patikrinkite procedūras. Gaukite ką nors, kas nepažįsta procedūrų, kad juos atliktumėte iš projekto. Svarbu naudoti kažką nepatyrusio asmens, todėl žmogus nesiims jokių įprastų nuorodų ar blizgesio per neaiškius taškus, kurį kitas skaitytojas nesuprastų.
Peržiūrėti projektą. Paaiškinkite, pridėkite, ištrinkite ir pertvarkykite veiksmus tol, kol kiekvienas, skaitantis vadovą, gali sekti procedūras.
Paskelbkite vadovą. Įtraukite turinį, kad skaitytojai galėtų greitai rasti procedūras. Pridėkite terminų žodyną, kuriame apibrėžiama terminologija, kuri yra neįprasta ar būdinga jūsų pramonei.
Patarimai
-
Nenaudokite elegantiško žodžio varianto, kad pagyvintumėte rašymą. „Valdiklis“ yra valdiklis kiekvieną kartą, o ne „elementas“ ar „įrenginys“. Nuosekliai apibūdinant dalykus gali būti pasikartojantis, tačiau jis pagerina skaitytojų aiškumą.
