Jei norite kažką padaryti teisingai, parašykite gerą standartinę darbo procedūrą arba SOP. Gerai parašytas standartinis veiklos vadovas padeda įmonėms veiksmingai ir nuosekliai pasakyti darbuotojams, kaip svarbu tinkamai atlikti procedūras. Palaikant kokybę ir nuoseklumą, nesunku suprasti, žingsnis po žingsnio, taip pat galite gauti naudos, pvz., Didinti našumą, pašalinti atliekas ir sumažinti sužeidimus darbe. SOP vadovas gali padėti įmonėms laikytis taisyklių ir taip pat pagerinti darbuotojų mokymą.
1 veiksmas: pasirinkite savo SOP
Nustatykite procedūras, kurios turėtų būti standartizuotos, pvz., Gaminio dalių surinkimas ar kliento skundo tvarkymas. Kiekvieną SOP sutelkti į vieną veiklą. Rašykite tik apie procedūras, kurias žinote kaip teisingai atlikti. Arba suraskite ką nors, kas yra kvalifikuotas, kad galėtų parodyti jums, kaip atlikti procedūras. Surinkite visą reikiamą informaciją.
2 žingsnis: Paruoškite rašyti
Kiekvienam SOP suteikite prasmingą pavadinimą, pvz., „Kaip surinkti savo gaminį“ arba „Kaip elgtis su kliento skundu“. Prireikus įtraukite SOP numerius arba kategorijas, pvz., „SOP - gamyba - surinkimas“ arba „SOP - klientų aptarnavimas - skundų nagrinėjimas“ Tai leis jums grupuoti susijusias procedūras darbuotojams. Nubrėžkite neapdorotas procesų schemas, kad patvirtintumėte, jog turite visą informaciją ir kad ji yra teisinga tvarka. Sutelkite dėmesį į darbuotoją, kuris atliks procedūrą rengdamas jūsų požiūrį.
3 žingsnis: standartizuokite skyrius
Apibūdinkite savo SOP. Kiekviename SOP turėtų būti šie skyriai:
- Antraštė
- Tikslas
- Taikymo sritis
- Nuorodos
- Apibrėžimai
- Atsakomybė
- Procedūra
- Priedai
- Peržiūros istorija
- Patvirtinimo parašai
4 žingsnis. Išsamios procedūros
Suskirstykite kiekvieną procedūrą žingsniu po žingsnio, kaip jie turėtų būti padaryti. Pradėkite nuo pagrindinių žingsnių, pvz., „Gauti gaminio dalis“ arba „Atsakykite į telefoną“. Tada juos sulaužykite į mažesnius veiksmus, pvz., „Patvirtinkite, kad kiekviena dalis yra teisinga“, arba „Pristatykite save ir padėkokite klientui už skambinimą. „
5 žingsnis: įrašykite kiekvieną SOP
Rašykite tiesiog. Naudokite mažus žodžius ir trumpus sakinius. Pirmiausia įdėkite pagrindinę idėją. Stebėkite išsamią informaciją. Naudokite veiksmo veiksmažodžius ir aktyvų balsą. Venkite dviprasmiškumo ir painiavos. Nenaudokite santrumpų, akronimų ar žargonų.
6 veiksmas: SOP suderinimas
Kiekvienas SOP turėtų būti parašytas tokiu pat šriftu ir šriftu. Pertraukite ilgas dalis į trumpus. Vietoj ilgų sakinių naudokite taškus. Pridėti vaizdo įrašų, pvz., Schemų schemas. Paryškinkite svarbią informaciją, pvz., Paryškintu šriftu arba kursyvu.
7 žingsnis. Įvertinkite kiekvieno SOP veiksmingumą
Patikrinkite SOP, kad jie būtų įskaitomi, aiškūs ir suprantami.
- Perskaitomumas: ar tipas yra pakankamai didelis ir lengvai skaitomas?
- Skaitymas: ar instrukcijos yra paprastos? Argi protokolai turi daugybę sudėtingų sąvokų ir pasmerktų žodžių?
- Suprantamumas: ar skaitytojas sužino, ką reikia žinoti, kad teisingai atliktų procedūrą?
8 veiksmas: peržiūrėkite, peržiūrėkite ir patvirtinkite
Ar darbuotojai, kurie atlieka procedūras, peržiūri SOP, kad patvirtintų, jog jie viską supranta. Paprašykite darbuotojų, kurie nėra susipažinę su procedūromis, skirtomis perskaityti SOP. Skaitytojui nereikėtų atlikti procedūros, kad žinotų, kaip tai daroma. Kiekvieną pakeitimų rinkinį peržiūrės tie patys skaitytojai, kol jie bus priimtini. Vadybininkai, kurie bus atsakingi už tai, kad būtų laikomasi SOP, turėtų juos pasirašyti prieš juos išleidžiant.
Versle veikia vienodos sistemos. Standartinio darbo tvarkos vadovo sukūrimas užtikrina, kad kiekvienas darbuotojas kiekvieną kartą seka kiekvieną sistemos žingsnį taip pat, kiekvieną kartą.
