Daugelis įmonių atneša išorės tiekėjus, kai turi didelių projektų. Yra nemažai priežasčių, kodėl darbas perduodamas, įskaitant personalo trūkumą, išteklių stoką ir projekto trūkumą. Renkantis perspektyvų pardavėją, įmonė dažnai siunčia prašymą pateikti informaciją arba prašyti pasiūlymo. Prieš nuspręsdami, kokio tipo įrankis geriausiai tinka jūsų organizacijai, apsvarstykite skirtumus tarp šių dviejų.
Paprašyti informacijos
Informacijos prašymai arba RFI yra planavimo dokumentai. Jie yra neformalūs dokumentai ir paprastai jiems nereikalaujama jokio įsipareigojimo. RFI yra skirtos rinkti informaciją apie būsimą pardavėjo įmonę, galimybes, įgūdžius ir patirtį. Projekto duomenys ir biudžetas paprastai neįtraukti į šio tipo dokumentus. Vienintelis atvejis, kai tokia informacija yra įtraukta, yra, jei įmonė ieško trumpo tiekėjo mažam projektui.
Prašymas pateikti pasiūlymą
Prašymai dėl pasiūlymo arba RFP yra sudėtingi dokumentai, kuriuos įmonės kuria pritraukdamos pasiūlymus ir pasiūlymus iš išorės tiekėjų. Paprastai RFP apima projekto biudžetą, laiką ir kriterijus, taip pat įmonės tikslus ir uždavinius. Jame dėmesys sutelkiamas į projekto specifikacijas ir taikymo sritį, ir juo siekiama gauti išsamų atsakymą iš potencialių pardavėjų. Pardavėjo atsakymai paprastai apima informaciją apie pardavėjo įmonę, siūlomą kainą ir konkrečią informaciją apie tai, kaip pardavėjas vykdys ir valdys projektą.
Procesai
Paprastai RFI yra naudojamas vien tik mažo biudžeto projektams ir kaip pradinis taškas didelės biudžeto projektams. Paprastai užtrunka keletą savaičių, kol išsiųsite ir gausite atsakymus apie šio tipo dokumentus, ir paprastai yra mažiau nei 10 puslapių. RFP yra naudojamas didelės biudžeto projektams ir paprastai sukuriamas projekto informacijos rinkimo etapo pabaigoje. Paprastai trunka kelis mėnesius, kol siunčiami ir gaunami pardavėjo atsakymai su šio tipo dokumentais, ir paprastai tai yra ne mažiau kaip 20 puslapių.
Privalumai
RFI naudojimas yra naudingas mažiems mažo poveikio projektams. Šis dokumentas nereikalauja daug laiko ar pastangų iš potencialių pardavėjų, nes jiems nereikia siųsti ilgai aprašytų projekto detalių. Todėl įmonės, norėdamos sužinoti daugiau apie didelės apimties projekto apimtį, prieš pradėdami pasiūlymo procesą, naudojasi šio tipo dokumentais. RFP nauda yra ta, kad ji ruošia bendrovę judėti pirmyn su pardavėju ir pradeda sutarties etapą.
Trūkumai
RFI trūkumas yra tas, kad pardavėjai gali būti suinteresuoti siųsti informaciją, nes jie nemato įmonės numanomo įsipareigojimo. RFP trūkumai - tai daug laiko reikalaujančių preparatų, reikalingų ją siųsti ir gauti. Jei įmonė yra neaiški apie bendrą projekto apimtį ir specifikacijas, RFP rašymas gali būti labai sunkus arba gali sukelti neprognozuojamus pardavėjo pasiūlymus.
