Prašymas pateikti pasiūlymus (angl. RFP) yra anksčiausias pirkimo proceso etapas arba būtinų prekių ar paslaugų gavimo procesas. Prašymas pateikti pasiūlymus kviečia potencialius tiekėjus pateikti pasiūlymą dėl prekės ar paslaugos, kurios reikia jūsų įmonei. Šis prašymas pateikti pasiūlymus leidžia sistemingai ir konkurencingai įsigyti reikiamų prekių ar paslaugų ir leidžia jūsų įmonei pasirinkti geriausią variantą tarp daugelio paslaugų teikėjų kūrybinių sprendimų.
apibūdinimas
Prašymas pateikti pasiūlymus yra ne tik prašymas pateikti kainą, bet yra prašymas pateikti išsamią ataskaitą, kurioje būtų pagrindinė įmonės informacija ir istorija, finansiniai duomenys, techniniai gebėjimai, informacija apie produktą ir patikrinamos klientų nuorodos. Prašyme pateikti pasiūlymus paprastai pateikiami išsamūs prašomo elemento, projekto ar paslaugos aprašymai, siekiant gauti tikslius atsakymus iš paslaugų teikėjų. Paprastai prašymas pateikti pasiūlymus nėra viešas, bet siunčiamas į anksčiau patvirtintą galimų paslaugų teikėjų sąrašą.
Funkcija
Prašymu pateikti pasiūlymus siekiama gauti reikiamų faktų ir skaičių, kad būtų užtikrintas patikimas verslo sprendimų priėmimas sudėtingiems projektams. Per RFP procesą įmonės turi konkuruoti, kad pasiūlytų geriausią pasiūlymą dėl nagrinėjamos prekės ar paslaugos, kad laimėtų pirkėjo verslą. Tai leidžia pirkėjui išnagrinėti daugybę galimybių geriausiam kokybės, terminų ir paslaugų derinimui už geriausią įmanomą kainą. Prašymas pateikti pasiūlymus taip pat naudojamas siekiant paskatinti tiekėjus kurti kūrybiškus sprendimus, susijusius su verslo problemomis, pateiktomis RFP. Kadangi prašymų teikti paraiškas procesas gali būti ilgas ir ištrauktas, jis turėtų būti naudojamas tik tada, kai tai būtina sudėtingiems projektams.
Privalumai
Prašymas pateikti pasiūlymus suteikia jūsų susidomėjimą įvairiais paslaugų teikėjais ir skatina paslaugų teikėjus pasiūlyti geriausią produktą ar paslaugą už geriausią kainą. Nuo pat pradžių potencialūs paslaugų teikėjai žino, kad atrankos procesas yra labai konkurencingas. RFP procesas reikalauja, kad pirkėjas nurodytų, ką ketina pirkti, ir tiekėjus, kad jie reaguodavo į prašymą. Per struktūrizuotą vertinimo ir atrankos procedūrą įmonės ir organizacijos gali parodyti savo objektyvumą atrankos procese.
Trūkumai
RFP procesas taip pat turi trūkumų. Kadangi prašymai pateikti pasiūlymus reikalauja daug pastangų tiek pirkėjui, tiek tiekėjui, jie gali būti labai daug laiko. Laikas ir pastangos, reikalingos dokumentams parengti ir susitikimams, gali sukelti vėlavimą. Dėl laiko ir sunkumų, su kuriais susiduriama atsakant į prašymą pateikti pasiūlymus, kai kurios bendrovės gali nuspręsti nedalyvauti. Gali būti sunku apibrėžti, ką bendrovė nori pirkti, ir neaiškūs reikalavimai dažnai lemia nepatenkinamus potencialių tiekėjų pasiūlymus. Be to, perkančiosios bendrovės pasiūlymai gali būti ilgai ir sunkiai veiksmingai įvertinti.
Pagrindiniai elementai
Gerai parašyta paraiška dėl pasiūlymų turėtų apimti keletą pagrindinių elementų. Be pagrindinių elementų, pvz., Vykdomos veiklos santraukos, prašomų prekių ar paslaugų aprašymo ir išsamių verslo reikalavimų, paraiškose dėl pasiūlymų taip pat turėtų būti pateikiama informacija apie tiekėjus, kaip reaguoti. Turėtų būti įtraukta informacija tiekėjams, kaip kreiptis į pirkėją, taikytina vertinimo procedūra, pageidaujamas pasiūlymo formatas, terminas, taikytini atrankos kriterijai, kontaktinė informacija ir planuojamas projekto laikas.
