Kaip mažos įmonės savininkas, norite sukurti produktyvią darbo aplinką, skatinančią kūrybiškumą ir naujoves. Maža, perpildyta erdvė su senais baldais ir pasenusiais kompiuteriais gali paveikti darbuotojų moralę ir bendrą našumą. Todėl svarbu sukurti šiuolaikinę biuro sistemą, kuri užtikrintų jūsų komandą ir motyvaciją. Pagalvokite apie tai kaip investiciją į savo verslą.
Patarimai
-
Biuro sistema yra tarpusavyje susijęs išteklių tinklas, užtikrinantis sklandų darbo aplinką.
Kas yra „Office“ sistema?
Sąvoka „biuro sistema“ skirtingiems žmonėms reiškia skirtingas reikšmes. Apskritai kalbama apie įvairius biuro komponentus ir elementus, nuo kompiuterių ir darbo įrangos iki fizinio išdėstymo ir atmosferos. Ji taip pat apima darbuotojų sąveiką ir bendrą biuro kultūrą.
Be šių elementų biuras yra tik patalpa ar tuščia erdvė. Tai žmonės ir įranga, kuri šią erdvę paverčia vizualiai patrauklia, produktyvia aplinka, kuri atitinka savo viziją ir tikslus. Iš tikrųjų kai kurie šaltiniai teigia, kad našumas yra iki 20 procentų didesnis įmonėse, kuriose yra gerai įrengtos biuro patalpos _._ Darbuotojai turi jaustis saugūs ir patogūs darbo vietoje ir turėti prieigą prie kokybiškos įrangos, kad jie galėtų pasiekti maksimalų našumą.
Fizinė darbo vieta tiesiogiai veikia jūsų komandos našumą ir pasitenkinimą darbu. Darbuotojų gerovė ir darbo vietos rezultatai yra stipriai susiję. Laimingi darbuotojai jaučiasi labiau motyvuoti ir dirbs sunkiau, kad padėtų organizacijai augti ir pasiekti savo tikslus. Tai lems laimingesnius klientus ir kokybiškesnes paslaugas.
Pagerinti informacijos srautą
Funkcinė biuro sistema užtikrins, kad jūsų darbuotojai turėtų prieigą prie reikiamų žinių, kai jiems to reikia. Todėl labai svarbu, kad pateiktumėte jiems šiuolaikines kompiuterines sistemas, programinę įrangą ir įrangą, kuri padėtų palengvinti informacijos srautą. Apsvarstykite galimybę investuoti į komandinio bendradarbiavimo priemones, pvz., „Slack“ ir „Asana“, „VoIP“ sistemas, biuro programinę įrangą, „Ethernet“ ir projektų valdymo programinę įrangą.
Su šiais ištekliais jūsų komanda turės realiu laiku prieigą prie duomenų ir gali efektyviau bendrauti. Darbuotojai, keliaujantys ar dirbantys nuotoliniu būdu, galės keistis failais kelyje, bendrauti su kolegomis internete ir greitai keistis informacija. Kai kurios priemonės, pvz., Projektų valdymo programinė įranga, gali racionalizuoti daug laiko reikalaujančias užduotis, pagerinti bendradarbiavimą ir generuoti ataskaitas su vertingais įžvalgomis apie projektus, kuriuose dirbate.
Apsvarstykite „Office Manager“ nuomą
Kaip įmonės savininkas, jūs neturite laiko ar žinių, reikalingų norint užtikrinti tinkamą biuro sistemos veikimą. Norėtumėte sutelkti dėmesį į pagrindinius verslo aspektus, pvz., Įsigyti naujų klientų ar išplėsti savo veiklą. Tokiu atveju apsvarstykite biuro vadovo nuomą. Jis pasirūpins, kad jūsų biuras veiktų sklandžiai, organizuotų jo išdėstymą, suplanuotų susitikimus ir nustatytų, kokią programinę įrangą ir kitą įrangą jūsų komanda turi.
Biuro vadovo funkcijos priklauso nuo pramonės ir verslo rūšies. Pavyzdžiui, darbuotojas, dirbantis advokatų kontoroje, turės skirtingą atsakomybę nei kūrybinės agentūros ar mokslinių tyrimų bendrovės darbuotojas. Apskritai, biuro vadovai yra atsakingi už:
- Administracinių užduočių užbaigimas
- Darbuotojų priežiūra
- Renginių, susitikimų ir konferencijų organizavimas
- Verslo programinės įrangos, biuro reikmenų ir įrangos pirkimas
- Biuro biudžetas
- Užtikrinti darbuotojų sveikatos ir saugos politikos laikymąsi
- Ataskaitų rengimas
- Energijos suvartojimo analizė
- Laikyti atsargas
- Biuro būklės palaikymas
- Neefektyvumo ir tobulinimo sričių nustatymas
- Konfliktų sprendimas ir užduočių priskyrimas
Be to, šie specialistai savo komandai gali paaiškinti biuro technologijas ir valdymo praktiką, teikti mokymus ir atlikti bendras IT užduotis. Kai kurie gali net tvarkyti darbo užmokestį ir apskaitą. Jų pagrindinis vaidmuo yra užtikrinti sklandų biuro darbą.
Sukurkite teigiamą biuro kultūrą
Be investuoti į kokybišką įrangą ir laikantis sveikatos ir saugos praktikos, svarbu sukurti teigiamą biuro kultūrą. Jūsų darbuotojai yra jūsų vertingiausias turtas, taigi jums reikia suteikti darbo aplinką, kurioje jie naudojasi praleisti laiką. Įmonės kultūra yra pagrindinė veiksmingos biuro sistemos dalis.
Sutelkti dėmesį į atmosferos kūrimą, kuriame žmonės jaučiasi užsiimantys ir motyvuoti. Skirkite laiko klausytis, ką jie turi pasakyti, ir prašyti jų atsiliepimų reguliariai. Jie gali pasiūlyti naujų idėjų ir pasiūlymų, kaip sumažinti veiklos sąnaudas, pritraukti daugiau klientų ar padaryti geresnius ir greitesnius. Skatinkite juos pareikšti savo nuomonę ir pasakyti, ką jiems reikia efektyviau dirbti.
Paprastas dalykas, pvz., Nemokama kava, perėjimas prie ergonomiškų stalų ir nedidelių pasiekimų šventimas, gali būti labai toli link darbuotojų pasitenkinimo ir našumo. Iš tikrųjų organizacijos, kuriose dirba darbuotojai, praneša a 202 procentų didesnis našumas nei tie, kurie jų neturi. Gerai suprojektuota biuro sistema gali būti būtent tai, ko reikia norint padidinti savo verslą ir įgyti konkurencinį pranašumą.
