Gone yra dienų, kai buhalteriai naudojo popieriaus knygelės knygas ir aštrius pieštukus, kad įrašytų apskaitos įrašus. Kompiuterizuota apskaita tapo įprasta daugelyje firmų, nuo „Fortune 100“ įmonių iki vieno asmens „solopreneur“ įmonių.
Dėl interneto ir tiek internetinių, tiek stalinių sistemų prieinamumo apskaitos programinės įrangos kaina sumažėjo, o kai kurie pardavėjai netgi siūlo nemokamą buhalterinės apskaitos sistemą. Nors šiose sistemose gali būti tam tikrų apribojimų, pvz., Neįmanoma stebėti inventoriaus, jie paprastai suteikia pakankamai funkcionalumo mažesnėms ar paslaugų teikimo įmonėms, pavyzdžiui, konsultacijoms ir kitoms su paslaugomis susijusioms įmonėms.
Kas yra kompiuterizuota apskaitos sistema?
Kompiuterizuotą apskaitos sistemą sudaro programinė įranga, skirta stebėti visus jūsų įmonės apskaitos sandorius, siekiant gauti mėnesio ataskaitų, metinių finansinių ataskaitų, mokesčių deklaracijų ir kitų ataskaitų konfigūracijų finansinę produkciją, naudojamą jūsų įmonės veiklos, efektyvumo ir pelningumo analizei.
Nemokamos arba nebrangios internetinės programinės įrangos sistemos nesiūlo daug pritaikomumo jūsų konkrečiam verslui, tačiau didesnės įmonės dažnai naudoja kompiuterizuotą apskaitos sistemos programinės įrangos paketą, kuris buvo įdiegtas kompanijos pagrindiniuose kompiuterių serveriuose ir prieinamas keliems naudotojams.
Šis didelės apimties kompiuterizuotos apskaitos programinės įrangos tipas dažnai būna labai pritaikomas. Įmonės gali turėti programinę įrangą, skirtą įvairioms valiutoms, verslo subjektams, esantiems skirtingose pasaulio dalyse, ir įmonės filialams, parduodantiems skirtingus produktų rinkinius. Be to, jis gali būti pritaikytas tam, kad būtų sukurta daugybė finansinių ataskaitų, pagal kurias būtų apskaičiuotos pagrindinės veiklos rodikliai, specialiai pritaikyti įmonės pramonės ir veiklos rodikliams.
Kas naudoja kompiuterizuotas apskaitos sistemas?
Atrodo, kad beveik kas nors versle gali naudotis kompiuterizuota apskaitos sistema šiais laikais, nes yra įvairių sprendimų, atitinkančių beveik bet kokio dydžio ir tipo įmonės poreikius. Pavyzdžiui, labai populiarus apskaitos programinė įranga „Quickbooks“ daugelį metų buvo naudojama įvairiose įmonėse nuo mažo iki vidutinio dydžio. Bendrovė siūlo tiek internetines, tiek darbalaukio savo programinės įrangos versijas, o programinė įranga tinkamas tinkamo dydžio pritaikymui gana ekonomiškai.
Sistemos nustatymas
Darbas, susijęs su kompiuterizuotos apskaitos programinės įrangos sistemos sukūrimu, skiriasi priklausomai nuo jūsų įmonės dydžio ir struktūros. Pavyzdžiui, jei dirbate kaip konsultantas, neturintis jokių darbuotojų, galite pradėti naudotis interneto apskaitos programine įranga, kad galėtumėte įrašyti savo klientui praleistas valandas, išsaugoti visus klientų vardus ir adresus, pateikti sąskaitas ir įrašyti mokėjimai iš jūsų klientų.
Jei leisite klientams sumokėti per 30 dienų, pvz., Įmontuota apskaitos programinė įranga turi integruotą gautinų sumų sąskaitą, leidžiančią įrašyti sandorius ir tada matyti visus neapmokėtus mokėjimus iš klientų kartu su data išrašėte sąskaitą-faktūrą, kad galėtumėte matyti neįvykdytų sąskaitų faktūrų amžių.
Kompanijai, turinčiai sudėtingesnių operacijų, dauguma programinės įrangos leidžia jums sukurti sąskaitą, kurioje yra unikalūs jūsų įmonei ir verslo rūšiai būdingi paskyros kodai ir kategorijos. Tai gali padėti tvarkyti duomenis, kai įrašote įrašus tam tikriems verslo padaliniams ar departamentams. Tai taip pat leistų jums sukurti finansinių ataskaitų rinkinį arba ataskaitas, kad galėtumėte peržiūrėti įmonės pelningumą pagal padalinį ar padalinį, priklausomai nuo to, kaip jūs sukūrėte savo sistemą.
„Cash Versus“ kaupiamosios apskaitos sistema
Jūs galite įrašyti savo apskaitos sandorius grynaisiais pinigais arba kaupimo principu daugumoje apskaitos programų. Paprasčiau tariant, pagrindinis skirtumas tarp grynųjų pinigų ir kaupimo apskaitos sistemų yra gautinų sumų ir mokėtinų sumų buvimas. Grynieji pinigai ir kaupimo apskaitos principai skiriasi priklausomai nuo to, kaip užregistruojate piniginių įplaukų iš pardavimų laiką ir pinigus, skirtus išlaidoms padengti.
Kai mokate už daiktus arba gausite sumokėtus pinigus, pardavimai ir išlaidos užregistruojami realiu laiku. Kai naudojate kaupimo principu vykdomą apskaitą, parduodate prekes, kai uždirbate jas ir išlaidas, kai jas patiriate, net jei jūs negavote pardavimo pajamų arba dar nepadengėte išlaidų. Pavyzdžiui, kaupimo principu pagrįstoje apskaitos sistemoje kiekvieną mėnesį įrašytumėte įrašą, kad sukauptumėte pinigus už draudimo polisą, kurį turite mokėti metų pabaigoje. Šį įrašą įrašytumėte į turto sąskaitą, vadinamą išankstinio apmokėjimo draudimu. Jūs įrašytumėte sandorį taip, lyg pinigai jau būtų išleisti, sumažinant jūsų įmonės pinigų sąskaitos likutį ir atitinkamai padidinant išankstinio apmokėjimo sąskaitos likutį kiekvieną mėnesį.
Ar mokesčių grąžinimas yra grynųjų pinigų ar kaupimo pagrindas?
Geros priežastys naudoti apskaitos programinę įrangą apima duomenų rinkimo ir ataskaitų teikimo funkcijas. Kai atsiranda mokestinis laikas, programinė įranga leidžia jums kaupti savo pajamų ir išlaidų duomenis, kad būtų galima tiksliai ir efektyviai užbaigti įmonės federalines ir valstybines mokesčių deklaracijas.
Apskaitos duomenys, kuriuos naudojate mokesčių deklaracijai užpildyti, gali būti grynųjų pinigų arba kaupimo principais, priklausomai nuo jūsų įmonės dydžio ir pasirinkto apskaitos metodo. IRS turi tam tikras taisykles, kurios padės jums nuspręsti, ar grynieji pinigai ar kaupimo principai tinka jūsų verslui.
Pavyzdžiui, jei jūsų įmonė kasmet uždirba mažiau nei 1 mln. JAV dolerių pajamų, galite naudoti grynųjų pinigų apskaitos metodą. Jei turite inventorizaciją, IRS reikalauja, kad naudodamiesi konkrečios įmonės inventoriaus dalimi naudokite kaupimo principą. Išskyrus kelias išimtis, jei jūsų verslas yra C korporacija, IRS reikalauja, kad jūs taikytumėte kaupimo principų apskaitą, kad galėtumėte pateikti mokesčių deklaraciją kaupimo principu.
Kai jūsų įmonė pateikia savo pirmąją mokesčių deklaraciją, pasirinksite grynųjų pinigų arba kaupimo metodą. IRS reikalauja, kad pasirinktumėte, kuris metodas suteikia išsamesnį ir tiksliausią jūsų įmonės pajamų ir išlaidų vaizdą. Jis taip pat reikalauja, kad jūs taikytumėte tą patį metodą nuo metų iki metų. Priešingu atveju tampa labai sunku, jei IRS turi palyginti dabartinius duomenis su istoriniais duomenimis. Jei nuspręsite pakeisti savo apskaitos metodą, turite naudoti IRS formą 3115, jei norite gauti leidimą.
Sistemos funkcionalumas
Kompiuterizuota apskaitos programinė įranga gali būti be kaulų, teikianti buhalterinės apskaitos pagrindus, arba galite naudoti visavertį programinės įrangos sprendimą, kuris siūlo ne tik buhalterinę apskaitą, bet ir atsargų valdymą, platinimo stebėjimą, gamybą ir nebaigtą stebėjimą, klientų santykių valdymą., laiko ir projektų valdymas ir kt.
Dėl tęstinės programinės įrangos plėtros, apskaitos paketai gali padaryti daugiau iš kasdienių sandorių užduočių ir atlaisvinti jus, kad atliktumėte kitą pridėtinės vertės darbą jūsų versle.
Mokės galvoti apie tai, kaip įsivaizduojate savo verslo augimą ir įsitikinkite, kad jūsų apskaitos programinė įranga yra keičiamo dydžio, tai reiškia, kad ji gali tilpti papildomas paskyras, papildomus verslo vienetus ir gali tvarkyti didesnį atsargų vienetų skaičių arba susieti trečiųjų šalių brūkšninį kodą programinės įrangos sistema. Jei naudojate mažmeninės prekybos parduotuvę, pvz., Jūs galite turėti savo kasos operacijas automatiškai įrašytas į apskaitos programinę įrangą, priklausomai nuo pasirinktos sistemos, naudodami brūkšninių kodų skaitytuvą ir koduotus produkto žymenis, kad įvestumėte informaciją į savo sistemą.
Apskaitos programinės įrangos privalumai
Apskaitos programinės įrangos naudojimas jūsų įmonei suteikia keletą privalumų. Visų pirma kompiuterizuotos apskaitos sistemos struktūra ir drausmė užtikrina, kad jūsų įmonė gali pateikti tikslią finansinę atskaitomybę. Tai ypač svarbu, jei jūsų įmonė turi pateikti šiuos duomenis išorės reikmėms, pvz., Banko finansavimui, arba jei jums reikia pateikti savo finansines ataskaitas pagal visuotinai priimtus apskaitos principus (GAAP).
Apskaitos programinė įranga gali sutaupyti laiko, ypač jei norite sukurti biudžetą ar prognozę. Jums tereikia sukurti istorinių duomenų ataskaitą ir pateikti ją keliais dviem punktais, kad gautumėte kitų metų biudžetą arba prognozes.
Taip pat galite racionalizuoti ir padidinti savo bendrą apskaitos procesą, ypač jei galite mokyti administracinius darbuotojus, kad padėtų atlikti kai kurias įprastines buhalterinės apskaitos užduotis, pvz., Įvesti sąskaitas į savo mokėjimo sistemą.
Kai generuojate įmonės sąskaitas, jūsų apskaitos programinė įranga automatiškai įtraukia sumas į jūsų įmonės gautinų sumų likutį. Visa ši funkcija, veikianti kartu su ta pačia apskaitos programine įranga, sumažina klaidas ir padeda jums įsitikinti, kad neleidžiate atlikti jokių sandorių per plyšius.
Programinės įrangos trūkumai
Yra keletas trūkumų, susijusių su kompiuterizuotų apskaitos sistemų naudojimu, nors jie vis dar yra prasmingesni nei knygų tvarkymas su pagrindiniu popieriumi ir pieštuku. Suprasdami galimus trūkumus, galite imtis veiksmų, kad įsitikintumėte, jog šios problemos jūsų verslui nesukelia. Apskaitos sistemos gali būti sudėtingos ir šiek tiek sudėtingos darbuotojams. Barebonų apskaitos paketas gali būti teisus, jei jūs ar jūsų darbuotojai nenorite suprasti apskaitos niuansų ir detalių.
Jei turite labiau įsitvirtinę bendrovę ar sudėtingą struktūrą, kuri apima atsargas, nebaigtus darbus, kelis verslo subjektus ir tarpvalstybinius sandorius, pavyzdžiui, jūsų įmonei reikės kur kas sudėtingesnės apskaitos sistemos kartu su labiau apmokyti valdyti.
Jūs galite turėti nuolatinių išlaidų apskaitos sistemai. Jei pasirinksite, pavyzdžiui, „QuickBooks“ internetinę versiją, turėsite nuolatinį mėnesinį mokestį. Didesni programinės įrangos paketai, ypač tie, kurie įdiegti jūsų kompanijos serveryje, dažnai ima mokestį už licencijas. Pavyzdžiui, pasakykite, kad jūsų įmonė turi 10 žmonių, kuriems reikia prieiti prie jūsų apskaitos sistemos. Programinės įrangos tiekėjas gali imti mokestį už vienkartinį, metinį ar mėnesinį mokestį už kiekvieną vartotojo licenciją, be bazinės programinės įrangos pirkimo kainos.
Kaip ir bet kokiai programinei įrangai, kūrėjai nuolat tobulina ir atnaujina programinę įrangą taip, kad ji galėtų keistis skaičiuojant ar keičiant lauką. Dėl šios priežasties tikimasi, kad turėsite atsitiktinių prastovų, ypač jei naudojate internetinę programinę įrangą ir reguliariai duomenų atsarginę kopiją sudarote svarbi jūsų apskaitos sistemos dalis.
Atlikite savo tyrimus pasirinkdami tinkamą kompanijos kompiuterizuotą apskaitos programinę įrangą. Tai nėra smagu, kai atliekate visą darbą, kad įdiegtumėte programinę įrangą ir įkeltumėte duomenis, tik po metų ar dvejų, kad jūsų pasirinkta programinė įranga turi per mažai funkcijų ir negali prisitaikyti prie augančio verslo, arba turi per daug pašalinių funkcijų kad tai taptų sudėtingesnė nei ji turi būti.
Klientų aptarnavimas yra dar vienas esminis elementas, todėl pasirinkite įmonę, kuri gali suteikti jums, pageidautina, visą parą teikiamą pagalbą ir tiesioginį asmenį, kuris kalbėtų, o ne tik internete. Taip pat turėkite omenyje, kad jei naudojate debesų pagrindu veikiančią apskaitos sistemą, jautri finansinė informacija gali būti veikiama internetiniams įsilaužėliams, todėl imkitės veiksmų, kad apsaugotumėte įmonės interneto ryšį ir duomenis.
Sistemos atnaujinimas
Jei pradėjote savo verslą, naudodamiesi nuskaityta apskaitos programine įranga arba netgi rankiniu buhalterinės apskaitos sistema, tam tikru momentu galite nuspręsti atnaujinti savo kompiuterizuotą apskaitą, kad verslas būtų perkeltas į kitą lygį. Kad perėjimas taptų neskausmingas ir nustatytumėte savo įmonės apskaitos sėkmę, jis padeda atlikti tam tikrą parengiamąjį darbą prieš pereinant prie naujo apskaitos programinės įrangos paketo.
Pradėkite išvalyti istorinius duomenis, nes jei turite apskaitos informaciją, kurioje yra neteisingų, neteisingai įvestų duomenų ar neišsami informacija, šios klaidos bus perkeltos į naująją sistemą ir apsunkins jūsų apskaitos knygų vientisumą.
Pereiti prie naujos sistemos metų pabaigoje arba bent jau ketvirčio pabaigoje, kad galėtumėte turėti švarią galutinę datą. Tai padės jums ateityje, kai reikės pažvelgti į tam tikrus istorinius sandorius. Be to, peržiūrėkite savo įmonės sąskaitų diagramą dėl bet kokių klaidų ir prireikus pridėkite naujų paskyrų. Peržiūrėkite savo klientų sąrašą, tiekėjų sąrašą, darbuotojų sąrašą ir kitus apskaitos programinės įrangos sąrašus, kurie gali apimti senas, nepanaudotas sąskaitas arba pasikartojančius įrašus.
Ar jūsų buhalterio auditorius patikrins kiekvienos bendrosios knygos sąskaitą savo įmonės bandomojoje pusiausvyroje, kad įsitikintų, jog sąskaitos likutis iš tikrųjų yra tikslus. Jūsų naujoji sistema gali nesugebėti prisitaikyti prie šių operacijų detalių, o tai reiškia, kad jei perkelsite sąskaitos likutį, kuriame yra klaidų, naujojoje sistemoje neturėsite informacijos, kuri padėtų išspręsti klaidas ar netikslumus. Galiausiai pasikonsultuokite su savo buhalteriu ar CPA, kad sužinotumėte, ar jis gali peržiūrėti jūsų sistemos sąranką, ir rekomenduoti bet kokius pakeitimus, kurie gali racionalizuoti ar padidinti našumą jūsų apskaitos darbo eigoje.
