Bendrovės dažnai naudoja kompiuterizuotą apskaitos sistemą apskaitos operacijoms ir įrašams tvarkyti ir tvarkyti. Sistema sugeria ir saugo šiuos duomenis naudodama modulius, pvz., Mokėtinas sumas, gautinas sumas, bandomąjį balansą ir darbo užmokestį. Kompiuterizuota apskaitos sistema yra specialiai sukurta tam tikrai bendrovei arba yra perkama iš trečiosios šalies (pvz., „Timberline“ arba „MAS 200“). Kompiuterizuota apskaitos sistema yra vertinga priemonė daugeliui įmonių.
Greitis
Sistema greitai apdoroja duomenis. Kai informacija įvedama į susijusį modulį, pvz., Darbo užmokestį arba mokėtinas sąskaitas, sistema apdoroja ir saugo ją iškart.
Automatinė karta
Daugumoje kompiuterizuotų apskaitos sistemų yra tokių funkcijų kaip užsakymų įvedimas ir susijusių sąskaitų faktūrų generavimas. Darbdavys gali sukurti savo klientų sąskaitas, saugoti jų pavadinimus, adresus, užsakymus ir sąskaitas faktūras tiek, kiek reikia. Kompiuterizuota sistema taip pat leidžia darbdaviui atlikti ir spausdinti sąskaitos išrašus. Be to, daugelyje apskaitos sistemų yra darbo užmokesčio funkcija, leidžianti apdoroti visą darbo užmokestį, įskaitant patikrinimų ir ataskaitų kūrimą ir spausdinimą.
Savalaikiškumas
Darbdavys gali spausdinti ir atspausdinti užsakymus, sąskaitas faktūras ir visas kitas apskaitos operacijas, kaip reikalaujama. Jis taip pat gali lengvai rasti darbuotojų darbo užmokesčio duomenis, pvz., Dabartinį adresą ir sumokėti sumą, nenorėdamas ieškoti per registravimo spintas, kad surastų personalo bylas.
Pašalina rankinį apdorojimą
Kompiuterizuota apskaitos sistema pašalina rankinį apdorojimą. Pastarasis apima įmonės pajamų, išlaidų, pelno, nuostolių ir susitaikymo ranka apdorojimą ir įrašymą, sukurdamas daug klaidų. Darbo užmokesčio sandoriai ir verslo mokesčių sandoriai taip pat įrašomi rankiniu būdu. Su kompiuterizuota apskaitos sistema darbdavys turi sklandesnį apskaitos ir balansavimo procesą.
Personalo motyvacija
Kompiuterizuota apskaitos sistema dažnai reikalauja, kad darbuotojai mokytųsi, kad galėtų išmokti naujų įgūdžių, kad jie jaustųsi motyvuoti. Be to, darbdavys gali perduoti mokymus programinės įrangos kompanijos atstovui, o tai daro mažiau spaudimo personalo nariams patiems administruoti.
Supaprastina auditą
Jei federalinė ar valstybinė vyriausybė nusprendžia audituoti įmonę, kompiuterizuota apskaitos sistema supaprastina procesą. Paprastai, prieš atliekant auditą, auditorius praneša darbdaviui paštu apie konkrečius audito dokumentus. Atsižvelgiant į audito pobūdį, dokumentuose gali būti mokesčių deklaracijos, darbo užmokesčio registrai ir sąskaitų diagrama.
Kompiuterizuota apskaitos sistema gali saugoti daugelį metų informacijos. Jei auditas to reikalauja, darbdavys gali susipažinti su daugelį metų gauta informacija. Jei audito metu auditorius spontaniškai prašo apskaitos dokumento, darbdavys gali greitai jį gauti iš sistemos, o ne surinkti per saugojimo dėžes, kad rastų kietas kopijas.
Sumažina iškraipymą
Kompiuterizuota apskaitos programinė įranga leidžia darbuotojams pavogti pinigus iš bendrovės. Pvz., Jei darbo užmokesčio fondo darbuotojas bando sumokėti daugiau nei leidžiama suma, jos vagystė greičiausiai bus atrasta, nes apskaitos sistema saugo visus išsaugotus sandorius.
