Nuolatinė inventorizavimo sistema yra apskaitos procesų rinkinys, kuris padeda įmonei pateikti finansinės inventorizacijos duomenis. Daugelis įmonių naudoja šią sistemą - ypač tuos, kurie naudoja darbo užsakymo išlaidų apskaitos sistemą, arba parduoda daug įvairių rūšių atsargas. Bendrovės turi suderinti nuolatinės sistemos privalumus ir trūkumus prieš jį įgyvendindamos.
Tiksli ataskaita
Įmonės dažnai patiria tikslesnę finansinę atskaitomybę su nuolatine inventoriaus sistema. Apskaitininkai atnaujina pagrindinę knygą po kiekvieno sandorio. Tai reiškia, kad bendra knygelė yra glaudžiai atspindėta faktinė fizinė inventorizacija. Tuomet savininkai ir valdytojai gali priimti kokybės sprendimus, remdamiesi atsargų verčių ataskaitų tikslumu. Daugelis atsargų tipų taip pat naudojasi šiuo metodu, nes buhalteriai tiksliai seka kiekvieną per pagrindinę knygą.
Elektroninis valdymas
Nuolatinės inventorizacijos sistemos dažnai naudoja elektroninius metodus sandorių įrašymui. Pavyzdžiui, brūkšninių kodų sistema drabužių mažmenininkas naudoja prekes parduodant. Kiekvienas nuskaitymas įrašo duomenis, atnaujinančius įmonės inventoriaus vertę. Buhalteriai šią informaciją naudoja norėdami suderinti pagrindinę knygą. Bendrovės taip pat naudojasi duomenimis užsakydamos prekes naudodamosi tiesiogine sistema. Elektroninis užsakymas padeda išvengti atsargų ir prarastų pardavimų.
Kaina
Daugelis nuolatinių inventoriaus sistemų yra brangios. Šių sistemų išlaidos yra dvejopos. Technologija, reikalinga sistemos veikimui, gali būti didelė kapitalo sąskaita. Naujų technologijų pakeitimų sistemos atnaujinimas taip pat yra brangus. Darbuotojų mokymas tinkamai naudotis sistema yra dar viena sąskaita. Administracinėje pusėje įmonės turi rasti buhalterių, kurie gali dirbti sistemoje ir valdyti dažnus pokyčius.
Procesas
Nuolatinės inventorizacijos sistemos dažnai užima daug laiko. Dėl elektroninių bendrovės pagrindinės knygos atnaujinimų gali prireikti sąskaitų suderinimo. Apskaitininkai dažnai praleidžia daug valandų kiekvieną savaitę ar mėnesį, kad suderintų inventorių. Pastovios klaidos taip pat gali sukelti papildomų komplikacijų. Apskaitininkai turi ištaisyti klaidas ir subalansuoti atsargų sąskaitą prieš uždarydami įmonės knygas. Pranešimas apie netikslius inventoriaus duomenis gali paskatinti auditą, dėl kurio gali kilti problemų įmonei.
