Bendrovės registruoja visas apskaitos operacijas, naudodamosi antraščiais. Generalinėje knygoje yra visų sąskaitų, kurias įmonė naudoja finansiniam įrašui, likučiai ir yra pagrindinė finansinių ataskaitų teikimo vieta. Papildomose knygose pateikiama išsami informacija iš pasirinktų paskyrų. Kiekvienos dukterinės apskaitos knygos likutis turi būti lygus atitinkamos sąskaitos balansui. Yra keletas privalumų, kai įmonės naudoja antrines knygas.
Dukterinių įmonių rūšys
Į savo apskaitos sistemas įmonės įtraukia keletą tipų antrinių knygų. Į bendrąsias papildomas knygas įeina gautinos sąskaitos ir atsiskaitymo sąskaitos. Į gautinas paskolas įtrauktos individualios sąskaitos, taikomos kiekvienam atskiram klientui. Kiekvienas kreditas parduodamas konkrečioje klientų sąskaitoje kartu su kiekvienu mokėjimu. Kiekvienoje klientų sąskaitoje yra esamas balansas. Dabartiniai visų klientų likučiai sudaro visą gautinų sumų likutį. Apskaitos sąskaitoje yra atskiros kiekvienos pardavėjo sąskaitos. Kiekviena gauta sąskaita ir kiekvienas mokėjimas užregistruojamas kiekvienai konkrečiai pardavėjo paskyrai. Kiekvienoje pardavėjo sąskaitoje yra esamas balansas. Dabartiniai visų pardavėjų likučiai sudaro visą mokėtiną balansą.
Detali informacija
Vienas dukterinės knygos naudojimo privalumas apima išsamią informaciją, palaikomą dukterinėje knygoje. Kiekvienas pardavėjas, įtrauktas į mokėtiną apskaitos knygą, apima išsamią sandorio informaciją. Įrašą sudaro kiekviena sąskaita, gauta data, dolerio suma ir kiekvienas pardavėjui išsiųstas mokėjimas.
Kontrolė
Kitas dukterinės knygos naudojimo privalumas sukasi aplink įmonės, kuriai priklauso dukterinėje knygoje esanti finansinė informacija, kontrolės lygį. Gautinos sąskaitos leidžia kredito valdytojui ir gautiniems darbuotojams kontroliuoti kiekvieno kliento einamuosius likučius. Kai klientas ginčija mokestį, gautinos sumos personalas gali peržiūrėti sandorius toje sąskaitoje ir nustatyti, ar ginčas galioja.
Ribotas priėjimas
Darbuotojų prieigos prie pasirinktų paskyrų apribojimas suteikia dar vieną pranašumą naudojant antrines knygas. Naudodamosi kompiuterinėmis sistemomis įmonės gali apriboti darbuotojų prieigą prie konkrečių sąskaitų, už kurias jos atsakingos. Kitiems darbuotojams trūksta galimybės pamatyti išsamią informaciją apie paskyras, esančias dukterinėje knygoje. Tai leidžia bendrovei išlaikyti klientų ar tiekėjų sąskaitų konfidencialumą.
