Saugumo ataskaitos turi būti sutrumpintos įvykių, įvykusių per tam tikrą laikotarpį, istorija. Šios ataskaitos turi dokumentuoti trauminį įvykį, kuris paveikė ką nors ar kažką. Dėl rimtų šių incidentų pobūdžio daug dėmesio turi būti skiriama pradiniam tyrimui ir pranešimo rašymui. Jūs niekada negalite treniruotis, kai rašote gerą saugumo ataskaitą.
Elementai, kurių jums reikės
-
Saugumo ataskaitos forma
-
Juodas rašalo rašiklis
-
Žodynas
Ataskaitos rašymas
Gaukite saugos ataskaitos formą, juodą rašalo rašiklį ir žodyną. Tai gera idėja pradėti savo ataskaitą apytikriai, nes ataskaitos paprastai yra nepriimtinos, jei jos turi klaidų. Jei įvyksta keletas gramatikos klaidų, galite perbraukti žodžius, piešdami vieną eilutę per juos. Niekada nenaudokite „Wite-Out“.
Atidžiai užpildykite visus „išsamios informacijos“ langelius, kurie paprastai yra ataskaitos puslapio viršuje. Juose pateikiama informacija, pvz., Data ir laikas, incidento rūšis, incidento vieta, nukentėjusiųjų ir liudytojų vardai, subjektų aprašymas, pavogtas ar sugadintas turtas ir informacija apie tai, ar buvo pranešta apie avarines paslaugas. Jei langelis nėra tinkamas arba neturite atitinkamos informacijos, laukelyje įveskite „N / A“ arba „UNK“.
Parašykite įvykių santrauką skiltyje „pasakojimas“. Įsitikinkite, kad visiškai užfiksuojate „kas, ką, kada, kur, kaip ir kodėl“. Visuomet aiškiai ir objektyviai rašykite savo ataskaitą tik su pateiktais faktais.
Nenaudokite emociškai įkrautų žodžių ar nuomonių. Vis dėlto galite dokumentuoti asmenų pavojaus ar grėsmės, jei jos yra būtinos. Dokumentuokite visus atitinkamus veiksmus, kurių ėmėsi jūsų saugumo komanda, taip pat visi kiti dalyvaujantys asmenys.
Baigti ataskaitą, nurodydami „Baigti ataskaitą“ kaip paskutinį sakinį, kad niekas kitas negalėtų pakeisti jūsų dokumentų. Įsitikinkite, kad parašėte ir datos puslapio apačioje, kad jis taptų oficialiu dokumentu.
Patarimai
-
Šis straipsnis parašytas taip, tarsi saugumo pareigūnas iš tikrųjų parašė saugumo ataskaitą. Tie patys pagrindiniai žingsniai rašant ataskaitą taip pat gali būti naudojami įvedant kompiuterio formą. Vienintelis skirtumas būtų tas, kad tikrintumėte rašybą naudodami kompiuterio rašybos tikrinimo funkciją.
Įspėjimas
Jūsų ataskaita gali būti naudojama ne tik teisme, bet ir jūsų saugumo pastabos. Jei išsaugosite savo pastabas, įsitikinkite, kad galite lengvai perskaityti, ką parašėte, ir kad jie atitinka jūsų ataskaitos faktus. Jei nesate aiškiai užrašę faktų, kaip jie įvyko, jūs ir jūsų saugumo kompanija gali būti lengvai diskredituoti liudytojo stende.
