Verslo laiškas nustato būsimų sąveikų toną. Kai būsimasis klientas gauna verslo laišką, jis iš karto sudaro rašytojo ir jo organizacijos įspūdį. Jei laiškas yra pernelyg atsitiktinis, rašytojas gali pasirodyti netikras ar neprofesionalus. Pernelyg formalus rašymas gali įbauginti skaitytoją arba jį susilaikyti. Gerai organizuotas ir gerai parašytas laiškas sukurs teigiamą pirmąjį įspūdį.
Gerai organizuota
Kiekvienas verslo laiškas skirtas konkrečiam tikslui ar užduočiai. Tai gali būti informacijos prašymas, atsakymas į užklausą arba pasiūlymo pateikimas. Pirmoje pastraipoje nurodomas laiško tikslas. Jis atsako į žurnalisto klausimus: kas, kas, kada, kur ir kodėl. Likę punktai palaiko šį tikslą su skirtingais taškais - kvalifikacijomis, atributais, savybėmis. Paskutinė pastraipa pakartoja šį tikslą ir aiškiai apibūdina rašytojo lūkesčius. Rašytojas naudoja tinkamas pereinamojo laikotarpio frazes, kad užtikrintų, jog visos raidės dalys sklandžiai susilieja.
Aiškus ir glaustas
Geras verslo laiškas aiškiai ir glaustai pateikia visą svarbią informaciją. Rašytojas naudoja tinkamą toną ir kalbą. Jis saugo žodyną paprastu ir vengia naudoti techninę ar abstrakčią kalbą skaitytojui nustebinti. Jis keičia sakinių ilgį, vairuodamas toli nuo ilgų, blaškančių sakinių su pernelyg išsamiomis detalėmis. Tačiau jis neapsiriboja trumpais, neramiais sakiniais. Kai tik įmanoma, jis naudoja aktyvų balsą vietoj pasyvaus balso.
Gerai struktūrizuota
Kiekvienas verslo laiškas atitinka įmonės formato ir šrifto reikalavimus.Blokuotu formatu visa raidė paliekama pagrįsta ir viena vieta, išskyrus dvigubą tarpą tarp dalių. Modifikuotas bloko formatas atitinka blokavimo stilių, tačiau nustato datą ir uždarymą centre. Dauguma verslo raidžių apima datą, vidaus adresą, sveikinimą, temos eilutę, nemokamą uždarymą, parašą ir priedus. Jei laiškas yra trumpesnis arba ilgesnis už vidutinį, rašytojas atlieka vertikalių tarpų būtinus koregavimus.
Klaida laisva
Prieš išsiunčiant bet kurį laišką, rašytojas skaito pirmąjį projektą garsiai. Tai puikus būdas patikrinti, ar kalba yra nepatogu ar nenatūralus. Jis naudoja žodyną ir rašo stilių, kad patikrintų rašybos, gramatikos ir skyrybos ženklus. Arba jis taip pat gali naudoti teksto apdorojimo programos rašybos ir gramatikos tikrinimo funkciją. Jis dvigubai patikrina gavėjo vardą, pavardę, pavadinimą ir adresą.
