Webster žodynas apibrėžia raidę kaip rašytinį ar spausdintą pranešimą asmeniui arba grupei, kuri paprastai siunčiama paštu. Žinoma, mūsų elektroniniame amžiuje daug laiškų siunčiami elektroniniu paštu arba elektroniniu paštu, arba kaip priedas. Nepaisant šios tendencijos, verslo laiškai ir toliau turi tradicines funkcijas. Todėl labai svarbu, kad verslo pasaulio žmonės žinotų šias funkcijas, kad verslo partneriai galėtų susidaryti teisingą įspūdį.
Pardavimai
Nepaisant tendencijos vykdyti verslą elektroniniu būdu, „tradiciniai pardavimų laiškai išlieka svarbiu šiuolaikinio verslo įrankiu“, - teigia Kenneth Zimmer, Kalifornijos valstybinio universiteto verslo ir ekonomikos mokyklos profesoriaus emeritas ir Gardner-Webb kolegijos docentas Sue C. Camp. Broyhill vadybos mokykla. Be to, „Zimmer“ ir „Camp“ teigia, kad dauguma verslo laiškų iš tikrųjų yra pardavimo laiškai, nes jų paskirtis - skatinti prekių ar paslaugų pardavimą gavėjams. Yra penki pagrindiniai pardavimo laiškų tikslai:
- Norėdami pritraukti gavėjo dėmesį.
- Sukurti draugiškus santykius su gavėju.
- Norėdami kreiptis į gavėjo pirkimo motyvus.
- Norėdami įtikinti gavėją imtis veiksmų.
- Suteikti gavėjui galimybę imtis veiksmų.
Ryšiai su visuomene
Visų viešųjų ryšių tikslas yra daryti įtaką tikslinės auditorijos įsitikinimams, požiūriui ar veiksmams. Taip yra viešųjų ryšių laiško atveju, paaiškina Melvin L. DeFleur ir Everette E. Dennis, „Bendrojo komunikato supratimas: liberalų meno perspektyvos“ bendraautoriai. Pagrindinis PR laiško tikslas yra teigiamai paveikti auditorijos įspūdį apie įmonę organizacija.
Kai kurie viešųjų ryšių laiškų pavyzdžiai yra tie, kurie siekia šių tikslų:
- Skatinti naują verslą.
- Pakvieskite klientus atidaryti mokėjimų sąskaitas.
- Dėkojame klientams už savo verslą.
- Sveiki atvykę į potencialius klientus bendruomenei.
- Paskelbkite specialų pardavimą ar paslaugą.
- Pasiūlykite paskatas naudotis įmonės paslaugomis.
Prašymai ir atsakymai
Dažniausios verslo laiškai pateikia užklausą arba atsako į vieną, Zimmer ir Camp stovyklą. Prašymo laiškų pavyzdžiai apima posėdžių salės rezervavimą, kainos pasiūlymo pateikimą, sąskaitų pateikimo prašymus ir paskyrimų nustatymą. Nepaisant to, „Zimmer“ ir „Camp“ rekomenduoja, kad šios įprastos raidės „nebūtų reguliariai gydomos“. Todėl pateikdami prašymą arba atsakydami į vieną, turėtumėte vadovautis tam tikromis gairėmis:
- Pateikite išsamią informaciją.
- Niekada nedarykite nepagrįstų prašymų.
- Būkite tikslūs ir tikslūs.
- Niekada nebijokite.
Pretenzijos ir koregavimai
Klientai kartais skundžiasi dėl netinkamos paslaugos ar produktų. Kai atsiranda tokių atvejų, įmonės turi atsakyti derėdamiesi su klientais, kad galėtų atlikti koregavimą. Be to, įmonės taip pat rašo ieškinio laiškus, pavyzdžiui, kai tiekėjas nepateikia reikiamo produkto arba nepateikia jo. Tačiau „Zimmer“ ir „Camp“ teigia, kad atsakydami į pretenziją ar pateikdami koregavimą turėtumėte laikytis šių taisyklių:
- Įsitikinkite, kad turite visus faktus.
- Būkite tikslūs ir išsamūs aprašydami pretenziją.
- Venkite kaltinamųjų, grasinamų ar reikalaujančių..
- Būkite mandagūs.
- Pasiūlykite priimtiną sprendimą, kuris bus priimtinas visoms suinteresuotoms šalims.
Socialinės komunikacijos
Sveikindami verslo darbuotojus ypatingomis progomis - „paplitęs mandagumas ir tradicija“, rašo Zimmeris ir stovykla. Darbdaviai taip pat turėtų siųsti užuojautos laiškus, kai asocijuotasis asmuo patiria nuostolių ar tragedijos, greitai reaguoja į oficialius kvietimus, atpažįsta išėjimą į pensiją ir išreiškia dėkingumą už dovanas, svetingumą ar ypatingą elgesį. Tokių aplinkybių nepripažinimas paverčia įmonę bloga šviesa.
Įsitikinkite, kad parašėte teisingai:
- Naudokite firminius blankus.
- Suderinkite atitikties datą dešinėje puslapio pusėje.
- Įdėkite gavėjo pavadinimą, oficialią pavadinimą ir adresą puslapio apačioje, nukreipkite į kairę.
- Sekite sveikinimą kableliu, o ne dvitaškiu, pavyzdžiui: Gerb. P. Jones,
- Dviguba erdvė tarp sveikinimo ir pirmosios laiško dalies ir tarp kiekvienos pastraipos. Tačiau viena erdvė yra kiekvienos pastraipos kūnas.
- Neįtraukite nuorodų inicialų, kopijų žymėjimo ir kt.
