Įmonės, kurios prižiūri atsargas, naudoja atsargų sistemas, kad galėtų valdyti atsargų kiekį sandėlyje ir gamykloje. Tokios įmonės turi nuspręsti tarp periodinių inventorizacijos sistemų ir nuolatinių inventorizacijos sistemų. Naudojant bet kurią sistemą, bendrovė vis tiek turi atlikti fizinę inventorizaciją bent kartą per metus. Fizinė inventorizacija suteikia keletą naudos verslo valdymui.
Inventoriaus sistemos
Atsargų sistemos atitinka įmonės poreikius, teikdamos informaciją apie atsargų kiekius ir dolerių vertes. Daugelis atsargų sistemų pateikia informaciją apie konkrečią inventoriaus sandėlio vietą ir toje vietoje laikomą kiekį. Augalų darbuotojai ir vadovai naudoja šią informaciją, kad surastų konkrečius siuntimo klientams elementus arba nustatytų, ar įmonė turi pertvarkyti konkretų atsargų elementą, nes turima inventoriaus suma sumažėjo. Atsargų sistemos taip pat teikia apskaitos skyriui informaciją apie bendrąją bendrovės turimą atsargų vertę.
Nuolatinis inventorius
Nuolatinis inventoriaus sistemos atnaujinimas kiekvieną kartą, kai sandėlis gauna atsargų iš tiekėjų, o taip pat kiekvieną kartą, kai sandėlio inventorius patenka į klientą. Nuolatinė inventoriaus sistema suteikia atsargų balansą bet kuriuo metu. Ši balansas nuolat atnaujinamas. Daugelis įmonių naudoja skaitytuvus ir brūkšninius kodus, kad lengvai įrašytų atsargų balanso pokyčius. Šios įmonės nuskaito atsargas, kai jos siunčia arba gauna, o tai automatiškai atnaujina atsargų sistemos balansą.
Fizinis inventorius
Fizinę inventorizaciją sudaro rankinis kiekvieno atsargų elemento skaičiavimas ir palyginimas su atsargų sistemoje užregistruotu kiekiu. Kai kurios įmonės išskiria darbuotojus į dvi grupes: viena grupė skaičiuoja kiekvieną elementą ir antroji grupė atsiskaito kiekvieną elementą. Tai leidžia bendrovei palyginti du duomenis su sistemoje įrašytu kiekiu ir nustatyti galimas atsargų problemas. Fizinė inventorizacija leidžia įmonei teisingai nustatyti atsargų kiekius, nustatyti būtinus atsargų koregavimus ir ištirti skirtumus.
Atsargų koregavimas
Kartais įmonės atranda neatitikimus tarp faktinių atsargų kiekių ir įrašų. Tokiu atveju bendrovė registruoja atsargų koregavimą, kad ištaisytų atsargų balansą sistemoje. Koregavimo kiekiai atsiranda lyginant faktinį kiekį su sistemos kiekiu. Inventoriaus koregavimo tikslas yra sudaryti inventorizacijos sistemą lygiavertę faktiniam įmonės turimam inventoriui.
Inventoriaus dispersija
Atlikus fizinę inventorizaciją, bendrovė tiria nustatytus kiekio skirtumus, kad nustatytų skirtumų priežastis. Paprastai skirtumai atsiranda dėl darbuotojų klaidų, vagystės ar sunaikinimo.
