Jūsų inventoriaus žirgai yra vienas iš sudėtingiausių dalykų, susijusių su verslu. Iš operacijų pusės visada norėsite sužinoti, kiek produkto galima parduoti, ir kada gauti daugiau. Jūsų buhalteriams taip pat reikės tikslios inventorizacijos, kad jie galėtų tvarkyti knygas ir suteikti jums informaciją, reikalingą priimant verslo sprendimus. Daugeliu atvejų, bet ne visais atvejais, jūs tikriausiai norėsite tai padaryti per nuolatinę inventorizacijos sistemą.
Periodinė atsargų sistema
Yra du būdai, kaip tvarkyti atsargų valdymą. Vienas yra per tai, kas vadinama periodine inventorizacijos sistema, o tai reiškia, kad tam tikro laikotarpio pabaigoje - mėnesį, ketvirtį, metus ar bet kokį darbą jūsų situacijoje - uždarote duris ir fiziškai skaičiuojate bet kokią inventorių, kurį turite turėti. Apskaitos tikslais tai pavadinsite savo laikotarpio uždarymo inventoriumi. Ankstesnis atsargų skaičius buvo šio laikotarpio pradinė inventorizacija. Pridėsite visus savo pirkimus į pradinę inventorių, atimsite visus pardavimus ir idealiame pasaulyje, rezultatas bus labai panašus į jūsų uždarymo inventorių. Žinoma, mes negyvename idealiame pasaulyje, ir praktiškai, kuo ilgiau eisite tarp atsargų, tuo daugiau nesutapimų atsiras. Per periodinę inventorizacijos sistemą inventoriaus kiekis tik tiksliai skaičiuojamas, ty yra didelis nepatogumas.
Nuolatinė inventoriaus sistema
Nuolatinė inventorizavimo sistema reikalauja daug daugiau sąrankos, bet kai ji jau yra įdiegta, tai yra daug lengviau valdyti. Kiekvienas jūsų turimas inventoriaus įrašas yra įtrauktas į jūsų kompiuterinę sistemą, kaip jis įsigytas. Kai jis išeina iš inventoriaus, kai jis parduodamas ar sunaudojamas, jis automatiškai atimamas iš kompiuterio sistemos inventoriaus. Jei jūsų verslo modelis sukasi žinodamas, ką turite, ir kai jums reikės užsakyti daugiau, o tai taikoma beveik kiekvienam verslui, naudojant nuolatinį inventorizacijos metodą yra daug privalumų.
Periodinis Versus nuolatinis inventorius
Koks požiūris, kurį naudosite savo inventoriaus valdymui, priklauso nuo jūsų situacijos. Jei esate patenkintas „mama ir pop“ pagrindu, laikydami savo verslą mažą ir mažą inventoriaus kiekį, gali prireikti periodinės inventorizacijos sistemos. Sąranka yra minimali, ir jūs galite suskaičiuoti savo inventorių taip dažnai, kaip manote. Jei jūsų įmonės planuose numatytas didelis augimas, norėsite kuo skubiau įdiegti nuolatinį inventoriaus metodą, geriausia nuo pirmos dienos.
Trūkumas yra tai, kad nuolatinis inventorizacijos metodas yra sudėtingas, todėl reikia didelių investicijų į kompiuterius, programinę įrangą ir žinias. Jei vykdote griežtą biudžetą, kuris dažnai būna su naujomis įmonėmis, pradinė investicija gali būti didesnė nei galite patogiai valdyti. Kartais turėsite išspręsti inventorizacijos ir apskaitos sistemą, kuri trumpalaikėje perspektyvoje užtikrina pagrindinį nuolatinį inventoriaus valdymą, tačiau gali būti atnaujinta iki visiškesnio pasiūlymo, nes jūsų verslas ir pajamos auga.
Tai nėra tobula
Nuolatinės inventorizacijos sistemos visuma yra ta, kad visuomet turėsite tikslią, naujausią informaciją apie tai, kas yra ant rankų. Apskritai tai tiesa, bet realiame pasaulyje visada egzistuoja atotrūkis tarp teorijos ir praktikos. Jūs neteksite produkto į gedimus ir vagystę; tiekėjai neteisingai išrašys sąskaitą, gausite per trumpą ar trumpesnį užsakymą, pardavimų personalas skamba pardavimuose arba grąžinami neteisingai ir pan. Gera mokymo, saugumo ir atsargų tvarkymo praktika gali padėti išlaikyti tai kuo mažiau, tačiau vis tiek turėsite atlikti tikrą skaičių, kad patikrintumėte numerius, su kuriais dirbate.
Galite pasirinkti, kad atliktumėte visą fizinę inventorizaciją ne rečiau kaip kartą per metus, arba galėtumėte pasirinkti vykstančią „ciklo skaičių“. Tai reiškia, kad pasirinksite tam tikras atsargų dalis, kad būtų galima reguliariai suskaičiuoti ieškant neatitikimų. Galite susikoncentruoti tik į didžiausią vertę turinčius ar didžiausią kiekį turinčius elementus, nes jie greičiausiai suteiks jums problemų, arba jūs galite suskaičiuoti visą inventorių per metus ir koreguoti savo inventorių, kai randate klaidų.
Nuolatinis inventorius mažmeninės prekybos / didmeninės prekybos aplinkose
Geriausias atvejis, kai nuolatinės inventorizacijos sistemos yra mažmeninėje prekyboje. Kai jūsų klientas atneša gaminį į skaitiklį, jį skambinsite su tam tikra skaitytuvo forma arba galbūt įvesdami dalies numerį. Skenavimas yra geresnis, kai tik įmanoma, nes sumažina klaidų galimybę. Baigę parduoti, jūsų sistema sumažins turimą atsargų kiekį, kad klientas galėtų išeiti iš durų.
Jei vienas iš jūsų kitų pardavėjų ieško to produkto iš kito departamento kompiuterio, naujai patikslinta suma bus rodoma ekrane. Jūsų sistema taip pat gali paraginti užsakyti daugiau, kai jūsų prekės bus mažos arba netgi pavedamos automatiškai. Geriausios sistemos seka jūsų tiekėjų nuolaidas ir užsako mažiausius kiekius, todėl galite nustatyti, kad jų nereikėtų užsakyti 950 vienetų, jei yra 1 000 nuolaida. Didmenininkai dirba vienodai, išskyrus atvejus, kai jie perka iš gamintojų ir platintojų ir parduoda mažmenininkams.
Nuolatinis gamybos / gamybos aplinkos inventorius
Jei dirbate gaminant produktus, o ne tik juos parduodate, naudosite nuolatinę inventoriaus sistemą šiek tiek kitaip. Tokiu atveju jūsų inventoriaus elementai yra žaliavos arba jų sudedamosios dalys, o galiausiai jie taps gatavomis prekėmis. Jūs taip pat turėsite sekti savo žaliavas, kol važiuosite į gatavas prekes, kurios gali užtrukti kiek antrą ar dvi ar daugiau metų, priklausomai nuo produkto. Tokiu atveju jie skaičiuojami kaip procesas. Naudodami efektyvią nuolatinę inventorizacijos sistemą, niekada neturėtų baigtis žaliavų, ir jūs žinosite, kiek gatavų prekių galite parduoti. Dar svarbiau, kad jūs taip pat žinosite, kokios buvo jūsų gamybos sąnaudos, net jei jūsų medžiagos svyruoja.
LIFO ir FIFO apskaita
Jūsų fizinis inventoriaus valdymas visada turi užtikrinti, kad pirmasis jūsų lentynų produktas būtų parduodamas, net jei jis nėra ypač greitai gendantis. Laikui bėgant pakuotės išnyksta, dėžės sugenda ir net plieniniai nagai galiausiai rūdys. Nuolatinės apskaitos tikslais jūs nuspręsite, ar laikote, kad kiekvienas inventoriaus vienetas yra seniausias šiuo metu esantis ar naujausias. Šios sistemos vadinamos pirmuoju - iš pirmojo ir paskutiniojo - iš pradžių, arba FIFO ir LIFO.Jei kainos pakyla, seniausias produktas visada bus pigiausias, o naujausias produktas visada bus brangiausias. Jei kainos krenta, tiesa. Tai turi svarbių pasekmių, kaip atsiskaitote už savo išlaidas.
LIFO, FIFO ir COGS
Tarkime, demonstravimo tikslais, kad seniausias jūsų inventoriaus elementas buvo įsigytas už $ 85, o naujausios jums kainavo 95 USD, o jūs parduodate 110 JAV dolerių. Jei dirbate FIFO pagrindu, jūsų pelnas yra 110 JAV dolerių, atėmus 85 JAV dolerių kainą arba 25 USD. Jei dirbate „LIFO“ pagrindu, jūs skaičiuojate tik 15 dolerių pelną iš to paties pardavimo. Jei jūsų tikslas yra pranešti apie didžiausią įmanomą pelną, galbūt įspūdį ar įtaką potencialiems investuotojams, gali būti naudinga naudoti FIFO metodą. Jei norite, kad jūsų užregistruotas pelnas būtų patikrintas, kad sumažintumėte mokesčių sąskaitą, LIFO metodas šiuo hipotetiniu atveju gali būti prasmingesnis. Galite naudoti bet kurį būdą, jei esate nuoseklus. Kaip stebėti savo mažmeninėje prekyboje parduodamų prekių kainą arba gamybos sąnaudas gamybos procese, galite pasirinkti svertinį vidutinį metodą, kuris stebi jūsų faktines išlaidas, kai jos eina aukštyn ir žemyn.
