Kiekviena įmonė turi skirtingas taisykles dėl susitikimų. Kai kurie laikosi neformalaus proceso, o kiti reikalauja formalesnės struktūros. Kaip vadybininkas ar įmonės savininkas, svarbu žinoti, kaip vykdyti ir užbaigti oficialius ir neoficialius susitikimus. Tai pagerins bendravimą ir rezultatyvesnį rezultatą.
Ką reiškia susitikimo atidėjimas?
Terminas „atidėjimas“ kilęs iš lotynų kalbos žodžių Reklama (į) ir Diurnus (kasdien). Nors daugelis žmonių vartoja terminą pakaitomis su iškvietimu baigti susitikimą, „atidėjimas“ iš tikrųjų reiškia susitikimo arba darbotvarkės punkto perkėlimą į kitą dieną. Pavyzdžiui, bendrovės valdybos nariai gali atidėti susitikimą, kai paprasčiausiai neįmanoma aptarti aptariamų klausimų, nes trūksta pagrindinės informacijos. Atšaukimas reiškia, kad posėdis bus atnaujintas vėliau, kai visi bus pasirengę aptarti šį klausimą. Tai ne tas pats, kaip nutraukti ar baigti susitikimą, kai išsprendžiamos visos problemos.
Kokios yra susitikimų proceso taisyklės?
Kai kurios organizacijos, ypač teismai, universitetai, vyriausybinės agentūros ir didelės organizacijos, laikosi nustatytų oficialių susitikimų vykdymo taisyklių. Pavyzdžiui, pagal Roberto užsakymo taisykles, kurios neseniai buvo peržiūrėtos, kiekvienas gali tam tikromis aplinkybėmis perduoti pasiūlymą atidėti posėdį, pavyzdžiui:
- Nesant kvorumo
- Kaip nurodyta organizacijos įstatymuose
- Kai valdybos nariai pasiekia darbotvarkės pabaigą
- Neatidėliotino ar tiesioginio pavojaus atveju, pvz., Gaisro pavojaus signalai pastate.
Nors mažos įmonės greičiausiai nesilaikys Roberto taisyklių, jos suteikia paprastą „oficialiai“ posėdžio atidėjimo sistemą.
Susirinkimo atidėjimo tvarka
Susitikimas gali būti atidėtas pradžioje arba bet kuriame etape. Jei esate pirmininkas, planuokite, kad viskas vyktų sklandžiai. Apsvarstę darbotvarkę, patikrinkite, ar kas nors nori pateikti pasiūlymą dėl posėdžio atidėjimo. Paklauskite, sakydami "Ar aš girdžiu judėjimą, kurį norite atiduoti?" Pasiūlyme dėl atidėjimo turėtų būti aiškiai nurodyta kito posėdžio laikas ir data, taip pat bet kokie skubūs klausimai, kuriems reikalinga speciali sesija iki kito visuotinio susirinkimo. Pagal Roberto taisykles judėjimas turi būti komandiruotas ir negali būti pakeistas ar diskutuojamas.
Susirinkimas gali būti atidėtas be pasiūlymo, jei kvorumo nėra arba įvykus avarijai. Jei ši diena yra valstybinė šventė, posėdis gali būti atidėtas iki kitos darbo dienos tuo pačiu laiku ir vietoje. Atidėtas posėdis bus vykdomas taip pat, kaip ir pirminiame posėdyje. Baigiamosiose pastabose pirmininkas gali aptarti kito posėdžio dieną ir laiką. Jis taip pat gali pateikti kontaktinę informaciją, padėkoti dalyviams ir pateikti paskutinės minutės priminimus. Jei atidėjimas trunka 90 ar daugiau dienų, kiekvienam dalyviui bus pranešta apie datą ir vietą.
Mažiau oficialaus susitikimo atidėjimas
Ne visi susitikimai yra formalūs; todėl ne visuose posėdžiuose reikalingas atidėjimas. Pardavimų susitikimai yra geras pavyzdys.Jie tikrai yra svarbūs, ir tikimasi, kad dalyvaus visi pardavimų atstovai. Tačiau pardavimų susitikimų tikslas - pardavimų vadybininkui perduoti informaciją darbuotojams, galbūt pasiūlyti patarimus ir paskatinimus, arba informuoti tuos, kurie nesilaikė tikslų, arba nepavyko įjungti reikiamų dokumentų. Tačiau posėdžio metu nebus balsuojama, nes svarbiausia yra pardavimų vadybininko nuomonė. Atvykus susitikimui, kuriame vienas asmuo yra atsakingas, būtų kvaila paprašyti atidėjimo. Pardavimų vadybininkas gali paklausti, ar yra kokių nors klausimų, ir atsakydami į juos tiesiog pasakykite: „Viskas, ką norėjau šiandien padengti. Paimkite kai kurias iš šių naujų brošiūrų, kai paliksite, ir naudokitės šiais puikiais šio produkto privalumais!“
Kitas pavyzdys - susitikimai, kuriuose vadovai susirenka aptarti problemas ir sprendimus. Vadybininkai neturi laiko oficialiam susitikimui su judesiais ir sekundėmis, taip pat jiems jų nereikia. Jie žino, kas yra susirinkimas, todėl nereikia jokių darbotvarkių. Niekas neatima minučių. Jie toliau aptars šiuos klausimus kitame posėdyje, todėl techniškai jie galėtų atidėti posėdį. Tačiau oficialus susitikimo pabaiga būtų nepatogu ir netinkama. Yra tikimybė, kad susitikimas bus planuojamas ribotą laiką, pvz., 30 ar 60 minučių. Kai laikas baigsis, kažkas pasakys: "Paimkime šią diskusiją kitą mėnesį" o kiti verčia duris grįžti į darbą.
