Keturi komunikacijos komponentai yra kodavimas, dekodavimas, perdavimo terpė ir grįžtamasis ryšys. Asmeninio ar verslo ryšių pranešimo siuntėjas koduoja ir perduoda jį per vieną ar daugiau laikmenų gavėjui, kuris jį dekoduoja ir atsako teikdamas grįžtamąjį ryšį. Verslo srityje efektyvūs komunikacijos darbai atliekami, leidžia vadovams motyvuoti savo darbuotojus ir padeda įmonėms bendrauti su savo suinteresuotaisiais subjektais. Prasta komunikacija gali sukelti mažą moralę, prarastą našumą ir pasitikėjimo stoką.
Kodavimas
Pirmasis komunikacijos komponentas yra kodavimas, ty idėjų ir sąvokų vertimas į simbolius ir gestus. Siuntėjas pradeda nuspręsti perduodamą pranešimą. Geros idėjos dažnai prarandamos, jei kodavimas vyksta. Pvz., Harvardo verslo mokyklos profesoriaus Johno P. Kotterio ir Britų Kolumbijos universiteto profesoriaus Lorne A. Whitehead teigimu, pokalbiai su nesusijusiais faktais ir susiliejusiomis logikomis gali tapti neįmanoma. Apgaulingos komunikacijos strategijos, pvz., Baimė mongeruoti, gali sukelti nerimą dėl įsivaizduojamų rizikų, kurios taip pat gali paversti žmones nuo gero idėjos. Verslo autorius Theodore Kinni rašė „Harvard Business School Working Knowledge“ žinioje, kad komunikacijos galią galima maksimaliai išaiškinti aiškinant faktus, o ne tik juos išreiškiant, ir naudojant emocijas bei simbolius, kad būtų galima praplėsti žinutes ir greitai prisijungti prie darbuotojų.
Vidutinis
Koduotas pranešimas perduodamas per laikmeną arba kanalą. Dvi pagrindinės verslo kanalų kategorijos yra žodžiu ir raštu. Žodiniai pranešimai gali būti teikiami telefonu arba naudojant internetines technologijas, pvz., Virtualias telekonferencijas ir interneto transliacijas. Rašytinis pranešimas apima ataskaitas ir atmintines apie tradicinę popierinę medžiagą arba elektronines laikmenas. Žodiniai kanalai yra greitesni, nes siuntėjas ir gavėjas gali naudoti žodinius ir neverbalinius užrašus, kad galėtų perduoti pranešimus ir pateikti atsakymus beveik akimirksniu. Štai kodėl vadovai visame pasaulyje vykdo verslo sandorius, nes asmeninių ryšių ir pasitikėjimo sukūrimas gali būti sudėtingas naudojant el. Laiškus ir virtualius susitikimus.
Dekodavimas
Dekodavimas yra pranešimo gavėjo užduotis. Tai apima siuntėjo perduodamų žodinių ir neverbalinių pranešimų aiškinimą. Sėkmingam verslo komunikavimui kodavimo ir dekodavimo procesai turi būti sinchronizuojami. Tam reikia pasitikėjimo tarp imtuvo ir siuntėjo. Kultūriniai skirtumai dažnai siejasi su šio pasitikėjimo ugdymu, ypač aiškindami nežodinius ryšius. Pavyzdžiui, Šiaurės Amerikoje yra priimtinas rodymas pirštu, tačiau daugelyje Azijos dalių jis laikomas grubus.
Atsiliepimas
Grįžtamasis ryšys yra paskutinis komunikacijos proceso etapas, kai imtuvas reaguoja į siuntėjo pranešimą. Šis signalas gali būti žodinis - pavyzdžiui, „Taip, aš manau, kad tai puiki idėja“ - arba nežodinis, pavyzdžiui, atodūsis ar ilgas pauzė, rodanti nesutarimus. Grįžtamasis ryšys leidžia siuntėjui imtis korekcinių veiksmų pakartotinai perduodant ar perrašant neteisingą pranešimą. Tačiau grįžtamasis ryšys turėtų būti teikiamas greitai, nes vėlavimas gali nužudyti verslo idėjas ir sukelti prarastas verslo galimybes.
