Nesvarbu, ar esate vieno asmens komanda, ar visavertė kompanija, turintys biuro procedūras ir gaires yra puikus būdas nustatyti tam tikras pagrindines verslo taisykles. Tai ne tik padeda jums atlikti kasdienes užduotis, bet taip pat gali padėti naujiems darbuotojams, kai jie pradeda darbą, ir jūsų įsitvirtinusiems darbuotojams, kai jie turi patikrinti administracinius klausimus.
Gairių nustatymas ir jų prieinamumas
21-ojo amžiaus biuro vadovo sukūrimas yra puiki vieta pradėti. Į biuro vadovą turėtų būti įtraukti svarbūs jūsų verslo aspektų procesai ir procedūros bei paminėti visus svarbius federalinių, valstybinių ir vietos darbo įstatymų punktus. Įtraukti informaciją apie atostogų politiką, nediskriminacinę politiką ir darbuotojų kompensacijas.
Taip pat galite įtraukti savo įmonės misiją, viziją ir pagrindines vertybes. Tai padeda kiekvienam verslui likti sekti ir siekti to paties tikslo. Tai gali apimti darbuotojų elgesio, aprangos kodo, rūkymo, darbo valandų, darbo užmokesčio, akcijos ir naudos gaires. Padarykite savo vadovą prieinamą kiekvienam darbuotojui, siūlant jį tiek internete, tiek atspausdinus. Kopijuoti visus darbuotojus ir paprašykite jų pasirašyti patvirtinimo laišką, kuriame sakoma, kad jie perskaitė gaires ir jas supranta.
Technologijų pastaba XXI amžiuje
21-ojo amžiaus biure svarbu integruoti technologijas į jūsų gaires. Nepriklausomai nuo pramonės, kurioje dirbate, technologija atlieka svarbų vaidmenį biuro procedūrose. Daug dalykų daroma kompiuteriuose ir išmaniajame telefone. Nuspręskite, ar jūsų įmonė leidžia naudoti biuro technologijas dėl asmeninių priežasčių ir kokios jūsų saugumo priemonės yra. Ar darbuotojai gali naudoti savo telefonus dirbdami? Nustatydami tokias taisykles galėsite išspręsti bet kokius nesutarimus prieš jiems įvykstant.
Kiekvieno vaidmens ar skyriaus gairių kūrimas
Priklausomai nuo jūsų verslo, galite nuspręsti nustatyti procedūras kiekvienam departamentui ar kiekvienam įmonės vaidmeniui. Pavyzdžiui, jei turite gamybos padalinį, jų procedūros neabejotinai skirsis nuo pardavimų skyriaus ir jūsų rinkodaros skyriaus. Parašydami kasdienę kiekvieno verslo srities tvarką, greičiau padėsite įdarbinti naujus darbuotojus ir galėsite vadovauti patyrusiems darbuotojams, kai pamiršta, kaip atlikti tam tikrą užduotį. Nuorodos vieta taip pat padeda jums sekti viską, kas yra jūsų versle. Kai kurie biurai, turintys daugybę pakopų, gali pasirinkti įtraukti organizacinę schemą, kad kiekvienas žinotų, koks jų vaidmuo yra platesniame įmonės vaizde.
Ryšių linijų atidarymas
Jūsų gaires galima atnaujinti, kai reikia įtraukti naują svarbų elementą. Jiems nereikia būti akmenyje. Užtikrinkite, kad nuolat bendraujate su savo darbuotojais, kai ką nors pridėsite prie biuro procedūrų ar biuro vadovo. Be to, visos jūsų biuro praktikos turėtų būti lengvai prieinamos. Įsitikinkite, kad jūsų darbuotojai žino, kur gali kreiptis pagalbos, jei turi klausimą dėl atostogų laiko, mobiliojo telefono naudojimo, darbuotojų kompensacijos ar bet kokios kitos modernios biuro praktikos.
