Trumpai. Jei galvojate apie tai, lingvistai negalėjo pasirinkti geresnio termino, kad apibūdintų verslo dokumentus, kuriuose apibendrinama informacija apie „reikia žinoti“ vadovams, neturintiems laiko ar polinkio nuvilti per didžiules disertacijas. Jei paprašoma parengti informacinę ataskaitą, turėkite omenyje žodžius „glaustai“ ir „pitypą“, kai ekstrapoliuojate pagrindinius duomenis, kuriuos jūsų viršininkai tikisi rasti. Imtis dviejų žingsnių metodas: pagalvokite kaip rašytojas, kai traukiate duomenis iš ataskaitų, tada tapote redaktoriu, kurio tikslas yra pasverti kiekvieną žodį dėl poveikio, paliekant kritinius duomenis nepažeistus.
Suprasti informavimo ataskaitos tikslą: vadovai siekia „analizės, o ne pačios analizės“.
Pradėkite trumpą, nurodydami problemą / situaciją, paaiškinkite jo tinkamumą ir pakartokite - tiksliai, tiksliai kalba - pagrindinėje ataskaitoje pateiktus įrodymus ir išvadas. Priimkite žurnalisto atvirkštinę piramidę, kad sutvarkytumėte savo trumpą laiką. Ekstrapoliuokite ir tada įsipareigokite užrašyti svarbiausius duomenis pradžioje. Pridėkite mažiau svarbią informaciją mažėjančia tvarka, kad sukurtumėte trumpą tekstą.
Naudokite paprastą anglų kalbą, neturinčią sensacingumo, superlatyvų ir pūkų, kad pagerintumėte savo trumpą laiką. Įtraukite tvarkaraščius, įvairias perspektyvas, nes jos remia ar paneigia disertaciją ir viską, kas yra jūsų tikslinės auditorijos nomenklatūroje. Stengtis pateikti trumpą savarankišką santrauką, kuri nereikalauja jokių priedų ar pašalinių dokumentų, kad paaiškintumėte svarbius pradiniame pranešime nurodytus dalykus.
Naudokite antraštes, sub-heads ir bullet punktus, kad padėtų vadovams judėti per trumpą pranešimą. Peržiūrėkite ilgas dalis ir supjaustykite jas, kad sugriežtintumėte ataskaitos tempą. Pateikite konkrečius matavimus ar numerius, kad nieko nebūtų palikta vaizduotei. Patikrinkite kiekvieną tikslumą. Visų pirma, jei yra duomenų neatitikimų, paaiškinkite, kodėl jie įvyko.
Pateikite savo informacinį pranešimą objektyvumo bandymui, kad įsitikintumėte, jog jūs praleidote šališkumą, kad nekiltumėte pavojaus, kad apklausiami duomenys ir jūsų gebėjimas suformuluoti tokio pobūdžio ataskaitą.Atkreipkite dėmesį į atsargumą, jei pagrindinėje ataskaitoje, iš kurios matote duomenis, nėra tiesioginių išvadų. Atvirkščiai, nurodykite, kad nėra jokio nesusipratimo apie jus, autorių, nepalikdami kritinės informacijos.
Patarimai
-
Būtinai diferencijuokite savo informacinę ataskaitą iš santraukos, ilgesnio dokumento, kuriame gali būti iki 10 puslapių, ir įeina į kvietimą veikti, kuris nepriklauso vykdomosios valdžios organui.
