Lėtas užsakymų įvykdymas gali sumažinti jūsų įmonės teikiamos klientų aptarnavimo kokybę. Mažesnės kokybės klientų aptarnavimas galiausiai paveiks finansinę jūsų verslo liniją. Kaip greitai ir efektyviai apdoroti pirkimo užsakymus, jūsų įmonė turės reikiamų reikmenų, kad daiktai išliktų laiku. Naudojant „Microsoft Outlook“ el. Pašto klientą, norint išsiųsti užsakymo patvirtinimo užklausas, galima racionalizuoti prekių ar didmeninių prekių užsakymo procesą, tuo pačiu užtikrinant, kad laikotės tinkamų pirkimo procedūrų.
Paruoškite Pirkimo užsakymą
Eikite į „Microsoft Office“ pirkimo ir pardavimo užsakymų šabloną ir pasirinkite šabloną. Įsitikinkite, kad galite atidaryti, redaguoti ir išsaugoti šabloną programoje savo kompiuteryje. Sukurkite šablonus naudodami „Microsoft Excel“, „Microsoft Word“ ar kitą taikomą programą.
Pasirinkite „Atidaryti“, kai spustelėsite mygtuką „Atsisiųsti“, kad pasirinktas šablonas būtų atidarytas pasirinktoje programoje. Tinkinkite šabloną, kad jis atitiktų jūsų poreikius ir išsaugotų jį savo kompiuteryje.
Sukurkite ir išsaugokite savo pritaikytą šabloną, jei jums nepatinka nė vienas iš „Microsoft“ turimų šablonų. Jei reikia, „Microsoft“ šablonus galite naudoti kaip vadovą.
Sukurkite „naują dokumentą“ pagal savo šabloną naudodami programos meniu. Nuorodos naudojimas nesuteiks prieigos prie šablonų. Užpildykite dokumentą ir išsaugokite jį savo kompiuteryje.
Jei norite sukurti pirkimo pavedimus, naudokite finansinę programą, kad nusiųstumėte pirkimo užsakymą. Kai kurios finansinės programos, pvz., „QuickBooks“, turi „Microsoft Outlook“ integraciją, todėl jūs galite nusiųsti pirkimo užsakymą patvirtinti tiesiogiai iš programos.
Eksporto pirkimo užsakymus iš finansinės programinės įrangos be „Microsoft Outlook“ integravimo, jei įmanoma, naudokite skaičiuoklę ar žodį. Jei tai neįmanoma, išspausdintą užsakymą spausdinkite kaip PDF dokumentą ir išsaugokite jį savo kompiuteryje.
Siųsti pirkimo užsakymą
Atidarykite „Microsoft Outlook“ ir viršutiniame kairiajame kampe spustelėkite „Naujas“ mygtuką, kad atidarytumėte naują pranešimą.
Eikite į skirtuką „Įterpti“. Spustelėkite „Pridėti failą“ ir pereikite prie pirkimo užsakymo, kad pasirinktumėte. Spustelėkite mygtuką „Įterpti“, kad pridėtumėte jį prie el.
Nustatykite šrifto dydį iki 14 ir šrifto spalvą - juodą. „Aš peržiūrėjau ir patvirtinu pridedamą pirkimo užsakymą“. Pradėkite naują eilutę.
Nustatykite šrifto dydį iki 11 ir šrifto spalvą - į pilką. Tipas „Peržiūrėkite pridėtą pirkimo užsakymą ir atsakykite į šį el. Laišką. Įveskite žemiau „Y- Jūsų vardas“, kad patvirtintumėte pirkimo užsakymą arba „N- Jūsų vardas“, jei norite atmesti pirkimo užsakymą. Pastaba: Atsakymas turi būti gaunamas iš el. Pašto paskyros, į kurią jis buvo išsiųstas.
Praleiskite keturias eilutes ir nustatykite šrifto dydį iki 14 ir šrifto spalvą - juodą. „ Aš nesu įgaliotas patvirtinti šio pirkimo užsakymo.“ Pradėkite naują eilutę.
Nustatykite šrifto dydį iki 11 ir šrifto spalvą - į pilką. Įveskite „Atsakyti siuntėjui. Įdėkite X aukščiau esančiame lauke, jei nesate įgaliotas patvirtinti šio pirkimo užsakymo ir jei žinote, kas yra, įtraukite pavadinimą, pavyzdžiui, X - Bill Smith."
Patarimai
-
Išspausdinkite patvirtinto pirkimo užsakymo el. Laiško kopiją ir pridėkite ją prie pirkimo sąskaitos faktūros, kad dokumentuotumėte, jog pirkimas buvo patvirtintas.
Įspėjimas
Fizinio parašo gavimas yra saugesnis už el. Pašto patvirtinimą, nes kitas asmuo gali prisijungti prie asmens el. Pašto paskyros, jei jis yra pasirašytas visą dieną.
