Paveikslėlis: skambinkite tiekėjui užsakyti kai kuriuos valdiklius ir nufotografuokite, kad patvirtintumėte. Problema yra ta, kad jie siunčia jums penkis atvejus vietoj keturių ir nusileidžia jums didesnę sąskaitą, nei tikėjotės. Kadangi jūs neturite nieko teisinio, kad pardavėjas būtų atskaitingas, jūs neturite daug sugrįžti. Jūs galite pykti ir grasinti atsisakyti mokėjimo, bet tai gali tapti nepatogus ir sugadinti jūsų santykius. Ką daryti? Ateityje galite apsvarstyti galimybę įsigyti pirkimo užsakymo sistemą. Gamintojų organizacijos atlieka svarbų vaidmenį kontroliuojant verslo pirkimus, padėdamos jums stebėti užsakymus ir valdyti mokėjimus už atliktą darbą.
Kas yra pirkimo užsakymas?
Pirkimo užsakymas yra oficialus prekių ir paslaugų užsakymo patvirtinimas. Jis veikia kaip verslo ir tiekėjų sutartis, todėl tiekėjas tiksliai žino, kas užsakyta, ir įmonė tiksliai žino, kokie produktai ir paslaugos bus pristatytos, ir kokia data. Kai tiekėjas priima pirkimo užsakymą, jis sukuria teisiškai privalomą abiejų šalių sutartį. Taigi, jūs niekada nebus įstrigę papildomų dalykų, kurių nereikia, ir tiekėjas yra apsaugotas, nes dabar jis turi teisinių įrodymų, kad užsakytos prekės ir paslaugos. Jei nesukūrėte pirkimo užsakymo, klientas apskritai nebūtų privalomas.
Kaip pirkti užsakymus?
Pirkimo užsakymai atrodo panašūs į sąskaitą faktūrą. Vienintelis skirtumas yra tas, kad pirkėjas juos sukuria, o ne pardavėjas. Paprastai pirkimo užsakyme bus pateikta ši informacija:
- Pirkėjo įmonės informacija.
- Pristatymo / atsiskaitymo adresas.
- Tiekėjo įmonės informacija.
- Išsami informacija apie užsakymą - produktas, kiekis, kaina ir pristatymo data.
- Pirkimo užsakymo data.
- PO numeris.
Taip pat gali būti konkrečių užsakymo sąlygų, pavyzdžiui, kai mokėjimas turi būti atliktas. Daugelis įmonių kuria standartizuotą pirkimo užsakymo dokumentą, kuriame pateikiama bendra informacija, kad būtų užtikrintas nuoseklumas.
Kas yra pirkimo užsakymo numeris?
Jei pirkinio užsakyme yra vienas elementas, kurį reikia įtraukti, tai yra PO numeris. PO numeris yra unikalus nuorodos numeris, kuris leidžia lengviau suderinti pristatymus su pirkimais, kai jie atvyksta. Jų naudojimas turėtų pagreitinti jūsų sąskaitų faktūrų apdorojimą, nes galite lengvai stebėti, kada buvo atlikti mokėjimai pagal konkrečius užsakymus. Taip pat sumažinama neteisingų mokėjimų rizika, nes jums nebus mokama už sąskaitas faktūras, kuriose nėra atitinkamo PO.
Štai pavyzdys. Tarkime, jums reikia naujo rinkinių rinkinių. Jūs sukuriate pirkimo užsakymą su dydžiu, kiekiu ir specifiniais reikalavimais, skirtais spintelėms, ir nusiųskite jį gamintojui. Kai gamintojas patvirtina pirkimo užsakymą, jis sukuria teisinę sutartį tarp abiejų šalių. Gamintojas išsiųs jums spintas ir išsiųs sąskaitą faktūrą už visą mokėtiną sumą. Šioje sąskaitoje faktūroje bus nurodytas PO numeris. Taigi, gavus sąskaitą faktūrą, galite ją patikrinti pagal pirkimo užsakymą, kad įsitikintumėte, jog abu dokumentai atitinka. Jei taip, eikite į priekį ir mokėkite. Jei ne, kažkas padarė klaidą, kurią reikia ištirti.
Kaip integruoti pirkimo užsakymo sistemą į savo verslą?
Jei anksčiau niekada nenaudojote gamintojų organizacijų, jums bus atleista, nes manote, kad tai taip paprasta, kaip nustatyti pirkimo užsakymo šabloną „Microsoft Word“ arba jūsų apskaitos programinėje įrangoje. Šios parinktys puikiai tinka kuriant fizinio pirkimo užsakymo dokumentą, tačiau yra keletas papildomų dalykų, kuriuos reikia apsvarstyti prieš integruodami PO sistemą į savo verslą:
Kas tai daro?
Pirminis pirkimo užsakymo administratorius turėtų kontroliuoti pirkimo užsakymo sistemą. Tai centralizuos jūsų pirkimą ir suteiks aiškų įrašą apie tai, kiek pinigų išleidžiama. Kai tik sukuriamas PO, administratorius gali nedelsdamas įvertinti išlaidas į bendrovės biudžetą. Iš esmės, pradėsite kreditines korteles iš bendrojo personalo rankų.
Koks yra reikalavimo iškėlimo procesas?
Kiekvienas PO procesas prasideda rekvizitu. Tai yra užsakymo užsakymas, kurį darbuotojai atlieka, kai jiems reikia pirkti prekes ar paslaugas. Jums reikės sukurti standartizuotą rekvizavimo šabloną, kurį turi naudoti visi darbuotojai. Daugelis mažų įmonių leidžia savo darbuotojams paprasčiausiai siųsti el. Laišką savo vadovui, kuris palaikys ryšį su administratoriumi, kad galėtų skirti biudžetą, gauti patvirtinimą dėl pirkimo ir pakelti reikiamą PO.
Pridėjus rekvizavimo sistemą, darbuotojai, prieš pirkdami prekes, turi gauti centralizuotus pirštus, kad niekas nepatektų į plyšius. Netrukus turėsite pakankamai duomenų, kad galėtumėte stebėti, kaip darbuotojai naudojasi ištekliais ir atsiskaitymo vietoje modeliai, pvz., Ar yra galimybių tiekėjui pirkti diskontuotą kiekį?
Kaip prisijungsite PO?
Administratoriai gali nuspręsti patvirtinti, atmesti arba pažymėti rekvizitą tolesnėms diskusijoms. Patvirtinus rekvizitą, PO administratorius privalo paskirti užsakymo numerį PO - galite naudoti bet kokį norimą raidinį ir skaitmeninį kodą ir įrašyti jį PO registre. Registrų tvarkymas užtikrina, kad pirkimai išliktų. Galite peržiūrėti rekvizito poveikį prieš jį patvirtindami ir atnaujinti savo biudžetą kiekvieną kartą, kai iškyla PO. Tai taip pat yra svarbi audito sekų dalis, užtikrinanti, kad nebūtų tiekiamų prekių ir mokėjimų.
Kaip valdysite pardavėjus?
Žinoma, jums reikės leisti savo tiekėjams žinoti, kad pereinate prie PO sistemos. Tai yra taip paprasta, kaip susisiekti su savo pardavėjais ir informuoti juos, kad pateiksite pirkimo užsakymą prieš atlikdami bet kokį mokėjimą už prekes. Kaip jūs gaunate PO pardavėjui, dažniausiai administratorius el. Paštu išsiųs jį tiesiogiai gavėjui.
Kai pardavėjas gauna pirkimo užsakymą, prieš pasiruošdami pristatyti prekes, jie turėtų atidžiai patikrinti, ar nėra klaidų. Daugelis didesnių tiekėjų yra įpratę pirkti pirkimus ir turi sistemas, kurios paskatins jūsų paskyrą, jei bandysite įsigyti be PO.
Kaip suderinsite sąskaitos faktūros mokėjimus su PO registru?
Jei tvarkote naujausią PO registrą, tada suderinti sąskaitas ar kredito kortelių ataskaitas su pirkimo užsakymu nėra itin sunku ar daug laiko reikalaujantis. Jūs tik norite pažymėti bet kokį pirkimą, kuris nebuvo įrašytas su PO. Tada tai yra mokymo personalo atvejis, kad ateityje būtų pašalintas pernelyg didelis pirkimas.
Ar automatizuoti pirkimo užsakymo procesą?
Vietoj to, kad dirbtumėte rankiniu būdu, galite nuspręsti investuoti į kai kurias mažųjų įmonių savininkų pirkimo programas. Šios sistemos gali automatiškai automatizuoti jūsų prašymus ir įprastinius patvirtinimus ir automatiškai generuoti gamintojų organizacijas, todėl visa tai yra daug mažiau sudėtinga. Jie taip pat tvarko pirkimo dokumentus iš vienos centralizuotos vienoje vietoje, prieinamą iš bet kurios vietos, todėl lengviau valdyti pirkimo užsakymus kelyje. Kai kuriose sistemose yra kitų naudingų funkcijų, pvz., Tiekėjų katalogas, kad pirkėjų užsakymai būtų lengviau ir patogiau jūsų darbuotojams.
Platformos yra tokios plačios, kaip ir ilgos, ir internete yra daug peržiūros svetainių, kurios padės susiaurinti parinktis. Kaip visada, pasinaudokite demo ir nemokamų bandomųjų laikotarpių privalumais, todėl įsitikinote, kad prieš pirkdami teisingai nusprendėte.
