Trumpos ataskaitos yra veiksminga priemonė bendrauti su generaliniu direktoriumi, kuris paprastai yra užimtas vykdomasis direktorius. Jie gali būti naudojami pranešti apie projekto, savaitės ar mėnesio finansinių prognozių eigą arba ataskaitas apie gamybos operacijas. Skirtingai nuo išsamių ataskaitų, reikalaujančių išsamių tyrimų ir detalių, trumpoms ataskaitoms reikalinga tik pagrindinė, bet svarbiausia informacija. Trumpos ataskaitos rašymas yra panašus rašymo būdas, išskyrus tai, kad santrauka, fonas, turinys, išvados ar rekomendacijos yra glaustos.
Surinkite duomenis, susijusius su projektu, apie kurį pranešate. Padarykite tai naudojant turimus duomenis, pvz., Finansines ataskaitas, galimybių ataskaitas ir jau atliktus tyrimus. Naudokite atitinkamą informacinę medžiagą, pvz., Knygas ar informaciją, gautą iš informuotų trečiųjų šalių, pvz., Pramonės ekspertų, kaip savo ataskaitos duomenis.
Įrašykite datą, generalinio direktoriaus, kuriam siunčiate ataskaitą, pavadinimą, savo vardą, parašą ir ataskaitos temą viršutiniame kairiajame popieriaus kampe.
Trumpai apibendrinkite ataskaitos turinį, nurodydami problemą, išvadas, iki šiol pasiektą pažangą arba pasiūlymą išspręsti šią problemą. Trumpai nurodykite, ko tikitės iš projekto naudos.
Apibūdinkite foną, parašydami trumpą vykdomo projekto ar verslo užduoties, apie kurią pranešate, istoriją. Įtraukite žmonių, dalyvaujančių užduotyje ar projekte, pavardes, pvz., Projekto komandos narius, mokytojus ar padalinių vadovus. Pateikite tolesnį paaiškinimą apie tai, kas yra užduotis ar projektas.
Parašykite ataskaitos tekstą arba turinį, įtraukdami 1 etape surinktus duomenis ir duomenis. Pateikite trumpą išvadų analizę ir nurodykite, ką jie reiškia visam projektui ir verslui. Į analizę įtraukite diagramas, klausimynus, apklausas ir nuorodas.
Sudarykite išvadą trumpai nurodant projekto ar užduoties būklę. Pateikite rekomendacijas tik tada, kai to paprašė generalinis direktorius. Pateikite dvi trumpas ir svarbiausias rekomendacijas, kuriose apibendrintos visos kitos rekomendacijos, kurias kitaip pateiktumėte ilgesnėje ataskaitoje.
Patarimai
-
Nors šis pranešimas trumpas, jis neturėtų palikti skaitytojui neatsakytų klausimų. Pateikite visą reikalingą informaciją aiškiai ir tiksliai.
