Visi finansiniai sandoriai bet kuriai organizacijai galiausiai ar kitaip perkeliami į pagrindinę knygą. Kai apskaitos tikslais naudojama kompiuterio programa, dauguma finansinių duomenų siunčiami į antrinę knygą, pvz., Mokėtinas sąskaitas ar gautinas sumas, kurios automatiškai skelbiamos pagrindinėje knygoje. Tačiau kai kurie įrašai turi būti paskelbti tiesiai į pagrindinę knygą. Sandoriai, kurie dažnai siunčiami tiesiai į pagrindinę knygą, yra kapitalo išlaidos, palūkanų kaupimas, nusidėvėjimo kaupimas, koregavimai, kurie bus atšaukti per kitą ataskaitinį laikotarpį, ir kiti paskyros koregavimai, kurių negalima atlikti per antrinę knygą. Kai siunčiate į pagrindinę knygą, reikia atkreipti dėmesį į tai, kad yra tiksli, nes klaidų ištaisymas su keliais pagrindiniais įrašais daro netvarkingus apskaitos įrašus. Nepaisant to, skelbimas į pagrindinę knygą nėra sudėtingas.
Surinkite visus dokumentus, susijusius su įrašais, kuriuos reikia paskelbti į pagrindinę knygą. Tai gali būti pirkimo sutartys, nuomos ar paskolos sutartys, amortizacijos grafikai ir nusidėvėjimo grafikai.
Paruoškite skaičiuoklę savo kompiuteryje arba popieriuje, išsamiai aprašydami kiekvieną pagrindinį įrašą, kurį reikia paskelbti. Įtraukite išsamų pagrindinio įrašo aprašą, tikslią sąskaitą, kurią norite nurašyti, ir sumą, o tada atitinkamą paskyrą, kurią norite įskaityti, ir sumą. Išlaikykite debeto sumas stulpelyje kairėje ir kreditus dešinėje.
Iš viso debetų ir kreditų už visus savo pagrindinio įrašo įrašus ir įsitikinkite, kad jūsų debeto ir kredito sumos yra tokios pačios. Jei paruošėte savo skaičiuoklę kompiuteryje, spausdinkite jį norint gauti nuorodą, kai įvedate duomenis į savo pagrindinį viršininko modulį.
Prisijunkite prie savo pagrindinės knygos modulio savo apskaitos programoje kompiuteryje. Patikrinkite, ar jūsų pagrindinės knygos data nustatoma kaip laikotarpis, kuriuo norite paskelbti įrašus. Tai svarbu, nes įrašai dažnai skelbiami antraštėje po laikotarpio pabaigos. Pavyzdžiui, nors dabartinis mėnuo iš tikrųjų gali būti vasario mėn., Gali būti, kad sausio mėn. Paskelbsite pagrindinio įrašo įrašus, taigi šiuo atveju įsitikinkite, kad jūsų pagrindinės datos data yra sausio mėn.
Pagal savo apskaitos programinės įrangos vartotojo vadovą įveskite savo bendrojo vadovo įrašus į savo bendrojo vadovo modulį.
Išspausdinkite savo nepaskelbtų bendrosios knygos įrašų ataskaitą. Išbandykite savo bendrųjų knygų įrašus, patikrinkite savo skaičiuoklę (ir prireikus pridėkite mašinų juostas), kurias jau paruošėte. Atlikite visus reikalingus pataisymus savo pagrindinio įrašo įrašuose. Dar neskelbkite pagrindinėje knygoje.
Padarykite kompiuterio atsarginę kopiją iš savo pagrindinių knygų duomenų. Pažymėkite savo pagrindinės knygos atsarginę kopiją ir saugokite ją saugioje vietoje.
Paskelbkite savo bendrosios knygos įrašus pagal apskaitos programinės įrangos vartotojo vadovą. Atspausdinkite išsamų įrašų, kuriuos paskelbėte savo pagrindinėje knygoje, įrašą. Laikykite juos atitinkamose rinkmenose arba knygų knygose kaip dalį savo nuolatinių apskaitos įrašų.
Patarimai
-
Visada kruopščiai užregistruokite visus įrašus, kuriuos siunčiate į pagrindinę knygą, nes niekada negalėsite būti tikri, kad vėliau galėsite paaiškinti savo pagrindinio įrašo įrašus. Saugokite savo dokumentaciją kaip nuolatinių apskaitos įrašų dalį. Jei nenaudojate kompiuterio, o atlikite apskaitą tik popieriuje, rankiniu būdu įrašykite arba skelbkite pagrindinio įrašo įrašus savo knygose visuotinai pripažintame apskaitos formate, užtikrindami, kad atnaujinsite visų susijusių sąskaitų likučius. Visuomet kruopščiai užregistruokite savo pagrindinio įrašo įrašus ir saugokite savo apskaitos įrašus labai saugioje vietoje.
