Vienintelio šaltinio pagrindimas (SSJ) yra reikalavimas daugelyje įstaigų, kuriose norint įsigyti daiktų (prekių, įrangos, paslaugų ir pan.) Virš tam tikros piniginės ribos, reikia daugelio faktų paaiškinimo, kodėl minėti elementai gali būti gaunami tik iš vieno šaltinio. Daugelis mano, kad SSJ rašymas yra sudėtingas ir nesupranta, kodėl paaiškinimas, kad tai yra elementas, kurį jie nori įsigyti, yra pakankamai pagrįstas. Tačiau pirkimo skyrius turi turėti pagrįstų priežasčių, kodėl šių prekių negalima įsigyti per pilną ir atvirą konkursą, kai bet kuris galintis pardavėjas gali pasiūlyti sutartį. Nors dauguma įstaigų turi savo šablonus, reikalingus atitinkamam SSJ prašymui, šiame straipsnyje aprašomi pagrindiniai žingsniai, kuriais paveldimi visi tokie pirkimo reikalavimai.
Nurodykite teksto apdorojimo dokumentą kaip vienintelio šaltinio pagrindą konkrečiam pirkimo užsakymo numeriui, jei taikoma, ir nurodykite visus institucinės politikos numerius, kodėl vienintelis šaltinis reikalingas šiam rekvizavimui.
Apibūdinkite konkrečius elemento naudojimo būdus. Konkrečiai nurodykite, kas bus elementas ir ką ji darys. Įtraukite čia visus projekto numerius ir pavadinimus, kuriuos atitinkama medžiaga rems.
Nurodykite skiriamuosius elemento bruožus ir kodėl tai yra vienintelis, kuris tenkins reikalavimus. Tai gali būti esamos sistemos papildymas arba esamos sistemos pakeitimas. Autorių teisės ir prekių ženklai gali būti taikomi čia, priklausomai nuo situacijos.
Paaiškinkite, kas atsitiktų, jei būtų perkamas kitas, nevienodas elementas. Įtraukti visus mokymų vėlavimus, standartinių veiklos procedūrų pakeitimus ir tt, kurie kainuotų institucijos laiką, lėšas ir bendrą projektų užbaigimą.
Apibūdinkite atliktą darbą, kad nustatytumėte, kokie kiti, panašūs daiktai siūlomi iš kitų pardavėjų, ir kodėl šie elementai neatitinka ankstesniuose etapuose nustatytų reikalavimų. Tam gali prireikti aiškiai nurodyti: įmonių pavadinimus, kontaktinę informaciją ir kai kuriais atvejais galiojančias kainas.
Įtraukite SSJ pirminio kontakto pavadinimą, pavadinimą ir kontaktinę informaciją (tai neturi būti asmuo, kuris jį parašė) ir pridėkite kopiją kartu su užsakymu.
Patarimai
-
Visada laikykitės siūlomo institucinio šablono SSJ, jei jis yra prieinamas, nes tai yra labiausiai tikras ugnies būdas gauti vieną patvirtintą. Pasikalbėkite su kitais, kurie parašė SSJ, ir paprašykite pamatyti savo sėkmingų pareiškimų pavyzdžius. Panašiai, sėkmingai pateikę dokumentą, saugokite šį dokumentą saugioje vietoje ir visuose būsimuose dokumentuose remkitės tuo. Akivaizdu, kad svarbu pateikti kuo daugiau informacijos apie rekvizitus; tuo mažiau laiko, kai pirkimas turi išleisti ir grįžti į SSJ iniciatorių, tuo mažiau laiko užtruks norint gauti prekes.
Įspėjimas
Pirkimo procesas tampa vis griežtesnis, o SSJ tampa vis sudėtingesni ir sunkesni. Rimtai laikykitės šio proceso ir parodykite pagarbą procedūroms ir tikėkitės geriausiais.
