Nesvarbu, ar esate nauja ne pelno organizacija, norinti pakeisti pasaulį, ar maža grupė, bandanti pritraukti lėšų mokyklų grupių uniformoms, grynųjų pinigų dovanų priėmimas ir apdorojimas gali būti sudėtingas. Gerai suplanuoti fondų augintojai neturėtų daug nuveikti, kad patektų į rimtą karštą vandenį su IRS, taigi naudokite patarimus šiame vadove, kad sutaupytumėte laiko ir pastangų nustatydami griežtą finansinę praktiką. Sužinokite, kaip apdoroti grynuosius pinigus, atidaryti atsiskaitomąją sąskaitą ir naudoti internetą grynųjų pinigų dovanoms tvarkyti, kad jūsų grupė galėtų padėti kitiems, o ne pakartotinai paaiškinti, kaip Grupės pastangos yra garantuojamos.
Atidarykite banko sąskaitą savo organizacijos ar priežasties vardu. Paprastai tam reikalinga dokumentacija, todėl įtraukite į savo chartiją, įstatus, įstatus ir kitus dokumentų tipus, kurie gali būti naudojami kaip jūsų organizacijos misijos ir principų įrodymas.
Įgalioti du pasirašiusiuosius dėl visų grynųjų pinigų operacijų su savo banko sąskaita. Šis „dvigubas parašas reikalingas“ nebereikalingas įgyvendinti, tačiau jis toli gražu padeda nuraminti donorus ir narius, kad jūsų organizacija yra aukštyn ir aukštyn.
Parengti standartinę „grynųjų pinigų donorystės formą“ ir pareikalauti, kad kiekvienas dovanų davėjas užpildytų kiekvieną kartą, kai bus padaryta įmoka. Šioje formoje turėtų būti nurodytas donoro pavadinimas, adresas ir kita kontaktinė informacija, vieta pinigų sumai, data ir ji taip pat turėtų nurodyti visas sąlygas, kuriomis donorystė --- visa ar iš dalies leidžiama. mokesčių nurašymas. Pridėkite donorą priimančio asmens parašo eilutę.
Kvalifikuoti kiekvieną grynųjų pinigų dovaną, kad įsitikintumėte, jog ji atitinka jūsų organizacijos misiją. Įsitikinkite, kad joje nėra jokių „styginių“ ir kad nėra jokio interesų konflikto arba nesuteikta prieštaravimo, kol jūsų grupė nepriima jo.
Sutikite su standartiniu įmokų dėžutės donorų apdorojimo metodu. Naudokite tai, kas vadinama dvigubo skaičiavimo sistema, kurioje reikalaujama, kad bent du grupės nariai liudytų kiekvieną donorystės langelį. Šių dėžių fizinė kontrolė turi būti griežtai kontroliuojama. Išsamiai aprašykite laiką, datas ir žmones, kurie skaičiuoja, perleidžia, deponuoja ar kitaip perkelia donorystės langelį.
Nustatyti grynųjų pinigų donorystės apribojimus, kad būtų sukurta teisinė kontrolė ir balansas. Kai kurioms grupėms reikalingas sutarimas, kol bus galima priimti nustatytą sumą (pvz., $ 1000), kad tam tikri specialieji interesai būtų stebimi grupės vardu.
Apsvarstykite galimybę naudoti trečiosios šalies paslaugą, pvz., „Pay Pal“, kad apdorotumėte grynuosius pinigus. Nereikalaujama jokios svetainės (nors daugelis klubų lengvai gali prisijungti prie „Pay Pal“ naudodamiesi pagrindinio puslapio nuoroda) ir rėmėjai gali saugiai aukoti savo bankus ar kredito korteles. Popieriaus takas yra visapusiškas ir lengvai naudojamas. „Pay Pal“ taip pat gali nustatyti automatinius mėnesinių prenumeratos dažniems teikėjams.
Nustatykite „Excel“ (ar kitos duomenų bazės programinės įrangos) skaičiuokles, kad būtų galima stebėti visas grynųjų pinigų įplaukas. Išskaidykite grynųjų pinigų dėžutės aukas, čekius, kredito kortelių operacijas, „Pay Pal“ pajamas ir papildomas įplaukų įplaukas, kad išlaikytumėte skirtumus, kur ateina grupės pinigai iš ateities rinkodaros pastangų.
Dirbkite su bankininku ar buhalteriu, jei jūsų narystė neapima komandos nario, turinčio pakankamai lėšų. Visada atsiųskite ačiū laišką dovanų davėjams iš karto po to, kai gausite grynuosius pinigus. Šis papildomas prisilietimas, kai jis siunčiamas laiku, primena donorui apie jų indėlį, kalba apie grupės dėkingumą ir nustato būsimų kampanijų apeliacijų etapą.
