Kad galėtumėte dirbti efektyviai, būtina sekti dokumentus. Sutartys. Pasiūlymai. Sąskaitos. Sąskaitos. Licencijos. Net 21-ajame amžiuje, kai dauguma dokumentų yra skaitmeniniai, failų tvarkymas vis dar reikalingas, kad jūsų administracinės operacijos būtų vykdomos sklandžiai. Daugelis verslo dokumentų valdymo principų lieka tokie patys, ar skaitmeninė rinkmenų sistema yra nešiojamajame kompiuteryje ar debesyje.
Failų tvarkymo principai
Pagrindinis gero failų tvarkymo įstatymas yra tas, kad sistema turėtų lengviau rasti dokumentus. Jei ne, tai nėra jokio naudojimo.
Geras dokumentų rinkmenų sistema, nepriklausomai nuo to, ar ji yra pagaminta plieno spintoje, ar debesyje, turėtų padaryti, kad dokumentai būtų mažiau varginantys ir sudėtingi; jums nereikėtų praleisti kelių minučių tik suprasti, kuris failas yra šio mėnesio pardavimo ataskaita. Taip pat turėtų būti lengva gauti norimą informaciją. Geras paraiškų pateikimas nėra priklausomas nuo žmonių: jei jūsų administracijos padėjėjas arba IT žmogus išeina, jų keitimas turėtų sugebėti išsiaiškinti sistemą. Failų kategorijos turėtų būti aiškios ir lengvai identifikuojamos. Sistema turėtų padėti lengvai nustatyti ir išvalyti neaktyvius įrašus.
Lankstumas taip pat svarbus, ypač programinės įrangos srityje. Dokumentų rinkmenų sistema, kuri užfiksuoja jūsų verslą į vieną pardavėją arba vieną konkrečią kompiuterinę platformą, gali būti problema keliuose.
Sistema taip pat turi sugebėti valdyti augimą. Failai neišvengiamai kaupiasi, nes jūsų verslas auga, prideda naujų klientų ir plečia darbuotojus. Gera sistema gali tvarkyti daugiau duomenų ir dokumentų saugojimo, nei tikitės.
Failų tvarkymo privalumai
Geras verslo dokumentų valdymas gali suteikti konkrečią naudą jūsų verslui. Greitesnis dokumentų rinkimas ir gavimas padeda sutaupyti laiko, o darbuotojai tampa efektyvesni ir produktyvesni. Jei sistema sumažina failų rinkmenas, tai gali sutaupyti daug laiko ir problemų. Tai ypač pasakytina, jei ketinate kreiptis į teismą arba atliksite auditą: jei neturite pagrindinių dokumentų, tai gali sukelti nepatenkintą rezultatą.
Veiksminga, gerai apgalvota sistema sumažina kartotekų įsigijimo įrangos skaičių ir vietos, kurią reikia saugoti, skaičių. Taip pat lengviau mokyti naujus darbuotojus.
Skaitmeninė ir kietoji kopija
Skaitmeninių failų valdymo sistemos naudojimas turi daug privalumų. Skaitmeninis padavimas leidžia ieškoti dokumentų pagal raktinius žodžius, kurie gali suteikti jums reikalingą dokumentą greičiau. Gera sistema turi kitų privalumų:
- Jis gali saugoti įvairius dokumentų tipus, pvz., Tekstų apdorojimo failus, el. Laiškus ir PDF failus.
- Jis riboja prieigą prie konfidencialių dokumentų.
- Jis stebi, kas skaito dokumentą.
- Jei kas nors daro pakeitimus, galite juos stebėti. Jei reikia, galite juos atšaukti.
- Valdymas, kai galima ištrinti senesnius dokumentus.
- Tai lengva pasiekti ir redaguoti dokumentus su mobiliaisiais telefonais ir kitais mobiliaisiais įrenginiais.
Tačiau kai kurie dokumentai turi būti kopijuojami, net jei juos nuskaitote ir skaitmeninate. Taisyklėse dažnai reikalaujama saugoti verslo licencijų ir leidimų kopijas popieriuje, ne tik kibernetinėje erdvėje. Kiti dokumentai, kurie gali būti vertingi popieriuje, apima metines ataskaitas, sertifikatus, draudimo dokumentus ir vekselius. Priklausomai nuo jūsų darbo, gali būti konkrečių dokumentų saugojimo taisyklių.
Fiziniams dokumentams gresia pavojus sunaikinti nuo gaisro, žemės drebėjimo, uragano ar tiesiog vamzdžio, kuris sulaužo ir užtvindo biurą. Jūsų įmonė turėtų imtis priemonių, kad:
- Įdėkite dokumentus švariuose, saugiuose, ekologiškai stabiliuose ir ugniai atspariuose konteineriuose.
- Padarykite atsargines kopijas - skaitmenines, mikrofišas arba fotokopijas.
- Raskite vietą, kurioje galima laikyti kopijas ne svetainėje, kad jei yra gaisras ar kita nelaimė, jie neatitiks to paties likimo, kaip ir originalai.
- Atsarginė saugojimo vieta turėtų būti tokia, kurią galite pasiekti po nelaimės. Vienas iš debesų saugojimo privalumų yra tas, kad galite pasiekti informaciją bet kur, kur internetas vis dar veikia.
Jūsų įrašų indeksavimas
Norint gauti kuo daugiau naudos iš rinkmenų sistemos, jis turi būti efektyviai indeksuojamas. Standartinės kategorijos galėtų apimti, pavyzdžiui, mokesčius, sutartis, klientų korespondenciją, ieškinius, mokėtinas sumas ir gautinas sumas. Jūsų popierius ir skaitmeniniai failai turi atitikti tą pačią indeksavimo schemą. Tai padės lengviau mokyti darbuotojus žinoti, kur rasti dokumentų.
Dokumentų šalinimo taisyklės
Kai planuojate failų tvarkymo sistemą, turite išspręsti gerą dokumentų saugojimo grafiką arba gaires, kaip ilgai saugoti failus. Net ir naudojant skaitmeninę rinkmenų sistemą, tai svarbu: jei jūsų verslas tęsis ir auga, galiausiai „žaliavų sutarties“ ar pan. Paieška gali kelti dešimtys pasenusių dokumentų.
Jūsų dokumentų saugojimo tvarkaraštyje turi būti atsižvelgiama į teisinius ir verslo reikalavimus. Jei turite su mokesčių deklaracija susijusių dokumentų, pvz., Kredito kortelių sąskaitas, rodančias verslo pirkimus, IRS teigia, kad turėtumėte juos saugoti mažiausiai trejus metus po grąžinimo pateikimo. Taip ilgai IRS paprastai gali žiūrėti atgal ir audituoti. Ketverius metus saugokite darbo mokesčių įrašus ir sulaikykite septynerius metus blogų skolų.
Skirtingiems įrašams taikomos skirtingos taisyklės. Jūs galite turėti failus, susijusius su aplinkosauga, Vertybinių popierių ir biržos komisijos dokumentais, federalinėmis ir valstybinėmis darbo saugos taisyklėmis ir diskriminacijos ieškiniais. Kiekvienas reguliatorius turi savo reikalavimus. Jums taip pat reikalinga paprastų verslo įrašų politika. Pvz., Nenorite ištrinti sutarties, kol baigsite pasirašytą darbą. Įrašai, susiję su vykstančiais ginčais, neturėtų būti sunaikinti, net jei tai būtų jūsų įmonės pranašumas.
Tai jūsų atsakomybė, arba tas, kuris valdo jūsų programą, žinoti, kokius įrašus reikia laikyti ir kiek laiko. Kas tvarko įrašus, turėtų žinoti įmonės politiką ir mokyti visus savo pavaldinius. Reguliarūs darbuotojai taip pat turi žinoti apie tai. Jei, pvz., Darbuotojas siunčia ar gauna el. Laišką, kurį reikia archyvuoti, jiems reikia pakankamai mokymų, kad būtų pripažinta būtinybė.
Dėl fizinių dokumentų smulkinimas užtikrina galutinį saugaus šalinimo lygį. Skaitmeniniams failams reikalingos procedūros, kurios jas ištrina išieškojimo. Laikykitės ataskaitos, kurioje stebėsite, kokie įrašai buvo pašalinti ir kada juos sunaikino.
Saugumas ir privatumas
Masyvi hacks ir duomenų pažeidimai yra įprastas XXI amžiaus gyvenimo faktas. Tai nereiškia, kad jie yra nereikšmingi: duomenų pažeidimas gali pakenkti jūsų reputacijai, kainuoja pinigus arba sukelti teismų ar baudų bangą. Netgi informacija, kuri nuteka įmonėje, gali sukelti problemų. Keletas federalinių įstatymų reikalauja, kad jūs, pavyzdžiui, saugotumėte darbuotojų medicininę informaciją. Jei kiti darbuotojai gali pasiekti konfidencialius įrašus, galėtumėte būti teisinio skausmo pasaulyje.
Nustatydami failų valdymo sistemą, turite įdiegti saugumo ir privatumo politiką. Darbuotojų gebėjimas matyti dokumentus turėtų būti pagrįstas būtinybe. Prieiga turėtų būti grindžiama leidimų išdavimo sistema, o ne tik pasitikėti darbuotojais, kad jie nežiūrėtų į įslaptintus dokumentus.
Paprastai dokumentai bendrinami internete, kai keli darbuotojai dirba to paties projekto metu. Tai atveria dar vieną pažeidžiamumą konfidencialios informacijos išleidimui. Failų šifravimas arba failų bendrinimo sistemos, pvz., „Dropbox“ naudojimas gali padėti išvengti nuotėkio.
Tai yra dar viena priežastis, dėl kurios sunaikinti arba ištrinti senus, nereikalingus failus. Net jei jie nėra naudingi jūsų verslui, jie gali turėti konfidencialią informaciją apie buvusius darbuotojus ar klientus, kurie nenorėtų, kad jie išeitų.
Nepriklausomai nuo to, kokias taisykles gausite, būtina mokyti visus darbuotojus ne tik kaip rinkti ir gauti duomenis, bet ir konfidencialumo taisykles bei įrašų saugojimo grafiką.
