Kiekviena didelė ar maža įmonė užbaigia projektus per visą įprastą verslo eigą. Kai kurie projektai baigiami be jokių problemų, o kai kurie jų niekada nepasieks. Sėkmingai užbaigti projektai dažniausiai prasidėjo naudojant projektų valdymo sistemą, kad projektas būtų sugadintas.
Apibrėžta projekto valdymo sistema
Monash universitetas, vienas didžiausių Australijos tarptautinių universitetų, projekto valdymo sistemą apibrėžia kaip procesinių įrankių ir šablonų rinkinį, skirtą bendrai valdyti projektą per jo gyvavimo ciklą. Kalbant apie paprastesnius terminus, projekto valdymo sistema yra tai, kaip projektas yra sėkmingai užbaigtas. Projektas turi natūralų gyvavimo ciklą, kuris prasideda prieš pradedant ir vystantis, kol projektas bus baigtas. Projekte yra natūralių etapų: inicijavimas, planavimas, vykdymas, kontrolė ir uždarymas. Šiaurės Teksaso universitetas pateikia išsamų projekto valdymo resursą, projekto valdymo vadovą, kuriame išsamiai aprašoma kiekvieno etapo svarba.
Inicijavimas
Tai yra projekto pradžia, suteikianti galimybę konkrečias priežastis, susijusias su projekto verte suinteresuotosioms šalims. Suinteresuotosios šalys gali būti bet kas, tiesiogiai ar netiesiogiai paveiktas projekto. Pradiniame etape reikalaujama, kad projekto vykdytojas nustatytų projekto apimtį ir tikslus, nurodytų projekto rėmėją ir bendrą projekto išteklių kiekį bei nustatytų projekto poreikį.
Planavimas
Šis žingsnis šiek tiek sutampa su inicijavimu, bet paprastai apibrėžiamas kaip pagrindiniai planavimo veiksniai, susiję su projektu. Kai kurios pagrindinės planavimo veiklos yra: biudžeto planai, tvarkaraščiai, viešųjų pirkimų planas, projekto komandos reikalavimai ir įdarbinimas bei projekto rizika.
Vykdymas
Vykdymo etapas yra ilgiausias projekto gyvavimo ciklo etapas ir apima visų atliktų užduočių matavimą, vertinant užduotis pagal suinteresuotųjų šalių nustatytą kokybės priemonę. Kad šis procesas būtų sėkmingas, kokybės priemonės turi atitikti SMART apibrėžimą. Visos priemonės turėtų būti konkrečios, išmatuojamos, pasiekiamos, realistiškos ir savalaikės.
Valdymas
Šis etapas užtikrina, kad visos užduotys, priskirtos skirtingiems projekto etapams, būtų analizuojamos ir atitiktų projekto kokybės standartus. Šis etapas yra panašus į vykdymo etapą, tačiau jo tikslas yra iš tikrųjų įvertinti projekto našumą, palyginti faktinį našumą su tikėtinu našumu ir nustatyti bet kokius projekto našumo ar kokybės skirtumus.
Uždarymas
Paskutinis projekto gyvavimo ciklo žingsnis gali būti svarbiausias; kad projektas būtų laikomas užbaigtu, visos projekto užduotys turi būti sėkmingai baigtos. Paskutinis projekto etapas reikalauja, kad projekto vadovas atliktų projekto auditą, surengtų galutinius projekto posėdžius ir bylą bei pateiktų visus su projektu susijusius dokumentus. Kai dokumentai bus pateikti, projekto vadovas turi pateikti projekto užbaigimo ataskaitą ir turėti ataskaitą, kurią patvirtina valdymo komitetas arba projekto rėmėjas.
