Komandiniai pranešimai - tai veiksmingi susitikimai, kuriais siekiama skleisti informaciją įvairiems organizacijos padaliniams ir grupėms. Informacinės sesijos vedimas reikalauja, kad jūs būtumėte kuo organizuotas ir turėtumėte nustatytą darbotvarkę, nes svarbiausia informacija turi būti išleista be laiko švaistymo. Kita netinkama informacija gali būti išsaugota kitam susitikimui. Informacinės sesijos taip pat leidžia nariams pasiūlyti idėjas ir atnaujinimus, jei jie tinkamai struktūrizuoti.
Parengti darbotvarkę, kurioje bus aptartas kiekvienos temos konkretus laikas. Darbotvarkė padeda išlaikyti visus uždavinius ir leidžia jiems iš anksto žinoti, ko tikėtis pasitarime. Pateikite tik svarbią ir svarbią informaciją savo darbotvarkėje. Palikite laiką grupės diskusijų darbotvarkės pabaigoje.
Kreipkitės į dalyvius iš anksto elektroniniu paštu, faksu arba telefonu, kad jie galėtų paruošti medžiagą, kuri bus aptariama susitikime. Jūs galite leisti įvairiems nariams prisidėti prie skirtingų informacinių pranešimų dalių. Duokite jiems pakankamai laiko pasiruošimui, taip pat suteikite jiems laiko ribą, kad informacija, kurią jie pateiktų, yra glausta ir atitiktų paskirtą jūsų darbotvarkės dalį.
Pradėkite susitikimą su gera naujiena, pvz., Organizacijos ar departamento pažanga. Aptarti būsimą politiką ir procedūras, kurios bus įgyvendintos. Pasirinkite asmenis, kurie bus neatskiriami būsimuose planuose, kuriuos pateikiate, taip pat nurodykite pasiekiamus tikslus, kurie turi būti įvykdyti prieš kitą informaciją.
Suteikite papildomų minučių visiems atviriems klausimams ar problemoms, kurias galima aptarti. Pradžioje rengdami darbotvarkę, jūs negalėjote numatyti tų dalykų. Papildomas laikas taip pat suteikia nariams galimybę informuoti apie visus trūkumus ar problemas, kurios gali trukdyti jiems įvykdyti tam tikrą užduotį kitoje informacinėje sesijoje.
