Biudžetų kūrimas organizacijoms yra ilgas procesas, kuriam reikia daugelio padalinių ar peržiūros šaltinių. Siekiant suderinti organizacijos ar vyriausybinės agentūros poreikius su dažnai ribotomis lėšomis, būtina tvirtai priimti sprendimus ir peržiūrėti tarnybas, departamentus ar programas. Ad hoc biudžetas yra laikinas planavimo biudžetas, sukurtas biudžeto komitetams ar grupėms. Šis biudžetas dažnai yra preliminarus ir paprastai naudojamas kaip diskusijų ir koregavimų pradžia.
Kūrimas
Ad hoc biudžetai gali būti rengiami iš ankstesnių laikotarpių biudžetų, pateiktų biudžeto pasiūlymų arba profesinės finansinės analizės. Kuriant procesą nustatomi pajamų šaltiniai ir reikalingi biudžeto poreikiai, pagrįsti sutartiniais arba nustatytais išlaidų įrašais. Dažnai šie biudžetai yra labai pastebimi, kaip skaičiai buvo gauti ir kur buvo naudojami įvertinimai. Ad hoc biudžetai gali būti atliekami kasmet, kaip metinio biudžeto sudarymo proceso dalis, arba gali būti prašoma, kaip reikia projektų planavimo reikmėms.
Reikalinga
Grupės vadovaujami biudžeto sudarymo procesai turi būti pradinis biudžetas. Ad-hoc biudžetas gali būti naudojamas padėti atskiriems biudžeto komiteto nariams pasirengti susitikimams ir aptarti temas su atitinkamais departamentais. Biudžetai turi būti prieinami, kad būtų galima nustatyti būtinas įplaukas, srautus ir kategorijas, kurios turi būti galutiniame biudžete. Universitetai, ne pelno organizacijos ir vyriausybinės agentūros paprastai turi taisykles, kurias turi atitikti visi biudžetai, įskaitant ad hoc biudžetus.
Elementai
Ad hoc biudžetai apibūdina fiksuotas išlaidas, kapitalo sąnaudas ir kintamas išlaidas. Šie sąnaudų elementai skirstomi į kategorijas. Pajamos ir visi pajamų šaltiniai taip pat pateikiami pagal kategorijas. Pajamos yra gaunamų pajamų projekcija, apskaičiuota iš ankstesnės pajamų istorijos. Apskaičiavimo metodas ir prielaidos dažnai įtraukiamos į ad hoc biudžetą, siekiant padėti komiteto nariams suprasti biudžeto stipriąsias ir silpnąsias puses.
Laiko tarpas
Ad hoc biudžetas gali būti parengtas bet kuriam laikotarpiui, tačiau tai paprastai lemia funkcija, kurią ji teikia. Bendros biudžeto laiko eilutės apima mokestinius metus organizacijai ir projektui skirtą specialiųjų projektų tvarkaraštį.
Dokumentacija
Ad hoc biudžetui reikalingi papildomi nestandartinių formulių dokumentai ir visos prielaidos, naudojamos apskaičiuoti pateiktus finansinius duomenis. Dokumentai yra labai svarbūs peržiūrint biudžetą, kad būtų galima atsakyti į klausimus ir išspręsti tam tikras kategorijas tolesniam peržiūrėjimui.
