Kompiuterinės technologijos mus veda į elektroninio saugojimo erą. Visų rūšių įmonės stengiasi mažinti biuro biurą, siekdamos sumažinti išlaidas ir padidinti efektyvumą. Nepaisant to, kad vis daugiau dėmesio skiriama kompiuterizuotiems duomenims, didžiąją dalį atliktos veiklos vis dar priklauso nuo dokumentų kopijų saugojimo. Sprendimas naudoti šonines ar vertikalias rinkmenas biuro aplinkoje priklauso nuo įvairių veiksnių.
Istorinis įrašų tvarkymas
Metų bėgyje, didėjant gyventojų skaičiui ir atsiradus naujoms įmonėms, padidėjo apskaitos poreikis. Profesijoms, tokioms kaip teisė ir medicina, reikalingi išsamūs ir tikslūs rašytiniai įrašai apie klientus. Gamintojai ir mažmenininkai remiasi klientų rinkmenomis tiesioginiu pardavimu ir įrašais. Anksčiau dokumentų saugojimo poreikis sukūrė pramonės nišas įmonėms, siekiančioms patenkinti įvairius dokumentų rinkimo poreikius. Darbo vietos dokumentų saugojimas išsiskyrė iš sukrautų popierių lentynose ir užpakalinėse skylėse iki gerai apgalvotų rinkmenų sistemų, kurias siūlo daugelis gamintojų.
Vertikalios kartografavimo sistemos
Vertikalios spintos yra senesnės iš pagrindinių populiarių rinkmenų spintų. Jie gali būti pagaminti iš medžio ar metalo ir yra prieinami su dviem, keturiais ar penkiais stalčiais. Dviejų stalčių failai yra pagaminti taip, kad atitiktų standartinius stalo aukščius, kaip darbo suderinamumo klausimą. Penkios stalčių vertikalios rinkmenos paprastai yra 60 cm aukščio ir paprastai nenaudojamos darbo biuruose, nes viršutiniai stalčiai yra per dideli, kad juos būtų lengva pasiekti. Jie naudojami masės saugojimo vietose, kuriose yra didžiausia erdvė. Vertikalios rinkmenos pateikiamos dviejuose pagrindiniuose stalčių dydžiuose, kad būtų galima pritaikyti standartinius laiško ir teisinio dydžio dokumentus.
Šoninės padavimo sistemos
Šoninėse rinkmenose yra keletas aiškių pranašumų, palyginti su vertikaliais failais. Juose gali būti ir laiškų, ir legalių dydžių dokumentai. Šoninės rinkmenos paprastai suteikia net trečdalį daugiau patalpų už vertikalaus failo stalčių. Kadangi jie yra prieinami stalo aukštyje, jie atitinka dvigubą rinkmenos ir patikimumo paskirtį. Abu stalčiai lengvai pasiekiami sėdint. Jei darbo vietai reikalingas paruoštas ir pakartotinis tam tikrų failų prieinamumas, šoninė byla yra idealus padavimo sprendimas. Vien dėl šios funkcijos jie yra pageidautina vadovų ir specialistų registravimo sistema.
Padavimo patarimai
Renkantis savo verslo bylas, atidžiai apsvarstykite, kaip bus naudojami failai ir kokie darbuotojai. Pardavimų atstovų ar techninės pagalbos viduje žmonės, kuriems reikia greitai susipažinti su dokumentais, bus geriausiai aptarnaujami su šoninėmis sistemomis. Geriausia pasikonsultuoti su paraiškų teikėjais prieš tai, kai įsipareigojama teikti šonines arba vertikalias paraiškas. Dideli biuro įrangos tiekėjai turi kvalifikuotą personalą, kuris rekomenduotų efektyviausią paraiškos tipą konkrečiai verslo įmonei. Jie siūlys planavimo ir išdėstymo schemas kaip pardavimo proceso dalį.
Apsvarstykite parinktis
Konsultuokite su keliomis biuro tiekimo įmonėmis, kai svarstote failų sistemas, kad būtumėte tikri, kad gausite maksimalią naudą už savo pinigus. Apsvarstykite galimus santaupas perkant naudotus daiktus iš prekiautojų arba aukcionuose. Jei finansai yra nedideli, apsvarstykite reikalingą nuomos įrangą.
