Visos įmonės, samdančios ir prižiūrinčios darbuotojus, turėtų išlaikyti darbuotojo ar personalo bylą kiekvienam samdant darbuotojui. Žmogiškųjų išteklių vadovai turi būti atsargūs, kad į bendrąjį darbuotojo rinkmeną neįtrauktų slaptos informacijos, pvz., Medicininės, finansinės, nusikalstamos ar saugumo patikros įrašai. Šios informacijos rūšys turi būti saugomos saugomoje vietoje pagal valstybės ir federalinius įstatymus. Kitos nejautrios informacijos rūšys turėtų būti saugomos specialioje darbuotojų byloje, kad būtų galima peržiūrėti darbuotojų peržiūrą arba būti naudojamasi kaip įrodymu darbo bylose.
Preliminarūs įdarbinimo įrašai
Darbuotojo byloje turėtų būti saugoma informacija apie ryšius prieš darbą, pozicijos aprašymą, pradinio darbo prašymo kopijas, atnaujinimą, pokalbio užrašus, darbo pasiūlymus, bet kurias pasirašytas patikrinimo formas, pvz., Darbuotojo vadovo skaitymą ir supratimą.
Darbo užmokestis, darbo užmokesčio ir mokesčių informacija
Šie dokumentų tipai apima laiko lapo įrašus, darbuotojo užpildytas W-4 formas, lankomumo įrašus, tiesioginius indėlių leidimus, metinius W-2 pareiškimus ir vaiko palaikymo įgaliojimus, turinčius įtakos darbuotojo darbo užmokesčiui.
Veiklos vertinimai, apžvalgos ir incidentai
Jei jūsų įmonė atlieka periodines veiklos apžvalgas, kiekvieno darbuotojo peržiūros apžvalga turi būti įtraukta į darbuotojo personalo bylą. Be to, byloje turi būti nurodyti bet kokie incidentai, susiję su ginčais su kitais darbuotojais arba vadovybe, elgesio problemos, nebuvimo modeliai, prastas darbas ir įspėjimai raštu.
Mokymas ir švietimas
Daugeliui pozicijų reikalingas išankstinis ir tęstinis mokymas, švietimas ar sertifikavimas. Darbdaviai turėtų registruoti visas mokymo programas, kurias darbuotojas baigia. Jei darbuotojui buvo išduotas tam tikro darbo, susijusio su darbu, baigimo pažymėjimas, dokumente turi būti saugoma kopija.
Avariniai kontaktai ir privalumai
Visi darbdaviai turėtų saugoti kiekvieno darbuotojo neatidėliotinų kontaktų sąrašą, neatsižvelgiant į tai, ar darbo aplinka yra pavojinga. Be to, turi būti užregistruotos visos su darbuotojo padėtimi susijusios išmokos. Išmokos gali būti mokamos atostogos, sveikatos draudimas, studijų kompensavimo programos ir kita aprėptis.
