Verslo laiške gali būti priedų, kurie atnaujina informaciją laiške, arba pateikti papildomos informacijos, kad būtų galima geriau suprasti. Terminas „areštas“ dažnai keičiamas su terminu „aptvaras“. Nepaisant jų panašumų, jie nėra vienas ir tas pats dalykas. Suprasti skirtumus tarp šių dviejų ir kaip juos paminėti savo verslo laiškuose padarys profesionalus ir netgi suteiks jums konkurencinį pranašumą.
Patarimai
-
Jei verslo laiške nurodomas priedas arba priedėlis, skliausteliuose pažymėkite pridedamą failą arba dokumento pavadinimą.
Priedas prieš korpusą
Pirmiausia įsitikinkite, kad suprantate skirtumus tarp priedų ir aptvarų. Nors abu galite suteikti daugiau informacijos ir papildomų išteklių, jie atstovauja skirtingiems dalykams.
Kaip rodo jo pavadinimas, priedas yra dokumentas arba byla, pridėta prie laiško. Jis laikomas laiško dalimi, nes jame išryškinami pagrindiniai punktai, pateikiama daugiau informacijos arba palaikoma jūsų pareiškimas. Rašydami laišką, žr. Pridedamus dokumentus. Pavyzdžiui, galite pridėti sutartį ir paminėti jį laiške kartu su atitinkama informacija apie tai, ką ji reiškia.
Kita vertus, skydai yra atskiri dokumentai. Pavyzdžiui, jei siunčiate verslo laišką galimam naujam partneriui, galite pridėti brošiūrą, rinkos tyrimą ar palyginimo lentelę. Laiške nereikia kreiptis į šį dokumentą. Jūsų pasirinkimas priklauso nuo jūsų.
Priedai tekste
Nurodant teksto informaciją iš kito dokumento, naudokite skliaustelius paštu arba elektroniniu paštu. Skliausteliuose pažymėkite pridedamą failą ar dokumento pavadinimą. Darant prielaidą, kad laiškas yra susijęs su skundu telefonu, citatoje būtų nurodytas skundo dokumento pavadinimas, pavyzdžiui: (Pridedama: „Customer Service Journal“, 2017 5 1).
Teksto citatuose papildoma informacija pateikiama laiško turiniui. Citavimas gali būti susijęs su skaičiuoklės duomenimis, transkriptais ar kitomis raidėmis. Naudokite lengvai skaitomus failo pavadinimus, kurie aprašo dokumentą. Jei dokumentas atspausdintas, pavadinkite jį taip pat. Taip pat priimtina pridėti priedus su raidėmis, pvz., „Priedas A.“.
Kaip susieti kelis priedus
Be to, naudodami teksto citavimo priedus, taip pat priminkite savo skaitytojui laiškus, esančius laiško pabaigoje. Po parašu, esančiu apatiniame kairiajame kampe, įveskite „Priedai“. Neprivaloma išvardyti visų priedų pavadinimą laiško pabaigoje, tačiau tai yra geroji praktika, ypač jei jų yra daug. Tai leis gavėjui geriau suprasti, ko tikėtis ir kokie failai jam labiausiai reikalingi.
Kaip naudotis korpusais
Faktiniai tekstai dažnai nenurodomi, tačiau tai nėra sunki taisyklė. Jei talpyklos yra paminėtos verslo laiške arba atmintyje, naudokite tą patį metodą, aprašytą priedams. Korpuso pavyzdžiai apima atnaujinimą arba taikymą. Šie failai yra nurodyti laiško pabaigoje po pasirašytojo atspausdintu pavadinimu išilgai kairiojo apatinio paraštės.
Vienam korpusui naudokite „Enclosure“ ir daugiau nei vieną „Enclosures“. Taip pat priimtina įtraukti bendrą įtrauktų elementų skaičių, pvz., Skydus: 4. Jei laiške nurodytas dokumentas, bet jis nėra pridedamas prie jo, atkreipkite dėmesį į tai, kad „w / o korpusai“.
Rekomenduojamas Vyriausybės formatas
Vyriausybės korespondencijoje kartais skiriasi verslo laiškas ir atmintinė. Naudojant laiškus, citatas vadinamas „Enclosure“, o atmintinės paprastai vadinamos „priedais“. Šie dokumentai dažnai nurodomi tekste pagal priskirtą abėcėlės raidę, pvz., „Priedas A.“.
Išvardinkite visus priedus ar priedus, net jei reikia, kad būtų tinkamai atliktas antrasis puslapis, nurodydami „Priedai: Puslapis 2.“ Jei nuorodos dokumentas nėra prieinamas, tai pažymima įtraukiant „w / o encl“. leisti priimančiajai šaliai žinoti, kad dokumentas nėra prieinamas ir nėra pridėtas. Pasitarkite su konkrečiais vyriausybės subjektais dėl šablonų specifikos ar unikalių formatų gairių.
