Konferencijos skambučiai yra naudingi susitikimui su skirtingų vietų žmonių grupe, kuriems reikia priimti sprendimus. Advokatų grupei gali prireikti susitikti ir nuspręsti dėl savo kliento bylos strategijos, arba grupė bacheloretų gali bandyti suplanuoti vestuvių dušą. Konferencinis pokalbis gali padėti grupei žmonių priimti sprendimus per kelias minutes, o tai gali užtrukti kelias dienas el. Paštu ir gali būti neįmanoma padaryti asmeniškai.
Elementai, kurių jums reikės
-
Telefonas
-
Susitikimų planavimo programinė įranga
Nustatykite žmones, kuriuos norite pakviesti į konferencinį pokalbį. Tada nustatykite kiekvieno asmens dalyvavimo svarbą. Jei jūsų konferenciniame skambutyje yra trys ar keturi žmonės, pirmenybė pakviestam sąrašui gali būti nesvarbi. Bet jei pakviesite šešis ar daugiau žmonių, labiau tikėtina, kad bus planuojami konfliktai. Įsitikinkite, kad svarbūs sprendimų priėmėjai galės dalyvauti.
Jei norite nustatyti planavimo konfliktus, susisiekite su svarbiais dalyviais. Sužinokite, ar ir kada tie žmonės ilgam laikui išeis iš miesto, lėktuve ir negalės skambinti arba kitaip negalės dalyvauti. Surenkite susitikimų laiką šiuose konfliktuose.
Išsiųskite kvietimą visiems dalyviams. Naudokite el. Paštą, „Evite“ ar kitą kvietimų programinę įrangą. „Microsoft Outlook“ gali suplanuoti susitikimą, siųsti kvietimus ir leisti kviečiami priimti arba atmesti. Jūs greitai gausite bendrą idėją, kas gali dalyvauti ir kas negali. Kviestieji gali turėti patarimų apie laiką, kuris jiems geriau veikia, ir jie taip pat gali atsiųsti jums darbotvarkės punktus atsakymuose į susitikimo užklausą. Peržiūrėkite kvietimą pagal gautą atsiliepimą.
Suplanuokite susitikimą naudodamiesi skambučių paslauga. Yra keletas kompanijų, kurios specializuojasi konferencijų skambučių priėmime, pavyzdžiui, „FreeConference“ ir „InstantConference“. Jei jūsų kompanija dažnai rengia konferencinius skambučius, sužinokite, ar jūsų įmonė turi sutartį su konkrečia skambučio paslauga.
Išsiųskite galutinį kvietimą visiems dalyviams. Siųskite kvietimą net ir tiems žmonėms, kurie atsisakė pirminio susitikimo prašymo, jei jie vėliau bus prieinami. Būtinai įtraukite kvietime visą reikiamą informaciją, įskaitant pokalbio datą ir laiką, šalies kodą ir telefono numerį, kurį dalyviai turėtų naudoti, ir visus būtinus dalyvių kodus. Taip pat įtraukite savo kontaktinio numerio numerį, kad dalyviai galėtų su jumis susisiekti tiesiogiai, jei jiems kyla problemų skambinant.
Patarimai
-
Jei anksčiau niekada nesinaudojote konferencinio ryšio paslauga, paklauskite apie skambučių aiškumą ir naudojimo paprastumą. Yra keletas nemokamų paslaugų, o kai kurios - mokestį. Palyginkite mokestinių paslaugų kainas ir nuspręskite, kas geriausiai atitinka jūsų įmonės poreikius.
