Kaip planuoti konferencinį pokalbį. Verslo pasaulyje susitikimai yra svarbi komunikacijos dalis. Vienas iš būdų vykti susitikimus, kuriuose dalyviai gali būti skirtinguose biuruose ar netgi skirtingose pasaulio dalyse, yra planuojant konferencinį pokalbį. Nors konferenciniai skambučiai gali būti patogus būdas bendrauti, yra keli žingsniai, kurių reikia imtis norint sėkmingai planuoti. Sekite šiuos patarimus, jei norite planuoti konferencinį pokalbį.
Nuspręskite savo konferencinio pokalbio datą ir laiką. Planuodami laiką būtinai atkreipkite dėmesį į visus dalyvius, gyvenančius skirtingose laiko zonose.Jūs nenorite suplanuoti konferencinio pokalbio tam tikrą laiką prieš arba po to, kai jūsų kolegos paprastai būna biure.
Organizuokite konferencinio skambučio numerį iš savo įmonės konferencijų centro arba susisiekite su interneto tiekėju, kuris palengvina konferencinius skambučius. Dažnai tai susiję su nedidelio mokesčio nustatymu ir apmokėjimu, tačiau tai yra patogus variantas, jei jūsų įmonė neteikia konferencijų paslaugų.
Parengti susitikimo užklausą, kurioje nurodoma data, laikas ir siūloma tema. Tai turėtų būti siunčiama elektroniniu paštu konferencinio pokalbio dalyviams prieš kelias savaites, kad jiems būtų suteikta pakankamai laiko jūsų konferenciniam pokalbiui priimti. Būtinai įtraukite konkrečias rinkimo instrukcijas ir bet kokius PIN kodus, kuriuos dalyviams reikės pasiekti.
Sukurkite konferencinio pokalbio darbotvarkę. Jūsų darbotvarkė turėtų apimti tai, ką norėtumėte pasiekti konferenciniame pokalbyje, kokie rezultatai bus reikalingi po kvietimo ir kokie dalyviai bus atsakingi už kitus veiksmus.
Siųskite darbotvarkę ir papildomą informaciją, kurią dalyviai turės peržiūrėti prieš kelias dienas iki kvietimo. Galite įtraukti skaičiuokles arba ataskaitas, kuriose pateikiamas temos, kurią ketinate spręsti, fonas.
Sekite asmeniškai su bet kuriais dalyviais, kuriems dar negavote patvirtinimo nuo dienos prieš konferencinį pokalbį. Šiuo atveju skambutis yra geriausias, nes dalyvis galbūt negavo el. Laiško su susitikimo užklausa.
