Procedūros ataskaitoje apibendrinama paskirtis, apimtis ir nustatyta tvarka, kaip laikytis nustatytos politikos arba užbaigti darbo vienetą. Kaip reikalauja ankstesnės žingsnio sekos griežtumas ir sudėtingumas, procedūros aprašas gali svyruoti nuo vieno sakinio iki kelių sekcijų ar dalių.
Kadangi procedūros ataskaita yra informacijos, susijusios su procedūros vykdymu, santrauka, ji neturėtų būti parašyta iki procedūros užbaigimo.
Nustatykite procedūros apimtį ir sudėtingumą
Peržiūrėti užbaigtą procedūrą; užtikrinti turinio tikslumą ir išsamumą.
Nustatykite visus departamento darbuotojus, atsakingus už procedūrų atlikimą.
Nustatykite visus departamentų darbuotojus, atsakingus už procedūrų priežiūrą ir vykdymą.
Nustatykite visas procedūras, naudojamas procedūroje, visus eksponatus - nuotraukas, diagramas, formas, kompiuterių ekranus, ataskaitas ir kt.
Nustatykite visus neįprastus arba specialiuosius terminus, naudojamus procedūroje.
Nustatyti pagrindinius procedūros tikslus ir rezultatus.
Procedūros pareiškimo projektas
Nustatyti procedūrą; nurodykite pavadinimą arba pavadinimą, nurodantį procedūros turinį arba naudojimą (pvz., „Skundų dėl klientų skundų tvarkymas“).
Apibūdinkite procedūros paskirtį ir tikslinę auditoriją, pažymėdami konkrečius pareigų pavadinimus, atsakingus už atlikimą.
Pavyzdys: ši procedūra apima nurodymus klientų aptarnavimo skyriaus atstovams ir prižiūrėtojams įrašyti, sekti ir išspręsti klientų skundus naudojant MS-CRM sistemą.
TIKSLAS Sukurti ir perduoti klientų aptarnavimo skyriaus atstovų ir priežiūros standartinę praktiką, susijusią su klientų skundų registravimu, sekimu ir sprendimu naudojant MS-CRM sistemą.
Išvardykite pagal pavadinimą ir išvaizdos tvarka kiekvieną parodoje pateiktą eksponatą. Pavyzdžiui:
PAVYZDŽIAI: 1 paveikslas: MS-CRM prisijungimo ekranas 2 paveikslas: MS-CRM skundo įrašų ekranas 3 paveikslas: MS-CRM skundų istorijos ataskaita
Išvardykite abėcėlę ir nustatykite kiekvieną unikalų arba specialų terminą, nustatytą procedūroje. Pavyzdžiui:
ŽODYNĖLIS Asmuo: Teisės departamento atstovas, kuriam buvo paskirtas skundas. CCID: unikalus devynių skaitmenų numeris, nurodantis klientų skundą. EXT: kodas, rodantis elemento grąžinimo atidėjimo laikotarpį.
Įrašykite abėcėlės tvarka pagal pareigų pavadinimą visus darbuotojus, turinčius įtakos procedūroms, įskaitant atliktą funkciją. Pavyzdžiui:
VAIDMUO IR ATSAKOMYBĖ 1. Klientų aptarnavimo vadybininkas: prižiūrėti procedūrų kūrimą, priežiūrą ir patvirtinimą. 2. Klientų aptarnavimo atstovas: atlieka užduotis tik laikydamasis procedūros. 3. Klientų aptarnavimo vadovas: paskirsto procedūrą; prižiūri vykdymą ir mokymą.
Patarimai
-
Naudokite aktyvų balso rašymo stilių, kad pašalintumėte žodį. Pavyzdžiui, vietoj rašymo „Šios procedūros tikslas yra apibūdinti ….“ arba „Ši procedūra skirta apibūdinti …“, rašykite „Ši procedūra aprašo …“.
Įspėjimas
Standartinis procedūrų pareiškimų šablonas jau turėtų būti įdiegtas. Jei ne, reikėtų sukurti vieną, kad būtų užtikrinta, jog visi procedūrų pareiškimai turi tokį patį „išvaizdą ir išvaizdą“.
