Sukurkite išsamią savo restorano failų valdymo sistemą, kuri padės jums valdyti darbuotojus ir verslą. Dvigubos rinkmenų sistemos yra veiksmingos, ypač jei failai saugomi internete. Failai gali būti saugomi lengvai randamoje vietoje, pvz., Biuro rinkmenų spinta, taip pat gali būti apsaugoti jautrūs darbuotojai ir finansinės bylos. Fizinio popieriaus rinkmenų rinkmenų sistema turėtų būti parenkama remiantis pateiktos informacijos kiekiu, o interneto rinkmenų sistemoje yra daugiau galimybių.
Pasirinkite registravimo sistemą
Internete saugomi failai gali būti suskirstyti į konfidencialias ir atviras kategorijas. Slaptažodis apsaugo slaptą informaciją, pvz., Finansinius ar darbuotojo failus. Failai, kuriuos darbuotojai turi reguliariai pasiekti, gali būti saugomi bendrai naudojamame aplanke pagal tam tikras antraštes, pvz., Pardavėjus, tiekėjus ir techninę priežiūrą. Spintelėje saugomi failai gali būti abėcėlės tvarka suskirstyti pagal temą arba didelės apimties failus, pagal temą su subkategorijomis pagal kategoriją. Pvz., Tiekėjo faile gali būti atskiri abėcėliniai failai, kuriuose nurodomi pardavėjo pavadinimai arba jų įmonės.
Finansai
Kasdieninei veiklai, taip pat mėnesinėms, ketvirtinėms ir metinėms apskaitos ataskaitoms ir metų pabaigoje bei mokesčių rengimui, būtina sukurti rinkmenų sistemą, kuri leistų lengvai gauti finansines ataskaitas. Finansinė informacija turėtų būti saugoma saugioje vietoje, pvz., Užrakto arba slaptažodžiu apsaugotame kompiuterio faile. Dokumentai apima mokėtinas ir gautinas sumas, darbo užmokestį, paskolas ir kredito linijas, vidaus ir išorės auditus ir mokesčių apskaitą bei dienos pajamas. Kategorijas suskirstykite failus į terminus, kad reguliariai nurodytieji, pvz., Dienos pardavimų įrašai, būtų lengvai pasiekiami, o tie, kuriuos reguliariai peržiūrėsite, pvz., Ketvirčio ataskaitos, yra kabineto gale.
Užimtumas
Organizuoti tuščias ir užpildytas įdarbinimo paraiškas, orientavimo ir mokomąją medžiagą, darbo grafikus ir rašytines ataskaitas apie darbuotojų ataskaitas, skundus ar papeikimus. Pastarasis yra naudingas, jei darbuotojas pateikia skundą dėl nutraukimo, diskriminacijos ar priekabiavimo. Jei darbuotojo failuose yra sveikatos įrašų ir socialinio draudimo numeriai, suskirstykite failus į eilės tvarka ir išsaugokite skaičių klavišą kitoje vietoje.
Pardavėjai
Padalinkite tiekėjo failus į maisto, gėrimų, alaus, alkoholinių gėrimų ir restoranų tiekimo kategorijas. Įtraukti atskirus failus dabartiniams pardavėjams ir būsimiems pardavėjams. Į bylas turėtų būti įtrauktos sutarčių kopijos, užsakymo formos, kvitas, kainodaros struktūros, pristatymo tvarkaraščiai, kontaktiniai vardai ir telefono numeriai. Galite lengvai išsaugoti pardavėjo failus, esančius netoli pristatymo durų arba vadovo biure.
Draudimas
Draudimo bylos turi apimti politikos kopijas ir kiekvienos politikos atstovą atstovaujančio draudimo agento pavadinimą ir kontaktinę informaciją. Įtraukite atnaujinimo schemą, nurodydami, kada reikia peržiūrėti politiką. Neatidėliotinų atvejų atveju saugokite draudimo rinkmenų kopiją.
Statyba ir priežiūra
Nesvarbu, ar restoranas yra nuosavybė, ar nuomojasi, tvarkykite tvarkymo ir remonto įrašus. Įtraukite valymo, šiukšlių šalinimo, perdirbimo, bendrųjų priežiūros, vandentiekio ir elektros remonto paslaugų teikėjų sąrašą. Išsaugokite informaciją, skirtą vaizdo žaidimų, juke dėžių ar pardavimo automatų priežiūrai. Panašiai kaip tiekėjo failai, techninės priežiūros ir pagalbos tarnybų numeriai turėtų būti tokioje vietoje, kur bet kuris darbuotojas gali greitai juos pasiekti, pavyzdžiui, šeimininkės stendas, kasos stalas, už baro arba virtuvėje.
Sveikata ir saugumas
Išlaikyti sveikatos ir saugos dokumentams skirtą bylą. Tai apima restorano sveikatos departamento ataskaitų ir citatų kopijas, rašytines taisykles apie darbuotojų sveikatos priemones, pvz., Rankų plovimą, pirštinių ir plaukų tinklų naudojimą ir išsamias įrangos valymo instrukcijas. Taip pat įtraukite su maisto tvarkymu, paruošimu ir saugojimu susijusių procedūrų dokumentaciją. Atlikite atitinkamų taisyklių ir taisyklių kopijas ir paskelbkite jas tinkamose vietose, kur darbuotojai tikrai matys juos.
Žala ir incidentas
Sukurkite rinkmeną, kurioje būtų pateikiamos su darbuotojais ir klientais susijusios traumos. Dokumentuokite liudytojus į kiekvieną renginį ir pateikite kuo daugiau papildomos informacijos, įskaitant sužalojimo priežastį, veiksmus, kurių buvo imtasi po žalos, ir rezultatus. Įtraukite policijos ataskaitų kopijas, jei institucijos dėl kokių nors priežasčių kviečiamos į restoraną.
