Jei atsidursite valandomis, ieškodami tam tikro dokumento ar failo, gali būti laikas peržiūrėti savo biuro organizacinę sistemą. Jei turite daug failų ir aplankų, gali praeiti šiek tiek laiko, kol jie bus atlikti ir tvarkyti juos visus. Tačiau galiausiai tai bus verta, nes jūs tiksliai žinosite, kur rasti viską. Jei jaučiatės užvaldę visą biurą vienu metu, pabandykite eiti per vieną zoną per dieną, kol baigsite.
Elementai, kurių jums reikės
-
Gautieji / Siunčiamieji
-
Failai
-
Aplankai
-
Etiketės
-
Dokumentų dėžės / dėžės dėžutė
Viename stalo kampe įdėkite gautuosius ir siunčiamuosius. Visus siunčiamus vekselius, pranešimus ir kitus siunčiamus ar platinamus straipsnius laikykite siunčiamų laiškų aplanke. Išsiųskite šiuos elementus kasdien. Įdėkite gaunamus failus, dokumentus ir paštą į gautuosius. Be to, kasdien elkitės arba pateikite šiuos daiktus; tokiu būdu jie netrukdys.
Sukurkite savo failų ir aplankų kategorijas. Tai skirsis priklausomai nuo jūsų verslo tipo. Kai kurios kategorijos gali turėti akivaizdžių etikečių, pvz., Klientus, mokesčių informaciją, pardavėjus ir būsimus projektus. Sutelkti dėmesį į visų jūsų dokumentų klasifikavimą į šias dideles kategorijas.
Jei reikia, suskirstykite dideles kategorijas į mažesnes subkategorijas. Pavyzdžiui, jei jūsų įmonė turi klientų, kiekvienam klientui sukurkite vieną aplanką. Jei kliento dokumentai yra per daug, kad tilptų į vieną aplanką, šią kategoriją galite sugriauti dar toliau. Atskirkite kliento failą skirtingiems aplankams skirtingiems dokumentams.
Pažymėkite visus failus. „CNN Money“ rekomenduoja žymėti failus pagal tai, kaip jūs juos ieškosite. Pavyzdžiui, užuot pažymėję neaiškų failą „27G-28A forma“, pažymėkite jį „Sąskaitos faktūros“ arba panašią taikomą kategoriją. Tai padeda greitai rasti dokumentus.
Įdėkite visus dokumentus į laikymo spintelę, dėžę ar panašią talpyklą. Jei turite daug failų, dažniausiai laikykite juos naudodami šalia savo stalo. Jei išnaudojate biuro patalpas, saugokite failus, kuriuos galite naudoti tik vieną kartą per metus atskiroje spintelės patalpoje arba kitame kambaryje.
Laikykite atskirą dokumentų rinkinį, skirtą šiukšliadėžei, kaip tvarkote failus. Laiku suskaidant senus ir nesusijusius dokumentus, būtina išlaikyti organizuotą biurą. Jei nesate tikri, ar galite atsisakyti dokumento, paskirkite vieną aplanką, skirtą galimam šiukšliadėžei, ir saugokite dokumentą, kol negalėsite susmulkinti.
