Kompiuterizuotos apskaitos sistemos išaugo taip paplitusi, kad vos prasminga įsivaizduoti šiuolaikines alternatyvas, pagrįstas vien tik ant rankų parašytomis knygomis ir senų mokyklų prijungimo mašinomis. Tačiau lengva tapti pernelyg priklausoma nuo kompiuterizuotos apskaitos. Prieš gilindami į technologinius sprendimus, apsvarstykite galimus sunkumus, leidžiančius mašinai ir programinei įrangai saugoti visus jūsų duomenis ir apskaičiuoti esminius skaitinius santykius.
Informacijos kokybė
Informacijos, kurią teikia kompiuterizuota apskaitos sistema, kokybė priklauso nuo jūsų pateiktos informacijos kokybės. Galite įvesti kiekvieną vieną patikrinimą, gavimą ir sąskaitą faktūrą į „QuickBooks“, bet jei nenustatėte savo „QuickBooks“ sąskaitų diagramos, kad tiksliai atspindėtumėte jūsų įmonės sudėtingumą, jūsų pastangos suteiks tik dalinę ar nereikšmingą informaciją. Pvz., Jei jūsų įmonė dirba su daugeliu tipų paskyrų, pavyzdžiui, mažmeninės prekybos tinklais, plytų ir skiedinių parduotuvėmis ir tiesioginiu pardavimu klientams, jūsų apskaitos duomenys nebus ypač reikšmingi, nebent seksite šias kategorijas atskirai.
Žmogaus elementas
Nors kompiuterizuotos apskaitos sistemos naudoja technologijas sumoms apskaičiuoti ir informacijai saugoti, šiuos duomenis turi įvesti žmonės, ir šie žmonės turi būti apmokyti. Personalo mokymas programinės įrangos programose gali būti brangus, o žinios turi būti reguliariai atnaujinamos, nes kompiuterizuotos apskaitos sistemos keičiasi, kartais kasmet. Klaidos įvyksta daugelyje mokymosi kreivės etapų, o kompiuterizuota sistema, kurios formulės yra paremtos viena kitą, greičiausiai sukels akivaizdžiai paprastas klaidas, todėl problemos šaltinį dar sunkiau rasti.
Technologijų išlaidos
Beveik kiekvienas kompiuterizuotos apskaitos sistemos aspektas yra brangus. Kompiuteriai yra eksponentiškai brangesni už popieriaus knygeles, o jūsų apskaitos duomenims reikalinga programinė įranga papildo išlaidas, kurios dažnai turi būti atnaujinamos arba atnaujinamos kasmet. Jums taip pat gali tekti ištaisyti lėšas remontui arba samdyti profesionalus mokymui, individualiai programinei įrangai arba išsklaidyti ypač sudėtingus trūkumus.
Saugumas ir pastovumas
Kompiuterizuotos apskaitos sistemos yra pažeidžiamos kibernetinio saugumo klausimais. Debesys grindžiamos sistemos saugo jūsų įmonės informaciją nuotoliniu būdu, kur ji gali būti nulaužta. Jūsų sistema gali būti užkrėsta virusu, kuris sunaikina arba sugadina informaciją. Kompiuteriai taip pat periodiškai susitraukia, todėl, jei nesate ypač rūpestingi failų atsarginių kopijų kūrime, galite prarasti daug valandų darbo. Taigi, nors kompiuterizuotos apskaitos sistemos organizuoja informaciją ir atlieka skaičiavimus greitai ir efektyviai, jos gali sukurti klaidingą saugumo jausmą. Esmė yra tai, kad jie niekada negali visiškai atsidurti tiesioginėse žiniose apie sistemas ar pirmuosius susipažinimus su jūsų operacijos detalėmis.
