Rašydamas vidinį verslo laišką, reikia suprasti savo auditoriją ir sutelkti dėmesį į konkretų tikslą. Nesvarbu, kokia tema, auditorijos ir tonas yra labai svarbūs siekiant išvengti konfliktų, painiavos ir klaidingos informacijos. Siekiant užtikrinti sėkmę, sekite struktūrą, įtraukite visus reikalingus duomenis ir kruopščiai išaiškinkite. Dažnai tai gali padėti suteikti sau laiko nuo laiško sudarymo iki galutinės peržiūros, kad būtų išlaikytas objektyvumas ir sukurtas efektyviausias raštas. Todėl kruopštus planavimas ir laiko valdymas yra svarbūs rašymo proceso aspektai.
Sukurkite tinkamą pasveikinimą
Sukurkite tinkamą sveikinimą, kad atidarytumėte raidę tinkamu tonu. Naudokite „Gerbiami“, „Sveikinimai“ arba „Geras rytas / popietė“, kad atidarytumėte laišką ir parodytumėte pagarbą ir empatiją skaitytojui. Pavyzdžiui: „Gerbiami kolegos“.
Sukurkite įvadą. Įžangoje pateikiama informacija apie laiško temą, kad skaitytojas suprastų, ko tikėtis. Jūsų įvadas gali atrodyti taip:
Daugelis iš jūsų stebėjosi, kada bus baigtas statyti mūsų naujas garažas. Džiaugiuosi galėdamas jums pranešti, kad planuojama užbaigti statybą iki balandžio pirmąją savaitę.
Parašykite efektyvią kūno dalį ir vizualiai tvarkykite jį, kad skaitytojas būtų įtrauktas.
Kūno dalyje yra daugiausia informacijos, todėl organizacija yra ypač svarbi. Jei norite pabrėžti svarbią informaciją, naudokite taškus, paryškintą tekstą ar kitus metodus.
Uždarykite laišką su prestižo pabaiga. Tai reiškia, kad skaitytojui suteikiama tinkama tonas, padėkodamas jiems už laiką. Tai taip pat apima būtinos informacijos įtraukimą, jei skaitytojas turi papildomų klausimų. Pavyzdžiui:
Dėkojame už jūsų laiką ir kantrybę. Jei turite daugiau klausimų, nedvejodami kreipkitės į vadybininką toliau nurodytu el. Pašto adresu.
Spausdinkite raidę ir patikrinkite, ar nėra klaidų. Rasti bet kokius rašybos klaidas, skyrybos klaidas ar gramatines klaidas. Naudokite žodyną ir tezaurą, kad galėtumėte peržiūrėti nepatogius žodžius ar pasyvųjį balsą ir išvengti pasikartojimo.
Patarimai
-
Rašydami viduje, nepamirškite, kad jūsų dokumentą gali matyti ir skaityti kiekvienas kompanijoje. Todėl išlaikykite informaciją subalansuotą, objektyvią, prieinamą ir lyčių požiūriu neutralią.
Įspėjimas
Net jei gerai žinote savo verslo partnerius ar kolegus, rašydami venkite neoficialaus ar šnekamosios kalbos. Dokumento su ilgaamžiškumu kūrimas yra svarbus rašytiniame komunikate, o atsitiktiniai žodžiai ir frazės yra lengvai klaidingai interpretuojami.
