Nepaisant technologinės pažangos elektroninių ryšių srityje, nuo 2015 m. Fakso aparatai išlieka svarbiu dokumentų platinimo metodu. Fakso lapai turi svarbų vaidmenį įspėdami gavėjus apie tai, kas turėtų gauti faksogramą ir kas jame.
Siuntėjas ir gavėjas
Viena iš pagrindinių faksogramos viršelio funkcijų yra dokumento siuntėjo ir gavėjo identifikavimas. Nors informaciniai lapai yra neprivalomi, pagrindinės kontaktinės informacijos trūkumas gali lemti prarastas transliacijas. Jei numatomas gavėjas nepriima faksogramos, „Gavėjo“ įspėjimas ant viršelio padeda dokumentui patekti į tinkamą asmenį. Be to, fakso gavėjas, kuris atpažįsta siuntėjo vardą, gali greičiau kreiptis į dokumentą. Daugelis kompanijų turi šablonu pagrįstus fakso lapus su jų pavadinimais ir logotipais, kurie jau atspausdinti puslapyje.
Dokumento duomenys
Tipiškas fakso viršelis taip pat turi skyrių dėl priežasties, dėl kurios siunčiama faksograma, arba komentarų apie dokumento korpusą. Šis skyrius yra naudingas, kai siuntėjas kelia susirūpinimą, ar kas nors rimtai persiųs siuntimą. Jei įmonė pateikia nepageidaujamą pasiūlymą, pvz., Viršelio lape gali būti nurodyta, kad naudos gavėjas skaito medžiagą. Išsamesnė informacija apie dokumentus taip pat gali priminti gavėjui, kad faksimilinė medžiaga seka ankstesnę diskusiją ar susitarimą.
Data ir puslapio numeriai
Perdavimo data ir išsiųstų puslapių skaičius taip pat yra bendri viršelio lapo elementai. Abi yra svarbios registruojant ir tiksliai. Fakso data leidžia siuntėjui įrodyti, kad jis įvykdė tam tikrą terminą. Fakso puslapių skaičius yra labai svarbus siekiant apsaugoti nuo neišsamių transliacijų. Uždengimo lape gali būti „5 puslapiai, įskaitant viršelį.“ Tai įspėja gavėją, kad siuntimas turi apimti penkis puslapius. Jei tokių trūksta, gavėjas gali įspėti siuntėją apie nepilną dokumentą.
Papildoma informacija
Fakso viršelio puslapis taip pat naudojamas perduoti privatumo ir saugumo informaciją tam tikrais dokumentais. Vyriausybės agentūros, finansų įstaigos ir teisinės įstaigos yra tarp organizacijų, kurios gali turėti konfidencialumo ar privatumo pareiškimus ant viršelio. Šis pareiškimas įspėja gavėją apie subtilų korpuso pobūdį ir padeda užtikrinti atskaitomybę saugant konfidencialius dokumentus. Faksai taip pat gali teisiškai įpareigoti gavėją pagal sutartinius ar reguliavimo reikalavimus. Kai kurios bendrovės naudoja faksogramų siuntimą, kad išsiųstų panašius dokumentus, ir viename puslapyje yra tik viršelis su santrauka arba trumpu pranešimu.
