Verslo susitikimams reikalingas tvarkaraščių sudarymas, organizavimas, vadovavimas, registravimas ir tolesni veiksmai. Kaip jūsų projektas bus gaunamas, priklausys nuo sprendimų priėmimo ir veiksmų, kurie atsiras iš bendradarbiaujant pastangų.
Elementai, kurių jums reikės
-
Darbotvarkė
-
Susitikimų kambarys
Parengti posėdžio darbotvarkę. Darbotvarkėje pateikiami visi klausimai, dėl kurių reikia diskutuoti dėl sprendimų, reikalingų jūsų projektui ar tikslams pasiekti. Išvardinkite visus žinomus klausimus glaustu formatu su įrašų taškais. Kai bus parengta darbotvarkė, jūs žinosite šiuos klausimus ir tada jūs žinosite, kas turi dalyvauti susitikime.
Išsiųskite masinį el. Laišką arba skambinkite visiems asmenims, kuriems reikia dalyvauti susitikime, ir paprašyti jų prieinamumo su vienos savaitės laikotarpiu, jei turite keletą dalyvių. Vien tik tai gali būti nelengvas iššūkis, suteiktas užimtas tvarkaraštis. Kai turėsite visų prieinamumą, nurodykite galiojančios datos ir laiko tvarkaraščius. Planuokite pakankamai laiko susitikimui surengti ir išsiųskite pranešimą visiems dalyviams apie susitikimo datą, pradžios laiką, pabaigos laiką ir vietą bei darbotvarkės kopiją.
Rengdamiesi posėdžiui, turite pateikti darbotvarkės kopijas visiems dalyviams kartu su dokumentais, kurie bus diskusijų tema. Ekrano plokštės ir galios taškų pristatymai turėtų būti paruošti rodyti su molbertais ir visais reikalingais projektoriais, nešiojamais kompiuteriais ir ekranais. Taip pat susitikimo organizatorius turėtų būti pasirengęs vadovauti susitikimui, o įrašų valdytojas turėtų dalyvauti posėdyje, kad galėtų užsirašyti.
Susitikimo organizatorius / lyderis turi palaikyti diskusijas. Diskusija neišvengiamai sukels tangentinius klausimus ir diskutuos ne temomis, todėl lyderis turi įsitikinti, kad diskusijos galiausiai sugrįš į darbotvarkės klausimus. Lyderis taip pat turi sekti laiką ir nuolat diskutuoti, kad būtų pasiektas visas darbotvarkės klausimas. Vadovas turėtų pateikti trumpą darbotvarkės punktų aprašymą, kad galėtų pradėti diskusiją, taip pat užduoti klausimus ar paprašyti dalyvių gauti reikiamą informaciją. Vadovas turėtų sudaryti kiekvieną veiksmą su asmeniu, atsakingu už elemento užbaigimą, ir numatomą užbaigimo grafiką.
Kai visi darbotvarkės klausimai bus užbaigti, grupė, jei reikia, turėtų sudaryti tolesnį susitikimą arba reguliariai rengti susirinkimus sutartu laiku ir laiku.
Įrašų tvarkytojas turėtų užrašyti savo pastabas į posėdžio protokolą, sudarytą kontūrai. Tada protokolo projektas turėtų būti siunčiamas posėdžio dalyviams, kad jie pateiktų pastabas, pataisymus ar pakeitimus. Paskutiniai posėdžių protokolai turėtų būti paskirti dalyviams ir naudojami tolesniems veiksmams ir, jei reikia, kaip kito posėdžio darbotvarkės pagrindas.
