Verslo laiško siuntimas vienam asmeniui yra gana paprastas. Asmens vardą ir adresą rašote naudodami JAV pašto biuro formatą ir sekite „Gerb. P. Kai toje pačioje verslo laiške turite kreiptis į kelis gavėjus, tai tampa sudėtingesnė. Priklausomai nuo gavėjo vietos, jūs adresuosite kiekvieną gavėją atskirai arba naudosite „anglies kopiją“ - „cc“ - raidės apačioje.
Keli žmonės, tas pats adresas
Adresuojant kelis gavėjus toje pačioje organizacijoje, nebūtina kelis kartus pakartoti adreso. Tiesiog įrašykite kiekvieno gavėjo pavadinimą ir pavadinimą, po to nurodykite vieną įmonės adresą. Tai turėtų atrodyti taip:
Mary Harris, generalinė direktorė
Robert Martinez, patalpų direktorius
Philippa Bennett-Price, finansų direktorė
„Acme Limited“
123 „Acme Street“
Leksingtonas, KY 40505
Tuomet jūsų sveikinimas turėtų išvardyti vardus ta pačia tvarka kaip ir adresas, po to - dvitaškis (":"), pavyzdžiui, "Gerb. P. Harris, p. Martinez ir dr. Bennett-Price:" Rašymas ". ir „Philippa“: „yra visiškai gerai, jei esate pirmojo vardo terminais. Maloniai siųsti atskirą raidę ir voką kiekvienam asmeniui, todėl išspausdinkite ir pasirašykite kiekvieno gavėjo originalą.
Keli žmonės, skirtingas adresas
Kai tas pats laiškas yra skirtas keliems gavėjams skirtingose vietose, kiekvienas asmuo gauna individualiai adresuotą laišką. Nurodykite, kad išsiuntėte laišką kitiems žmonėms, įdėjus „cc:“ raidės apačioje po parašo linija, po to nurodykite kitų gavėjų pavadinimus abėcėlės tvarka. "CC" reiškia anglies kopiją, nurodant anglies popierių, kuris buvo naudojamas papildomoms dokumentų kopijoms prieš fotokopijavimo išradimą - šiandien mes naudojame frazę "mandagumo kopija". Būtinai peržiūrėkite eilutę „cc:“ kiekvienoje raidėje, kad kiekvienas gavėjas žinotų, kas yra visi kiti gavėjai. Įtraukite jų adresus, jei tai bus naudinga jūsų gavėjui.
Kai yra daug adresatų
Kai turite daug gavėjų, pvz., Komiteto narių, gali būti tikslingiau parengti vieną grupei skirtą laišką, o laiško pabaigoje - paskirstymo bloką. Priimtina pasveikinti didesnes grupes kaip žmonių grupę, pavyzdžiui, „Gerbiami investuotojų santykiai“ arba „Mieli valdybos nariai“. Jei laiškas yra platinamas viduje jūsų pačių organizacijoje, tai gerai, jei naudojate neformalų pasveikinimą „Gerbiami visi“.
Atsargumo žodis
Nors yra tam tikras etiketas, skirtas keliems adresatams adresuoti laiškus, nėra sunkių ir greitų taisyklių. Jūsų įmonė gali turėti savo stilių, kuris gali arba negali atitikti tradicinių standartų. Nuoseklumas suteikia gerą prekės ženklo įspūdį, todėl patikrinkite, ar visi jūsų darbuotojai laikosi to paties stiliaus kiekviename verslo komunikate.
