Informacija yra labai svarbi bet kokios formos įmonių - įmonių, ne pelno, akademinių ar vyriausybinių - valdymui. Be to, esminės valdymo funkcijos, skirtos kontroliuoti ir diegti įmonės išteklius jos tikslams pasiekti, būtų nesaugios, jei ne neįmanoma. Kuo didesnė organizacija, tuo svarbesni ir griežtesni informacijos reikalavimai. Informacijos rinkimas, tvarkymas ir platinimas vadovybei tapo kritine organizacine užduotimi. Valdymas įvairiais organizacijos lygmenimis atlieka skirtingas funkcijas, kurių kiekviena reikalauja skirtingos informacijos. Operacinė ir analitinė informacija yra du iš šių skirtingų tipų.
Valdymo funkcijos
Kiekvienai įmonei reikalinga tam tikra vizija, kokia ji yra, kokia ji yra ir kur ji vyksta. Vyresnysis vadovybė tradiciškai priima tokius sprendimus ir rengia vidutinės trukmės ir ilgalaikius strateginius organizacinius planus, siekdama, kad jis pasiektų pageidaujamą kelią siekiant jos tikslų.
Lygiagrečiai organizacijai reikia gaminti ir pristatyti savo klientams reikalingas prekes ir (arba) paslaugas kasdien, kas savaitę ir kas mėnesį ir efektyviai valdyti šį procesą.
Strateginiai informacijos reikalavimai
Informacija, reikalinga strateginiams sprendimams priimti, apima organizacijos paslaugų paklausos pokyčių ir tipų pokyčių prognozes; išteklių, kuriuos organizacijai reikės gaminti savo prekes ir (arba) paslaugas, įskaitant darbo jėgą, žaliavas, finansavimą, įrangą ir patalpas, iš kurių reikia dirbti, rūšį ir prieinamumą; ir galimus išorinius veiksnius, pvz., ekonomines prognozes ir teisėkūros aplinką.
Operatyvinės informacijos reikalavimai
Kasdieninių organizacinių funkcijų valdymas reikalauja informacijos apie tai, kas turi būti pristatoma kas valandą, dieną, savaitę ir kas mėnesį; kokie ištekliai yra skirti reikiamiems rezultatams gauti; kas iš tikrųjų gaminama; ir kas iš tiesų gali būti teikiama kartu su informacija, leidžiančia pašalinti trūkumus ar nepageidaujamus perteklius.
Skirtumas tarp analizės ir operacijų ataskaitų
Analitinė atskaitomybė yra orientuota į vyresniųjų vadovų strateginių ir planavimo funkcijų palaikymą. Veiklos ataskaitos yra orientuotos į kasdienių organizacinių funkcijų palaikymą.
Šiuo tikslu analitinės ataskaitos yra skirtos teikti informaciją apie didelį organizacijos vaizdą ir jo kryptį, įskaitant istorinius duomenis, tendencijų prognozes ir suvestinę informaciją, bet ne išsamius lygio duomenis. Operatyvinės ataskaitos yra skirtos teikti paramą sprendimų priėmimui potencialiai sparčiai besikeičiančioje aplinkoje, pateikiant išsamų dabartinės ir artimiausios ateities vaizdą, kad individualūs veiksmai būtų valdomi realiuoju laiku arba beveik realiuoju laiku.
