Jūsų vadybininkas paprašė jūsų tirti rinkos tendencijas ir parengti savo departamento ataskaitą, kad jūsų įmonė galėtų sukurti strategiją, skirtą padidinti jos rinkos dalį ir pelną. Šiuo metu turite nuspręsti, kokio tipo ataskaitą rašyti. Žinodami skirtumus tarp oficialių ir neformalių pranešimų, galėsite pasirinkti tinkamą stilių.
Neoficialus pranešimas
Neformalūs pranešimai paprastai yra vidiniai pranešimai ir gali kreiptis į kitus departamento narius ir departamentų vadovus. Jie taip pat naudojami ataskaitoms, kurios bus platinamos visoje įmonėje. Jie naudoja asmeninius įvardžius ir susitraukimus. Nors pranešimas gali būti ilgas, jis paprastai yra daug trumpesnis nei oficialus pranešimas. Į turinį neįtrauktas puslapis. Neformalūs pranešimai gali būti net suformatuoti kaip atmintinė.
Neformali struktūra
Jūsų įvadas ir išvados yra įtrauktos į ataskaitos tekstą ir nėra abstrakčios. Prireikus įtraukite labai trumpas antraštes. Įžangoje trumpai apibūdinkite problemą, ką padarėte ir galutinę išvadą. Turite tikslinę auditoriją, todėl tiesiogiai diskutuokite su jais. Nurodykite faktus ir nenurodykite detalių, tačiau įsitikinkite, kad ataskaita yra suprantama. Priminkite skaitytojui, kokios buvo jūsų išvados. Ataskaita bus teisingai pagrįsta 10–12 taškų šriftu. Įtraukite savo rekomendacijas ir padarytą pažangą sprendžiant problemą. Būkite teigiami apie lūkesčius ir rekomendacijas.
Oficialus pranešimas
Jei rašote ataskaitą viršutinei vadovybei ar kitai organizacijai, jums reikės oficialios ataskaitos. Formalios ataskaitos taip pat naudojamos mokslo darbams aukštojo mokslo srityje. Formalios ataskaitos yra ilgesnės ir gerai ištirtos. Formalūs pranešimai yra asmeniški, retai naudojami asmeniniai įvardžiai ir susitraukimai.Santraukos pateikiamos atskiruose puslapiuose ir paprastai turi daugiau nei vieną poziciją. Formalias ataskaitas taip pat gali pateikti pasiūlymas. Įtraukite turinio puslapį, jei jūsų ataskaita yra ilgesnė nei penki puslapiai. Gali prireikti motyvacinio laiško ar užrašo.
Oficiali struktūra
Įtraukite viršelio puslapį, kuris yra panašus į knygos viršelį. Santrauka trumpai apibendrina problemą, tyrimo procesą ir galutines išvadas viename puslapyje ar mažiau. Jūsų titulinis puslapis apims ataskaitos pavadinimą, ataskaitą rengiantį asmenį, leidėją ir pateikimo datą. Apibendrinkite savo pradinį disertaciją ar tyrimo tikslą ir įtraukite visas detales, kurios yra būtinos jūsų auditorijai, kad jis visiškai suprastų klausimą. Įtraukite turinį ir lentelių bei skaičių sąrašą. Ataskaitoje bus pateikta įvadas, tyrimų apžvalga ir galutinės išvados bei rekomendacijos. Baigti savo ataskaitą su patvirtinimais, nuorodų sąrašu, kuriame rasite savo tyrimus ir visus priedus.
