El. Paštas yra esminė daugelio darbo vietų ir verslo dalis. Verslo el. Pašto ryšiai daro įspūdį beveik tokį pat svarbų kaip akis į akį, ir gali trukti ilgiau. Verslo el. Laiškai visada turėtų atspindėti profesionalumą ir turėti verslo tikslą. Tai lengva patekti į blogus el. Pašto įpročius, todėl nuolatinis informuotumas ir budrumas dėl el. Laiškų yra būtini ir gyvybiškai svarbūs profesionaliam verslo įvaizdžiui.
Dalyko laukas
Dalyko laukas yra toks pat svarbus kaip el. Tai profesionali jūsų el. Laiško antraštė ir jai reikia žodžių. Naudokite atitinkamą gramatiką dalyko lauke be rašybos ir naudokite atitinkamas dideles ir mažąsias raides. Persiųskite savo el. Laiško tikslą trumpoje, glaustoje frazėje. „Apie„ Winfield “projektą“ „Kaip grįžti į jus apie savo sąskaitą“, „Laiko ir lankomumo programinės įrangos klausimai“ - tai pavyzdžiai, kaip el. Niekada nenaudokite slengų, nesąžiningos kalbos ar net atsitiktinių frazių, pvz., „Labas“, „Kaip tai vyksta?“ Arba „Klausimas“.
Sveikinimai ir pasirašymai
Naudokite profesionalius sveikinimus ir pasirašymus, kad jūsų elektroniniai ryšiai atitiktų profesionalų verslo įvaizdį, kurį norite perteikti elektroniniu paštu. Net jei siunčiate el. Paštu ilgą laiką pažįstamą verslo kontaktą, su kuriuo dažnai susirašinėjate, palaikykite savo sveikinimus ir prisiregistravimą profesionaliai ir mandagiai. Dėl naujų ir nepažįstamų kontaktų naudokite „Dear Mr. Smith“ ir „Regards“ už sveikinimą ir pasirašymą. Daugiau pažįstamų kontaktų „Dear Amy“ ir „I appreciate it!“ Yra neformalūs, tačiau profesionalūs.
Formatavimas, priedai ir parašų failai
Formatavimas verslo el. Laiškuose yra nereikalingas ir gali sukelti el. Pašto sugavimą į šlamšto filtrus. Naudokite priedus atsargiai ir tik gavėjui iš anksto žinodami ir patvirtindami, ypač didelius priedus. Parašo failai turėtų būti kuo trumpesni.
Kalba ir tonas
Elektroninių ryšių kalba ir tonas turėtų būti profesionalūs kaip ir kiti rašytiniai pranešimai. Naudokite mandagumą, gerą gramatiką, rašybą, žodyną ir skyrybos ženklus. Naudokite bendrą verslo kalbą, ne slenginį, gėdą ar atsitiktines frazes. Svarbu naudoti apgalvotą, draugišką toną el. Nerašykite el. Laiško, kai esate piktas, nusiminęs ar nusivylęs. Jis atsiduria tonas net ir nenumatytu. Pasitarkite su el. Paštu, kaip telefonu ir tiesioginiais pokalbiais su verslo partneriais.
Nerasta el. Laiškų
Negalima parašyti trijų dalių, kai pakanka kelių sakinių. Nenaudokite el. Laiško pykčio ar erzina ar niekam drausmės. Nesiųskite el. Laiškų skubiai - perskaitykite, patikrinkite ir patikrinkite gavėjo adresą prieš siunčiant. Negalima piktnaudžiauti anglies kopija ir aklu anglies kopija el. Nenaudokite el.
