Jei esate aistringas darbuotojas ir pastebėsite, kad kai kurios jūsų darbo procedūros gali būti patobulintos, galite apsvarstyti galimybę parengti pasiūlymą dėl naujų procedūrų. Toks pasiūlymo laiškas (arba el. Paštas) gali būti klasifikuojamas kaip vidinis pasiūlymas. Vidinių pasiūlymų rašymas yra šiek tiek kitoks nei rašymas iš išorės. Kadangi rašote žmonėms, kurie dirba toje pačioje organizacijoje, kaip ir jūs, galite naudoti savo vidinį žargoną ir būti mažiau jautrus naudojant konfidencialią informaciją.
Sukurkite savo pasiūlymo planą. Nustatykite auditoriją, kuriai pateikiate pasiūlymą. Jei norite, kad jūsų organizacija įdiegtų naują apskaitos sistemą, pavyzdžiui, kreipkitės į apskaitos skyrių, galbūt, vyriausiosios buhalterio biurą. Taip pat nustatykite savo pasiūlymo tikslą - pavyzdžiui, tam tikros apskaitos sistemos įgyvendinimą. Be to, įsidėkite skaitytojų batus. Tai leis jums geriau suprasti, kaip galėtumėte įtikinti auditoriją, kad jūsų pasiūlymas turėtų būti priimtas.
Pradėkite rašyti pasiūlymą. Pradžioje aiškiai ir aiškiai nurodykite savo laiško tikslą. Pavyzdžiui, galite rašyti: „Rašau šį laišką, prašydamas apskaitos departamento apsvarstyti galimybę įdiegti ABC apskaitos sistemą.“
Apibūdinkite dabartines jūsų organizacijos procedūras. Rodyti galiojančių procedūrų neveiksmingumą. Pavyzdžiui, dabartinė apskaitos sistema gali būti pernelyg daug laiko, kad galėtų veikti. Be to, tai gali sukelti brangių klaidų.
Pateikite trumpą naujų procedūrų aprašymą. Apibūdinkite, kaip jie skirsis nuo senųjų. Pirma, apibūdinkite savo pasiūlymą tik keliais sakiniais. Po to pateikite kuo išsamesnę informaciją. Tačiau trumpai ir glaustai laikykitės pasiūlymo laiško.
Pateikite argumentus, kurie palaiko siūlomų naujų procedūrų įgyvendinimą. Aiškiai išvardykite naudą, kurią naujoms procedūroms gali suteikti organizacija. Galima nauda galėtų apimti didesnį našumą, geresnę pagamintų prekių ar paslaugų kokybę, didesnį žaliavų taupymą ir didesnę darbuotojų moralę.
Jei reikia, darykite atsarginę savo pasiūlymo kopiją su visais dokumentais. Pavyzdžiui, naujos procedūros galėjo būti išbandytos kitose jūsų organizacijos ar jūsų pramonės šakose. Pažymėkite visus patvirtinamuosius dokumentus aiškiai ir nurodykite jų reikšmę pasiūlymo laiško tekste.
Pateikite išsamią informaciją apie tai, kaip siūlomos procedūros gali būti įgyvendintos jūsų organizacijoje. Jei siūlote įdiegti naują apskaitos sistemą, įgyvendinimas galėtų būti atliekamas etapais. Jau kurį laiką naujos ir senosios sistemos galėtų būti valdomos vienu metu. Išbandžius naują sistemą, senoji sistema gali būti nutraukta.
Prieš pateikdami kitą asmenį, perskaitykite pasiūlymo laišką. Klauskite kritikos. Aptarkite pasiūlymą ir nustatykite, kur tai galima pagerinti. Pakeiskite kai kuriuos pasiūlymo sakinius, kad jie taptų įtikinami.
Pateikite savo pasiūlymą.
Patarimai
-
Naudokite paprastą kalbą. Jei reikia naudoti tam tikrus terminus, nurodykite jų apibrėžimus, nebent esate tikri, kad asmuo, kuris skaito pasiūlymą, yra susipažinęs su jais. Taip pat teikite pirmenybę trumpiems ir aiškiems sakiniams.
