Paraiškų teikimo sistemos per pastaruosius metus išsivystė nuo dokumentų pateikimo dėžutėse iki sudėtingų programinės įrangos, saugančių failus elektroniniu būdu. Nors šiandien galite pasirinkti veislę, visose registravimo sistemose yra vienas pagrindinis tikslas: efektyvus įrašų tvarkymas. Turint įvairias sistemas, svarbu atsižvelgti į kiekvienos jų savybes, kad pasirinktumėte tinkamiausią. Dažniausiai pasitaikančias rinkmenų sistemas lengva įdiegti ir užtikrinti veiksmingą rinkmenų tvarkymą.
Abėcėlinis padavimas
Abėcėlinis registravimas yra dažniausiai pasitaikanti registravimo sistema mažiau nei 5000 įrašų. Pateikimas pagal abėcėlę yra sistema, kurioje tvarkote failus pagal asmenų, įmonių, įstaigų, agentūrų, temų, temų ar geografinių vietovių pavadinimus pagal žodyno tvarką. Ši sistema veikia kliento ar kliento vardo failams. Jei pateikiami dalykai, naudokite santykinį indeksą. Rodyklė yra abėcėlės tvarka pateiktų temų pavadinimų kiekvienam subjektui atstovauti sąrašas. Nurodykite santykinį indeksą, kad sužinotumėte, kokį temos pavadinimą įrašyti įraše.
Skaitmeninis padavimas
Nustatydami skaitmeninę rinkmenų sistemą, suskirstykite failus eilės tvarka, naudodami numerius tiesiai iš įrašo arba priskirtų numerių. Dauguma sistemų naudoja indeksą, kad gautų failus. Skaitmeninė rinkmenų sistema padidina našumą dėl padidėjusio failo padavimo ir vietos nustatymo greičio.Ji taip pat suteikia tikslią identifikaciją ir leidžia didesnį konfidencialumą. Jis gali būti begalinis išplėtimas, ir jūs galite jį naudoti daugiau nei 5000 įrašų, skirtingai nei abėcėlės tvarka.
Alfa-skaitinis padavimas
Alfa-skaitmeninis paraiškų pateikimas naudoja vardų ir numerių derinį. Paprastai naudojate šio tipo sistemas su temų pavadinimais ir numeriais. Išdėstykite failus pagal abėcėlę ar temą, tada pagal skaičių kategoriją. Reikėtų naudoti santykinį indeksą raidiniams ir skaitmeniniams failams. Rodyklėje bus išvardyti kiekvienam abėcėlės skyriui priskirti kodų numeriai.
Elektroninės kartografavimo sistemos
Daugelyje įmonių ir namų vis dažniau pasitaiko popierinių dokumentų rinkinių. Jis išsprendžia fizinės saugojimo vietos ir prarastos ar netinkamos informacijos problemą. Elektroninė rinkmenų sistema leidžia bendrai naudotis keliais departamentais. Nors bendra prieiga suteikia prieigą prie įrašų, galite nustatyti vartotojo teises peržiūrėti, redaguoti, kurti ar ištrinti failus, kad galėtumėte valdyti prieigą. Popieriaus rinkimo sistemų tipai yra paprastos programinės įrangos programos, dokumentų serveriai ir dokumentų valdymo sistemos.
