Kaip renkatės savo biuro failus, labai svarbu efektyvumą ir našumą. Duomenų rinkimo sistema turėtų būti pagrįsta tuo, kaip failai naudojami biure, kokie failo bruožai yra dažniausiai minimi ir kaip prašomi failai. Atsakymas į šiuos klausimus padės jums nustatyti geriausią failų tvarkymo sistemą.
Elementai, kurių jums reikės
-
Dokumentų spintelė
-
Failų aplankai
-
Failų etiketės
Nustatykite, ar tvarkysite failus abėcėlės tvarka pagal temą, skaitiniu būdu naudodami iš anksto nustatytą numeravimo sistemą arba chronologiškai pagal datą arba datą. Kurkite laikinus ir nuolatinius failus. Laikinieji failai yra šiuo metu aktyvūs failai, kurių galiojimo data priskiriama tuo metu, kai failas gali būti sunaikintas arba patalpintas su archyvuotais failais. Laikinų failų pavyzdžiai apima dabartinius projektus, veiksmų elementus ir skaitytinas medžiagas. Nuolatiniai failai yra tie, kurie nerenkami taip dažnai, bet turi būti saugomi archyvuose būsimam naudojimui.
Užrašykite etiketės pavadinimus ir apibrėžimus dokumente, kurį galima nurodyti. Pavyzdžiui, jei naudojate skaitmeninę rinkmenų sistemą, užsirašykite temą, kiekvienas numeris atitinka ir pateikite dokumentų, kurie būtų įtraukti į tą temą, pavyzdžius. Tai padeda išlaikyti nuoseklumą pateikiant dokumentus.
Kurkite laikinus dokumentus, nuolatinius dokumentus ir šiukšles. Rūšiuoti dokumentus prieš įtraukdami juos į rinkmenų sistemą. Negalima failų, kurių nereikia išsaugoti.
Pasirinkite failo saugojimo vietą. Galite nuspręsti, kad laikini aktyvūs failai turi būti pateikti jūsų stalo stalčiuje, kur jie yra lengvai prieinami. Darbuotojai turi būti centralizuotai įsikūrę biure. Jei dirbate su saugomais failais, pvz., Failais, kuriuose yra klientų asmeninės informacijos, naudokite užrakto failo kabinetą ir nustatykite, kas biure turės prieigą.
Sukurkite savo failus. Pažymėkite failus abėcėlės tvarka, skaitmenine ar chronologine sistema. Atminkite, kad, nors norite, kad jūsų etiketės pavadinimai būtų konkretūs, taip pat norite, kad pavadinimai būtų pakankamai plati, kad apimtų kelių tipų dokumentus. Pavyzdžiui, vietoj to, kad pažymėtumėte failą su konkrečiu susitikimo pavadinimu, sukurkite susitikimus, kuriuose dalyvauja per metus, ir saugokite visus susijusius dokumentus. Tai neleidžia sukurti daug failų, kuriuose bus saugomi tik vienas ar du dokumentai.
Patarimai
-
Prisiminti paprastas visada yra geresnis. Stenkitės vengti sudėtingų rinkmenų sistemų, kurias jums ir darbuotojams bus sunku prisiminti. Naudokite pažymėjimo failą konkrečioms užduotims, pvz., Sąskaitų apmokėjimui ar sąskaitų faktūrų išrašymui. Sutvarkykite rinkmenos rinkmeną pagal mėnesį ar dieną, priklausomai nuo užduočių, ir išvalykite failą, nes užduotys yra baigiamos arba nuimant dokumentus, arba perkeliant juos į nuolatinį failą.
