Gerai organizuotos biurų registravimo sistemos svarba niekada nėra aiškesnė nei tada, kai trūksta svarbaus dokumento. Neefektyvios paraiškų teikimo sistemos gali sukelti laiko, pinigų ir prastų sprendimų priėmimą, jei trūkstamas dokumentas yra neatskiriama informacija ir jūs turite priimti sprendimą be jo. Vienas iš būdų sukurti tvarką iš chaoso yra sukurti skaitmeninę biurų registravimo sistemą, kurioje suskirstyti įrašus, pvz., Pirkimo užsakymus, atsargų elementus ir įvertinimus, ir failų informaciją didėjančia tvarka, arba nuo mažiausio iki didžiausio skaičiaus.
Elementai, kurių jums reikės
-
Numeracijos sistema
-
Failų spintelė
-
Failų skaidiklio vadovai
-
Failų skaidymo skirtukai
-
Failų aplankai, įvairios spalvos
-
Etiketės
Nustatykite kategorijas ir numeravimo sistemą
Nustatykite failų kategorijas ir priskirkite valdymo numerius. Atskirai nurodykite atskirus organizacijos skyrius. Kiekvienam skyriui priskirti pagrindinį valdymo numerį. Pavyzdžiui, smulkaus verslo įmonė gali nustatyti kategorijas, pvz., „Finansai“, „Pardavimai“, „Pirkimas“, „Žmogiškieji ištekliai“ ir „Įranga“. Priskirti kontrolinį numerį, kad nustatytumėte kiekvieną pagrindinę kategoriją, pvz. 200, Pardavimai; 300, Pirkimas; 400, žmogiškieji ištekliai; ir 500, Įranga.
Nustatykite rinkmenų subkategorijas ir priskirkite subrangos numerius, kad nustatytumėte ir nustatytumėte kiekvieną subkategoriją. Pavyzdžiui, pardavimų kategorijai galite pridėti 10 pardavimų ataskaitų; 20, Pardavimų prognozės; ir 30, pardavimo kvitus.
Kiekvienoje subkategorijoje nustatykite numeravimo sistemą, kad nustatytumėte atskirus subkategorijos dokumentus. Tai bus numeris, kurį spausdinsite pačiame dokumente. Pvz., Jei siunčiate užsakymą iš anksto atspausdintoms pardavimų sąmatoms, pirmąją formą įrašysite kaip 200-20-01 arba 200 20 01, jei norite. Kiekvienas paskutinis dokumentas padidės vienu. Pavyzdžiui, antrojoje pardavimo sąmatos formoje spausdintumėte „200-20-02“.
Sukurkite savo registravimo plano pagrindinį indeksą. Tai bus jūsų dokumentų rinkinio turinys.
Nustatykite kabinetą
Sukurti spalvų kodavimo sistemą, kad būtų galima nustatyti pagrindines ir subkategorijas. Pvz., Galite nustatyti taisyklę, kuri naudoja mėlyną failų skaidymo etiketę pagrindinėms kategorijoms identifikuoti. Spalvoti failų aplankai gali nustatyti subkategorijas, kaip ir raudonuosiuose pardavimų ataskaitų aplankuose, žaliųjų aplankų pardavimo įvertinimuose ir geltonųjų aplankų pardavimo kvitus. Failų aplankų etiketėse bus nurodytas jo turinys, pvz., Etiketės, rodančios 01-100, 101-200 ir pan.
Sukurkite pagrindinės kategorijos skirstomuosius skirtukus ir padėkite į padavimo kabiną. Etiketėje pažymėkite ir įdėkite pradinius subkategorijų aplankus į rinkmenų spintą ir prireikus pridėkite.
Rinkmena dokumentus atitinkama skaitmenine tvarka.
Patarimai
-
Paimkite šiek tiek laiko, kad nustatytumėte savo verslo poreikius ir nuspręstumėte, kokia kategorija ir numeracijos sistema yra naudinga jūsų verslui.
Jei naudojate kompiuterizuotą apskaitos sistemą ir spausdinate savo formas, gali tekti pakeisti numeravimo sistemą, kad atspindėtų paraiškos pateikimo reikalavimus. Pvz., Numerių pardavimo apytikslių formose numeravimas gali prasidėti nuo 200-20-01 ir kiekvienam naujam įvertinimui padidinti vieną.
Pateikite konkrečią vietą ir talpyklą visiems dar nepateiktiems dokumentams, jei jums reikės prieigos prie jų.
Geriausias būdas užtikrinti, kad būtų laikomasi paraiškų pateikimo reikalavimų, yra nustatyti tvarkaraštį, pvz., Kasdien arba kas savaitę.
